In deze handleiding worden termen en woorden gebruikt die misschien niet meteen duidelijk zijn. Onder het kopje ‘Basisbegrippen’ zullen we deze termen/woorden kort uitleggen.
Daarnaast wordt er uitleg gegeven over het uiterlijk van de applicatie en hoe deze eventueel naar eigen voorkeur is aan te passen.
Basisbegrippen
- Werkruimte: hier wordt de indeling van de applicatie zelf mee bedoeld. Met name de zichtbaarheid en plek van de diverse vensters.
- Menu-knop: dit is ons logo helemaal linksboven in de applicatie (zie hieronder). Hiermee wordt het hoofdmenu van de applicatie geopend.
- Wafelmenu: dit zijn de 3x3 kleine vierkantjes helemaal rechtsboven in de applicatie (zie hieronder). Klik hier op om een andere module van Engage Process te starten.
- Diagram: dit is de verzamelnaam voor processen, brainstorms en overzichten.
- Project: dit is een verzameling van diagrammen die meestal onderverdeeld zijn in een mappenstructuur.
- Tabellen: dit zijn lijstjes met daarin gegevens die gebruikt kunnen worden om bepaalde informatie bij een proces(stap) achter te laten.
- Rollen: dit zijn de verschillende soorten medewerkers die een bepaalde activiteit uitvoeren in een proces. Soms staan hier (ook) functienamen. Een functie kan uit meerdere rollen bestaan (voorbeeld 1), maar een rol kan ook door verschillende functies worden uitgevoerd (voorbeeld 2).
-
- Voorbeeld 1: de functie “productconsultant” heeft de rollen: adviseur, trainer en supportmedewerker.
- Voorbeeld 2: de rol “besteller” (van bijv. kantoorartikelen) kan horen bij de functies: productconsultant, verkoopmanager of programmeur.
- Documenten: dit is de verzamelnaam van gekoppelde documenten aan een proces(stap), zoals: richtlijnen, beleid, werkinstructies, beslisbomen, voorbeelddocumenten, functieomschrijvingen, instructievideo’s, etc., maar ook de in- en/of uitvoer van een proces(stap) van het type ‘Document’.
- Tabeltype: dit is een veld dat lokaal (binnen het project) of centraal (binnen het Admin Center) is aangemaakt en waar een of meerdere tabellen met gegevens aan gekoppeld zijn.
- Analyse: hiermee worden zowel de visuele als rekenkundige analysemogelijkheden binnen de applicatie bedoeld.
- Evaluatie: dit is het rekenkundig laten doorrekenen van het proces.
- Indicatoren: dit zijn de in te vullen of uit te rekenen kengetallen van een proces, zoals: bewerkingstijd, doorlooptijd en kosten.
- Kruisverwijzingen: hier worden rapportages mee bedoeld. Dit kunnen daadwerkelijke kruisverwijzingen zijn, maar ook complexere rapportages. In de regel kun je over bijna alles rapporteren.
- Rapportage: hier worden twee verschillende dingen mee bedoeld in de Modeler, namelijk:
- Een procesrapportage, waarbij je het procesdiagram en/of gegevens die vastgelegd zijn bij het proces en de processtappen kan exporteren naar PDF, Word of Excel. Je krijgt dan een procesbeschrijving in document- of tabelvorm.
- Een standaard aanwezige of een door jezelf gemaakte kruisverwijzing.
- Bevindingen: dit zijn constateringen die worden gedaan op basis van het proces, zoals problemen die optreden of ideeën om te verbeteren.
Werkruimte
De werkruimte van de Modeler (zie hieronder) bestaat uit een aantal onderdelen. Sommige van deze onderdelen kun je tevoorschijn halen of juist verbergen of op een andere plek neerzetten. De werkruimte van de Modeler is dus hartstikke flexibel en helemaal in te richten naar uw eigen voorkeur!
De hierboven getoonde werkruimte is de standaardwerkruimte van de Modeler. Hieronder leggen we de onderdelen uit van deze standaardwerkruimte.
Titelbalk:
Dit is de blauwe balk helemaal bovenaan de applicatie.
- Aan de linkerkant vind je de knoppen voor ‘Ongedaan maken’ (Undo), ‘Opnieuw’ (Redo) en de knop om handmatig op te slaan.
- In het midden staat de naam van het geopende project waarin je op dit moment werkt.
- Aan de rechterkant vind je (van links naar rechts) een cirkel met een vraagteken met daarachter snelkoppelingen naar ons support-formulier en Kenniscentrum. Daarnaast staat het gebruikersicoon. Hier staan jouw initialen of zie je jouw profielfoto met daarachter de mogelijkheid om je wachtwoord te wijzigen, af te melden of de details van het abonnement te bekijken. Het kan zijn dat je niet alle opties terugvindt. Dat heeft met autorisatie en inrichting te maken. Tot slot vind je het wafelmenu. Een klik hierop geeft een menu waarin je snel en eenvoudig naar een andere module van Engage Process kunt gaan.
Het Lint:
Met het “Lint” bedoelen we het tabblad met knoppen bovenaan de applicatie. Hieronder een korte toelichting per tabblad:
- Logo Engage Process: door hierop te klikken open je het hoofdmenu van de Modeler. Hier kun je o.a. je voorkeuren instellen, een proces(rapportage) afdrukken en vind je mogelijkheden om diagrammen te importeren en exporteren.
- Start: hier vind je alle knoppen die je nodig hebt om een diagram te kunnen maken.
- Lay-out: hier vind je alle knoppen die je nodig hebt om gegevens of iconen te tonen of te verbergen of om een proces in een andere weergave te zetten.
- Ontwerp: hier vind je alle knoppen om de leesbaarheid van het procesdiagram te vergroten. Je kunt bijvoorbeeld tekstvakken groter maken, stukken van het proces verplaatsen of tekstblokken toevoegen.
- Analyse: hier vind je alle knoppen die je nodig hebt om een proces rekenkundig door te rekenen, de statistieken van een proces te bekijken of twee processen met elkaar te vergelijken.
- Beeld: hier vind je alle knoppen die je nodig hebt om de indeling van de applicatie te wijzigen of een verborgen venster te tonen.
- Tabellen: hier vind je alle knoppen die je nodig hebt om gebruik te maken van centrale tabellen die in het Engage Process Admin Center staan.
- Samenwerken: hier vind je alle knoppen die je nodig hebt om de autorisatie in te stellen, versies te maken van het project of een diagram of om een proces ter goedkeuring of publicatie aan te bieden.
- Reacties: hier vind je alle knoppen die je nodig hebt om reacties die op een diagram zijn gegeven, af te handelen.
- Bevindingen: hier vind je alle knoppen die je nodig hebt om bevindingen die op een diagram zijn gegeven, af te handelen of naar een bord in het Engage Process Teamboard te versturen.
- Rapportage: hier vind je alle knoppen die je nodig hebt om standaardrapportages te bekijken of een eigen rapportage te maken en op te slaan.
- Help: hier vind je de snelkoppelingen naar ons Kenniscentrum en support-formulier.
Let op!
- Het aantal aanwezige tabbladen hangt af van het type abonnement van Engage Process. Het kan dus zijn dat je minder tabbladen ziet, maar ook minder knoppen per tabblad.
- Afhankelijk van de autorisatie die je als gebruiker hebt, zullen sommige knoppen niet gebruikt kunnen worden. Ze blijven ‘grijs’.
Proces-venster:
Dit is het grootste venster in het midden van het beeld. In dit venster wordt het diagram getoond, dus het proces of de brainstorm.
Project-venster:
In dit venster, linksonder in de applicatie, vind je een overzicht van de gekoppelde centrale tabellen en lokale tabellen en uiteraard diagrammen onderverdeeld in een mappenstructuur.
Let op! Afhankelijk van de autorisatie die je als gebruiker hebt, kan het zijn dat je bepaalde inhoud niet ziet in dit venster.
Omschrijving-venster:
In dit venster, onderaan de applicatie, kun je een toelichting vinden op het proces, een tabelwaarde of de geselecteerde processtap. Deze toelichting geeft de gebruiker een beter begrip van het proces en de vastgelegde informatie bij het proces.
Opmerkingen-venster:
In dit venster, onderaan de applicatie als tabblad achter het venster ‘Omschrijving’, kun je opmerkingen vinden die op het proces of de geselecteerde processtap zijn achtergelaten, bijv. verbetervoorstellen of aandachtspunten.
Aantekeningen-venster:
In dit venster, onderaan de applicatie als tabblad achter het venster ‘Omschrijving’, kun je aantekeningen vinden die op het proces of de geselecteerde processtap zijn achtergelaten, bijv. acties n.a.v. een procesworkshop om nog iets uit te zoeken of na te vragen of een “logboek” van de meest relevante wijzigingen van het proces door de tijd heen.
Eigenschappen-venster:
In dit venster, aan de rechterkant van de applicatie, vind je de eigenschappen van het geselecteerde onderdeel in het venster ‘Project’ of in het venster ‘Proces’.
Let op! Om de eigenschappen van een onderdeel in het venster ‘Project’ te zien, klik je éénmaal op het onderdeel waarvan je de eigenschappen wilt zien.
Document-venster:
In dit venster, aan de rechterkant van de applicatie als tabblad achter het venster ‘Eigenschappen’, kun je gekoppelde documenten en de in- en/of uitvoer van het type ‘Document’ van het proces of geselecteerde processtap inzien.
Hoe kan ik de indeling van de applicatie wijzigen?
De indeling van het venster van de Modeler is flexibel. Afhankelijk waar je mee bezig bent, kan het handiger zijn om een andere indeling te gebruiken. Binnen de Modeler kun je tussen een aantal verschillende werkruimtes kiezen of je maakt zelf een indeling die je ook kunt opslaan. Hieronder wordt uitgelegd hoe je dat voor elkaar krijgt.
Een andere werkruimte kiezen
De Engage Process Modeler beschikt over een aantal verschillende werkruimtes waaruit je kunt kiezen. Dit gaat als volgt:
- Klik op het tabblad ‘Beeld’ en klik op de knop ‘Werkruimte lay-out’.
- Kies in het venster dat verschijnt de werkruimte die je wilt gebruiken door erop te klikken.
- De indeling van de applicatie wordt gewijzigd.
- Klik op het tabblad ‘Beeld’ op de knop ‘Werkruimte opslaan’ als je wilt dat de Modeler vanaf nu standaard met de gekozen werkruimte opstart.
Een eigen werkruimte maken en opslaan
Er zijn verschillende manieren om de indeling van de Modeler zelf aan te passen, namelijk:
- Het verbergen van een zichtbaar venster door rechtsboven in het venster op het kruisje te klikken (zie afbeelding hieronder).
- Het minimaliseren van een venster door rechtsboven in het venster op het drukspeldje te klikken. Het venster wordt ingeklapt aan rand van de applicatie waar het venster zat en zal als een blauwe balk in beeld blijven. Door op de blauwe balk te klikken, open je het venster. Klik je er weer naast dan klapt het venster weer in. Klik weer op het drukspeldje om het venster vast te zetten (zie afbeelding hierboven).
- Het tonen van een verborgen venster door op het tabblad ‘Beeld’ op de knop ‘Toon venster’ te klikken en het venster te selecteren dat je in beeld wilt hebben. Het venster verschijnt op de laatst bekende locatie.
- Het verplaatsen van een venster door aan de bovenkant op de naam van het venster te klikken en de muisknop ingedrukt te houden. Verplaats het venster waar je deze wilt hebben en er verschijnen allerlei iconen in beeld waar je het venster kunt “loslaten”. Je doet dit door met het pijltje van je muis boven zo’n icoon te hangen. Met een blauw vlak wordt laten zien waar het venster komt (zie schermafdruk hieronder). Laat de muisknop los om het venster op de getoonde plek te verplaatsen.
- Het verplaatsen van een venster die nu als tabblad achter een ander venster staat. Klik op het tabblad met de naam van het venster en hou je muisknop ingedrukt. Verplaats het venster waar je deze wilt hebben en er verschijnen allerlei iconen in beeld waar je het venster kunt “loslaten”. Je doet dit door met het pijltje van je muis boven zo’n icoon te hangen. Met een blauw vlak wordt laten zien waar het venster komt (zie schermafdruk hierboven). Laat de muisknop los om het venster op de getoonde plek te verplaatsen.
Tip! Je kunt een venster ook als tabblad achter een ander venster plaatsen. Laat het venster dan los in het midden van het symbool dat in beeld komt (zie afbeelding hieronder).
Heb je een mooie indeling gemaakt, sla ‘m dan op door op het tabblad ‘Beeld’ op de knop ‘Werkruimte opslaan’ te klikken. Deze indeling zal vanaf dat moment de indeling zijn wanneer je de Modeler start.