Toelichting over de mogelijkheden van Autorisatie en rechten in de Publisher
De diagrammen die zijn gepubliceerd in de Engage Process Publisher (en gedeeld in de Engage Process Modeler) worden getoond in de Engage Process Viewer. Met autorisatie instellingen kunt u zowel de toegang tot bepaalde diagrammen als de beschikbare functionaliteit van de Engage Process Viewer beperken voor bepaalde gebruikers en groepen binnen uw organisatie.
Door te autoriseren om te bekijken kunt u gebruikers en groepen het recht geven bepaalde publiceerde diagrammen te zien in de Engage Process Viewer.
Aanvullend kunt u de functionaliteit ven de Engage Process Viewer voor bepaalde gebruikers en groepen beperken door de viewer instellingen aan te passen. U kunt ook besluiten wel startoverzicht getoond moet worden voor bepaalde gebruikers
Als uw abonnement ook de Feedback module bevat kunt u hier een lijst van gebruikers opgeven die automatisch bericht krijgen als er nieuwe reacties zijn geplaatst.
Hoe werkt Gebruikers & Groepen in de Publisher?
Toelichting over de toepassing van Gebruikers en Groepen binnen de Publisher.
Opmerking: Het aanmaken en beheren van gebruikers en groepen wordt gedaan door de Gebruikersbeheerder. Deze functionaliteit valt binnen de Admin Center.
Een gebruiker kan lid zijn van veel groepen. U kunt zowel gebruikers, groepen als de hele organisatie het Bekijken publicaties recht geven om bepaalde gepubliceerde diagrammen in de Engage Process Viewer te kunnen zien. (Op een soortgelijke manier kan een m=Modeler de Bekijken gedeeld rechten geven om bepaalde gedeelde diagrammen te zien in de Engage Process Viewer)
Alle gebruikers erven de rechten over van hun organisatie. Verder erft een gebruiker de rechten van alle groepen waar hij lid van is. Dus de uiteindelijke rechten van een gebruiker bestaan uit specifieke rechten voor deze gebruiker plus de rechten van de groepen waar hij lid van is plus de rechten van de organisatie.
Ik wil de Autorisatie bekijken en wijzigen van reeds gepubliceerde processen of overzichten
Binnen de Publisher kan je de autorisatie van processen, overzichten en mappen nog aanpassen.
Om gebruikers de rechten te geven om een diagram te kunnen bekijken selecteert u het diagram in paneel Publicatie en kiest u voor Autorisatie in groep Autorisatie van tabblad Start.
De volgende dialoog verschijnt:
Deze dialoog verschijnt ook automatisch als u een of meerdere diagrammen publiceert.
Standaard bent u als enige gebruiker geselecteerd om de publicatie te kunnen bekijken. Als uw abonnement ook de Feedback module bevat kunt u ook het recht Feedback opgeven in deze dialoog. De gebruikers met dit recht kunnen reacties toevoegen bij het diagram. Zoals hieronder is te zien verschijnen er twee aanvullende opties in deze dialoog als er een map is geselecteerd.
Kies voor Vervang de autorisatie op alle onderliggende mappen en diagrammen door deze autorisatie is u wilt dat de map autorisatie zoals ingesteld in deze dialoog wordt toegepast op alle diagrammen en mappen die zich binnen deze map bevinden.
Kies voor Pas alleen gemaakte wijzigingen in de autorisatie ook toe op onderliggende mappen en diagrammen als u wilt dat de wijzigingen worden toegepast op alle diagrammen en mappen die zich binnen deze map bevinden. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als u een gebruiker wilt toevoegen en deze rechten wilt geven op alle diepere niveaus.
Als u de rechten van een gebruiker, groep of organisatie wilt verwijderen selecteert u deze in de lijst en kiest u voor Verwijderen gebruiker/groep of u vinkt de rechten uit.
Als u rechten wilt toekennen aan een nieuwe gebruiker, groep of de organisatie kiest u voor Toevoegen gebruiker/groep. Er verschijnt een dialoog om de betreffende gebruiker of groep te selecteren U kunt de lijst filteren via het zoekveld rechtsboven.. Kies vervolgens voor Akkoord. Het recht Bekijken publicaties wordt automatisch aangezet voor de toegevoegde eenheid.
Merk op dat zelfs als het recht Bekijken publicaties niet is aangevinkt het kan voorkomen dat dit recht in de kolom Gecombineerde rechten wel is aangeinkt. Dit is omdat de gebruiker dan dit recht heeft geerfd van een groep of de organisatie. U kunt controleren van welke groepen een gebruiker lid is door de gebruiker te selecteren en te kiezen voor Toon lidmaatschap. Er verschijnt een dialoog met groepen waar de gebruiker lid van is. U kunt hier niets aanpassen. Groepslidmaatschappen kunnen alleen worden aangepast door de Gebruikersbeheerder.
Hoe kan ik de Viewer instellingen wijzigen?
U kunt de Viewer instellingen per gebruiker en groep aanpassen. Hiermee kunt u bepalen wat men kan zien en doen in de Viewer.
U kunt niet alleen aangeven welke diagrammen beschikbaar zijn voor welke gebruikers van de Engage Process Viewer maar u kunt ook aangeven welke Engage Process Viewer wel of niet beschikbaar moet zijn en daarmee hoe de Viewer gepresenteerd wordt voor specifieke gebruikers in uw organisatie.
Kies voor Viewer Instellingen in groep Viewer van tabblad Start. De volgende dialoog verschijnt:
Dit dialoog toont de verschillende instellingen voor de Engage Process Viewer.
In het algemeen toont de Engage Process Viewer de diagrammen gegroepeerd in drie mappen: Gepubliceerd, Gedeeld en Ter goedkeuring. U kunt bovenin de dialoog de standaardnamen van deze mappen wijzigen.
Standaard is alleen uw organisatie zichtbaar in de Viewer functies lijst. Als u deze selecteert ziet u dat alle functies actief zijn. Dit betekent dat de Engage Process Viewer de volledige functionaliteit biedt voor alle gebruikers in de organisatie. Als u dit wilt beperken voor alle gebruikers kunt u eenvoudig een aantal functies uitvinken. U kunt bijvoorbeeld kiezen om Wachtwoord wijzigen voor de hele organisatie uit te zetten.
Als u functionaliteit apart wilt beperken voor elke gebruiker en/of groep kiest u voor Toevoegen gebruiker/groep. Als u bijvoorbeeld een groep toevoegt en Afdrukken uitzet, dan zullen alle gebruikers die lid zijn van deze groep niet meer kunnen afdrukken. Echter, zij kunnen wel hun wachtwoord wijzigen terwijl dit voor de rest van de organisatie uit staat. Dit komt omdat het voor deze groep nog niet is uitgezet en de instellingen werken onafhankelijk voor organisatie, groepen en gebruikers.
Uit en aanzetten van functies per gebruiker/groep
De volgende functies kunnen worden uitgezet voor Engage Process Viewer gebruikers of groepen:
- Exporteren - als u dit uitzet verschijnen er geen knoppen om te exporteren in de schermrapportages.
- Afdrukken - als u dit uitzet verschijnt de optie Afdrukken niet in het menu Bestand en is er geen knop in de schermrapportages.
- Voorkeursinstellingen wijzigen - als u dit uitzet is het onderdeel Opties niet aanwezig in het menu Bestand. Bovendien is Werkruimte opslaan niet aanwezig in de groep Werkruimte van tabblad Beeld.
- Tonen aantekeningen - als u dit uitzet heeft de gebruiker geen mogelijkheid bij tonen/verbergen om de aantekeningen zichtbaar te maken.
- Afmelden - Als u dit uitzet zal de knop/optie in de applicatie om af te melden worden verborgen.
- Tonen notities - als u dit uitzet heeft de gebruiker geen mogelijkheid bij tonen/verbergen om de notities zichtbaar te maken.
Tonen of verbergen van panelen in de Viewer per gebruiker/groep
De volgende panelen van de Engage Process Viewer kunnen worden verborgen:
- Navigatiepaneel (dit kan nuttig zijn als alle processen eenvoudig te benaderen zijn via het startoverzicht)
- Eigenschappenpaneel
- Omschrijvingpaneel
- Documentenpaneel
- Reactiespaneel
- Helicopter view
- Zoekresultaten (Let op! als dit verborgen is kunt u ook niet Zoeken)
- Opmerkingenpaneel
- Aantekeningenpaneel
Overige instellingen per gebruiker/groep
Naast het uitzetten van diverse functionaliteiten en het kunnen verbergen van diverse panelen in de Viewer. Heeft u ook nog de mogelijkheid om 3 extra functionaliteiten aan of uit te zetten.
- Alleen overzichten in navigatiepaneel tonen - als u deze optie aanzet kan een viewer gebruiker alleen navigeren via de overzichten. Als dit uitstaat kan hij dit ook via het navigatiepaneel.
- Overzichten automatisch schalen - als u dit activeert worden alle overzichten automatisch aangepast aan de beschikbare ruimte.
- Gebruik huidige tabelwaarden - als u dit aanzet worden de huidige waarden van gebruikte onderdelen uit centrale teabellen gebruikt. Als u dit uitzet worden de waarden gebruikt zoals die waren op het moment van aanbieden voor publicatie.
Kies Akkoord om de huidige instellingen te bevestigen.
U kunt het resultaat zien van uw instellingen voor alle gebruikers en groepen in uw organisatie als u kiest voor Rapportage Viewer instellingen in tabblad Rapportage.
Het kunnen wijzigen van de Viewer instellingen per gebruiker, groep of voor de gehele organisatie is een onderdeel van de Configuratie: Digitaal processenhandboek.
Hoe kan ik de Startoverzichten instellen voor mijn organisatie?
Instellen van de Viewer startoverzichten in de Publisher voor de organisatie. Of vor een specifieke Groep of Gebruiker.
Er zijn twee manieren om een diagram te openen in de Engage Process Viewer. Een gebruiker kan het betreffende diagram selecteren in het navigatiepaneel of hij kan op een figuur klikken van een overzicht dat is gekoppeld aan dit diagram.
De tweede manier heeft de voorkeur omdat dit eenvoudigere navigatie mogelijk maakt. Maar het is dan nodig om aan te geven welk overzicht als eerste automatisch aan de gebruiker wordt getoond bij het starten van de Engage Process Viewer. Dit wordt bepaald met Startoverzichten.
U kunt aangeven wat het startoverzicht is voor elke gebruiker of gebruikersgroep. Standaard zijn er geen startoverzichten, dus kunnen diagrammen alleen vanuit het navigatiepaneel worden geopend.
Kies voor Viewer Startoverzichten onder het tabblad Viewer.
De volgende dialoog verschijnt:
Er is altijd maximaal een overzicht opgegeven voor een gebruiker, groep of organisatie. Selecteer dit overzicht in de Toegewezen overzicht keuzelijst. Deze lijst toont u de lijst van alle gepubliceerde overzichten. Kies Toevoegen gebruiker/groep als u een bepaald startoverzicht wilt instellen voor een andere gebruiker of groep. Na het toevoegen van een gebruiker/groep ziet u de naam van het geërfde startoverzicht in de kolom Gebruikt overzicht.
Kies Akkoord om de ingestelde startoverzichten te bevestigen.
U kunt een rapportage zien van de actieve startoverzichten voor alle gebruikers en groepen in uw organisatie als u kiest voor Rapportage startoverzichten van tabblad Rapportage.
Hoe kan ik de bepalen wie notificaties moet krijgen als er een Reactie is gegeven op een proces?
U kunt de Verzendlijst feedbacknotificaties ook in de Publisher instellen en wijzigen.
Op het moment dat een diagram is gepubliceerd wordt deze direct zichtbaar binnen de Viewer voor geautoriseerde gebruikers. Deze gebruikers kunnen reacties toevoegen en deze kunt u zien in de Modeler. Gelukkig is het niet nodig om telkens de Engage Process Modeler te openen om te controleren of er nieuwe reacties zijn toegevoegd. Als er een nieuwe reactie wordt toegevoegd op een gedeelde versie van een diagram wordt er een e-mailnotificatie verstuurd. Als publiceerder kunt u bepalen welke e-mailadressen deze notificatie moeten ontvangen.
Kies voor Verzendlijst feedbacknotificatie in groep Reacties van tabblad Start.
De volgende dialoog verschijnt:
Dit lijkt erg op de bovenste helft van de dialoog voor Autorisatie. Kies voor Toevoegen gebruiker/groep om nieuwe onderdelen toe te voegen.
De dialoog die verschijnt lijkt op die van Autorisatie, maar nu kunt u kiezen tussen een bestaande gebruiker/groep of zelf een e-mailadres invoeren. Gebruik het zoekveld rechtsboven om de lijst te filteren.
Er wordt een notificatie gestuurd naar alle adressen van de geselecteerde gebruikers, of gebruikers in geselecteerde groepen. U kunt het e-mailadres gebruiken voor notificaties naar personen die geen gebruiker zijn van Engage.
U kunt meer dan een diagram selecteren in het paneel Publicaties en een gezamenlijke lijst instellen voor alle geselecteerde diagrammen.
Dezelfde dialoog wordt gebruikt om bestaande notificatielijsten te wijzigen. U kunt ook meer dan een diagram selecteren om te wijzigen. Echter, het kan voorkomen dat de diagrammen die u hebt geselecteerd op dat moment nog verschillende notificatielijsten hebben. Er verschijnt dan een dialoog met een waarschuwing om u hier op te wijzen.
Alleen het gelijke deel van de verschillende notificatielijsten wordt getoond in de dialoog. Uw wijzigingen worden toegepast op alle geselecteerde diagrammen maar de delen die verschillen per diagram blijven ongewijzigd.