Tijdens een procesworkshop kunnen allerlei bevindingen zijn als het proces in kaart wordt gebracht. In dit artikel wordt beschreven hoe u bevindingen toevoegt aan een proces in de Modeler en hoe u bevindingen exporteert naar Teamboard.
BevindingenDe Modeler wordt voornamelijk gebruikt om zowel bestaande processen (as is) als verbeterde processen (to be) die na enige analyse en bespreking van de bestaande processen tot stand komen, in kaart te brengen. Tijdens deze analyse kan worden ontdekt dat een proces niet alleen kan worden verbeterd door onnodige taken en beslissingen te verwijderen of de volgorde ervan te wijzigen, maar ook door enkele organisatorische veranderingen, bijvoorbeeld in de onderliggende IT-systemen. Dergelijke “bevindingen” kunnen bijvoorbeeld worden meegenomen in de Opmerkingen van een proces of een processtap tijdens de analyse. Omdat ze enkele acties van het andere deel van het bedrijf vereisen voordat de verbeterde versie van het proces is voltooid, moeten ze ook als actie aan de verantwoordelijke partij worden gecommuniceerd.
Om deze informatiestroom te vergemakkelijken is het concept van Bevindingen geïntroduceerd dat de Modeler en Teamboard op dezelfde manier integreert als het concept van Reacties om de communicatie tussen de Modeler en Viewer te vergemakkelijken.
Het idee is dat je als modelleur kunt specificeren wat er moet gebeuren om het huidige proces te verbeteren en deze specificaties vervolgens kunt omzetten in werkitems op een of meerdere Teamboard-borden die aan dit proces zijn gekoppeld. De Teamboard-gebruikers kunnen deze borden openen, de status van deze werkitems aanpassen en vervolgens wordt deze gewijzigde status teruggecommuniceerd, zodat u als modelleur deze voortgang ook in de Modeler kunt inzien.
U vindt de diverse mogelijkheden m.b.t. bevindingen op het tabblad Bevindingen van het Lint.
U kunt een nieuwe bevinding maken, de bestaande bewerken, versturen naar een Teamboard-bord of verwijderen. Bevindingen worden weergegeven in het deelvenster Bevindingen. De inhoud kan worden vernieuwd of geëxporteerd naar een PDF-, Word- of Excel-document. U kunt ook een proces aan een Teamboard-bord koppelen en het gekoppelde bord openen in de Teamboard.
Noodzakelijke gebruikersautorisatie
U kunt bevindingen voor een proces maken, bewerken of verwijderen als u bevoegd bent om het proces zelf te lezen en te wijzigen. Als uw organisatie de applicatie Teamboard niet binnen het abonnement heeft of als u als modelleur geen licentie heeft om het Teamboard te openen, kunt u naast beschrijvingen, opmerkingen, aantekeningen of notities nog steeds bevindingen gebruiken als een andere manier om informatie bij een proces(stap) te documenteren.
Alleen modelleurs die ook een Teamboard-licentie hebben, kunnen gebruik maken van de functies van het indienen van bevindingen en het koppelen van het proces aan een bord. Deze twee functies vereisen echter een verschillende autorisatie voor een bord. Alleen de gebruiker met de rol Eigenaar voor een bord kan het aan een proces koppelen. Om bevindingen naar het reeds gekoppelde bord te sturen, is alleen de rol Indiener voor dit bord vereist. Deze rechten zijn bewust gescheiden. De meer geautoriseerde Teamboard-gebruiker kan het proces aan een bord koppelen, waarna de minder geautoriseerde gebruikers de procesbevindingen naar dit bord kunnen versturen.
Er is ook een mogelijkheid om een nieuw bord te maken voor bevindingen uit de Modeler. Om dit te doen, moet de modelleur geautoriseerd zijn om een bord in Teamboard aan te maken, dus hij moet de rol van Teamborden aanmaken in het Admin Center hebben meegekregen.
Om de ingediende bevindingen in het deelvenster Bevindingen te bekijken, moet de modelleur alleen de rol Lezer hebben voor het bijbehorende bord.
Deelvenster bevindingen
Alle procesbevindingen worden weergegeven in het deelvenster Bevindingen. Om dit paneel te openen, opent u eerst het processchema en drukt u vervolgens op de knop Toon bevindingen in de groep Bevindingen van het tabblad Bevindingen in het Lint. Het volgende venster verschijnt:
U kunt dit paneel ook weergeven door op de knop Toon venster op het tabblad Beeld te drukken en vervolgens Bevindingen te selecteren.
Het deelvenster Bevindingen bevat bevindingenkaarten. Elke kaart van een niet-ingediende bevinding toont de aanmaakdatum en -tijd, de naam van de gebruiker die de bevinding heeft aangemaakt (bijgewerkt) en de korte beschrijving van de bevinding. Als de bevinding gekoppeld was aan een bepaalde processtap, dan staat ook het nummer en de naam van deze processtep op de kaart.
De kaart van een ingediende bevinding toont bovendien de naam van het bestemmingsbord in Teamboard en de huidige status van het bijbehorende werkitem. De datum en tijd op de kaart van een ingediende bevinding toont niet meer de aanmaak- bijwerktijd maar toont de indieningsdatum en -tijd. Evenzo is de auteur niet degene die de bevinding heeft aangemaakt (bijgewerkt), maar degene die deze heeft ingediend.
U kunt de ingediende bevindingen alleen in het deelvenster zien als u ten minste de rol van Lezer voor het bijbehorende bord in Teamboard heeft.
Merk op dat alleen een modelleur een nieuwe niet-ingediende bevinding kan aanmaken. Zodra een proces echter aan een bord is gekoppeld, kan ook een Teamboard-gebruiker nieuwe werkitems in dit bord maken en deze koppelen aan het proces en/of processtappen. Deze werkitems worden herkend als ingediende bevindingen en worden getoond in het Bevindingen-paneel bij het proces in de Modeler. In dat geval kan de auteur een persoon zijn die geen modelleur is.
Niet alleen een Teamboard-gebruiker, maar ook twee verschillende modelleurs kunnen tegelijkertijd bevindingen aan hetzelfde proces toevoegen. Druk op de knop Verversen bevindingen in de groep Bevindingen van het tabblad Bevindingen van het Lint om de meest recente lijst met bevindingen incl. status te krijgen.
Om de manier waarop de bevindingen worden gesorteerd te wijzigen, klikt u op de keuzelijst Sorteer en selecteert u het gewenste criterium.
U kunt sorteren op:
- Datum - datum en tijd van de laatste actie (aanmaken, bijwerken of indienen)
- Van – de auteur van de laatste actie
- Status – de huidige status van de ingediende bevinding op het bord
- Bord – de naam van het bestemmingsbord van een ingediende bevinding
Druk op het kleine filterpictogram om bevindingen in het deelvenster te filteren. Er verschijnen vijf mogelijke filters:
U kunt filteren op:
- Van – de auteur, de redacteur of de indiener van de bevinding.
- Nieuw – hier kunt u kiezen tussen nieuwe en ingediende bevindingen of beide.
- Bord – de naam van het bestemmingsbord; alleen ingediende bevindingen worden getoond.
- Type – de naam van het type werkitem op het bestemmingsbord; alleen ingediende bevindingen worden getoond.
- Status – de naam van de huidige status van het werkitem op het bestemmingsbord; alleen ingediende bevindingen worden getoond.
Als u met de rechtermuisknop op de bevindingenkaart klikt, krijgt u het contextmenu met de beschikbare functies:
voor een niet ingediende bevinding en
voor een ingediende bevinding.
Koppelen aan een bord
Om het proces aan een bord te koppelen, opent u het proces en drukt u op de knop Bord koppelen in de groep Teambord van het tabblad Bevindingen in het Lint. Het volgende dialoogvenster verschijnt:
In de lijst met aan dit proces gekoppelde borden worden alleen die borden getoond die eerder aan het proces waren gekoppeld. De eventueel met een blauwe achtergrond geselecteerd bord is degene die onlangs is gebruikt.
Druk op de knop Bord toevoegen om het proces aan een ander bord te koppelen. Het volgende dialoogvenster verschijnt:
Merk op dat om het proces aan een bord te koppelen, je de rol Eigenaar voor dit bord moet hebben. Dus alleen die borden worden getoond in de lijst met beschikbare borden voor bevindingen die kunnen worden gelinkt waarvoor je als modelleur ook in de rol van Eigenaar als Teamboard-gebruiker bent.
Selecteer het bord dat je wilt koppelen en druk op Akkoord. Mogelijk krijgt u de volgende melding:
Het verschijnt wanneer het geselecteerde bord nog niet is verbonden met een proces, maar het bevat werkitems die direct zijn verbonden met andere processen. Dan moeten ook deze andere processen aan dit bord worden gekoppeld. Er wordt om bevestiging gevraagd. Het geselecteerde bord wordt automatisch toegevoegd aan de lijst met borden die aan dit proces zijn gekoppeld.
Als u een vereist bord niet in de lijst kunt vinden, kunt u een nieuw bord aanmaken door op de knop Nieuw bord voor bevindingen maken te klikken. Deze knop is zichtbaar als de rol Teamboarden aanmaken aan de gebruiker is toegekend. Het volgende dialoogvenster verschijnt:
Voer de nieuwe bordnaam in en druk op Akkoord. Het nieuwe bord wordt voor u als Teamboard-gebruiker aangemaakt op basis van het sjabloon Procesverbeterbord met bevindingen. Het wordt automatisch toegevoegd aan de lijst met Teamboard-borden die aan dit proces zijn gekoppeld.
Alleen een modelleur kan een proces in de Modeler (d.w.z. het proces in ontwikkeling) aan een bord koppelen. De Teamboard-gebruiker kan dit niet. De Teamboard-gebruiker kan het bord echter wel ontkoppelen van het proces in de Modeler. Dit bord zal dan ook verdwijnen uit de lijst met borden die aan dit proces zijn gekoppeld in de Modeler.
Toevoegen van een bevinding
Om een nieuwe bevinding aan te maken, opent u een proces, selecteert u optioneel de processtap en drukt u op de knop Bevinding toevoegen in de groep Bewerken van het tabblad Bevindingen in het Lint of klikt u met de rechtermuisknop in het deelvenster Bevindingen en selecteert u Bevinding toevoegen. Het volgende dialoogvenster verschijnt:
Voer de korte omschrijvingstekst in. Het zal worden gebruikt om deze bevinding te identificeren in het deelvenster Bevindingen. Het zal ook worden gebruikt als titel van het werkitem dat wordt aangemaakt wanneer de bevinding naar een Teamboard-bord wordt verstuurd. Deze tekst kan dus niet leeg zijn en is daarom verplicht.
Voer optioneel de lange omschrijvingstekst in. Tijdens het indienen wordt deze tekst in het veld van het type Lange tekst dat is gespecificeerd als Gebruik dit voor bevindingen in de bordconfiguratie van het gemaakte werkitem geplaatst .
Als u een processtap heeft geselecteerd, worden het nummer en de naam ervan onder aan het dialoogvenster weergegeven. Deze processtap wordt de waarde van het veld Processtap van het bijbehorende werkitem in Teamboard. De waarde van het veld Proces van het werkitem is de naam van het proces waarbij de bevinding is gemaakt. Als de processtap per ongeluk is geselecteerd, kunt u de bevinding nog steeds loskoppelen van deze stap door het selectievakje boven de stapnaam aan te vinken.
Druk op Akkoord om de nieuwe bevinding aan te maken. Deze wordt automatisch getoond als een nieuwe kaart in het deelvenster Bevindingen met de huidige datum en tijd, de naam van de aanmaker, de ingevoerde korte tekst en optioneel de naam en het nummer van de gekoppelde processtap.
U kunt het aantal bevindingen dat is gekoppeld aan een bepaalde processtap in het procesdiagram weergeven door de Indicatoren: Bevindingen aan te zetten door op de knop Alle opties te klikken op het tabblad Lay-out in het Lint.
Een bevinding bewerken
Om een bestaande bevinding bij te werken, selecteert u deze in het deelvenster Bevindingen en drukt u op de knop Bevinding bewerken in de groep Bewerken van het tabblad Bevindingen in het Lint of klikt u met de rechtermuisknop op de bevinding in het deelvenster Bevindingen en selecteert u Bevinding bewerken. Werk in het dialoogvenster dat wordt geopend de velden Korte omschrijving en/of Lange omeschrijving bij en druk op Akkoord. De evt. bijgewerkte korte beschrijving is zichtbaar op de bevindingskaart in het deelvenster Bevindingen, samen met de huidige datum en tijd en de naam van de bewerker.
Alleen niet-ingediende bevindingen kunnen worden bijgewerkt. Zodra een bevinding naar een bord is verzonden, wordt deze geconverteerd naar een werkitem en kan alleen de Teamboard-gebruiker het daar bijwerken. Na het bijwerken van het bijbehorende werkitem in het bord, wordt de bijbehorende ingediende bevinding ook bijgewerkt in het deelvenster Bevindingen in de Modeler (evt. na verversing door op de knop Verversen bevindingen op het tabblad Bevindingen in het Lint te klikken).
Bevindingen verwijderen
Om niet-ingediende bevindingen te verwijderen, selecteert u ze in het deelvenster Bevindingen en drukt u op de knop Bevindingen verwijderen in de groep Bewerken van het tabblad Bevindingen in het Lint of klikt u met de rechtermuisknop in het deelvenster Bevindingen op de bevinding die verwijderd moet worden en selecteert u Bevinding verwijderen. Er wordt om een bevestiging gevraagd. De verwijderde bevindingen verdwijnen uit het deelvenster Bevindingen.
Alleen niet-ingediende bevindingen kunnen worden verwijderd. Zodra een bevinding naar een bord is verzonden, wordt deze geconverteerd naar een werkitem en kan alleen de Teamboard-gebruiker het daar verwijderen. Na het verwijderen van het corresponderende werkitem in het bord, zal de bevinding ook verdwijnen uit het deelvenster Bevindingen in de Modeler (evt. na verversing door op de knop Verversen bevindingen op het tabblad Bevindingen in het Lint te klikken).
Versturen van bevindingen
Om niet-ingediende bevindingen naar een bord te versturen, selecteert u ze in het deelvenster Bevindingen en drukt u op de knop Bevinding versturen in de groep Bewerken van het tabblad Bevindingen in het Lint of klikt u met de rechtermuisknop in het deelvenster Bevindingen op de bevinding die verstuurd moet worden en selecteert u Bevinding versturen. Het volgende dialoogvenster verschijnt:
In de lijst met borden worden alleen die borden getoond die al aan het proces zijn gekoppeld. Het recent gebruikte bord is geselecteerd. Druk indien nodig op de knop Bord toevoegen om deze lijst uit te breiden. Zie Koppelen aan een bord voor meer details.
Merk op dat u, om bevindingen in te dienen, tenminste de rol van Inzender voor het bestemmingsbord moet hebben.
Selecteer een van de borden en druk op Akkoord. De geselecteerde bevinding(en) wordt/worden omgezet in werkitems op het geselecteerde bord en als resultaat zullen hun kaarten in het deelvenster Bevindingen van uiterlijk veranderen. De aanmaakdatum wordt vervangen door de indieningsdatum en de naam van het bestemmingsbord wordt toegevoegd samen met de huidige status van het bijbehorende werkitem. Deze bevindingen kunnen vanaf nu niet meer worden bewerkt, verwijderd of verstuurd in de Modeler.
Alleen niet-ingediende bevindingen kunnen worden ingediend.
Exporteren van bevindingen
Druk op de knop Bevindingen exporteren in de groep Export van het tabblad Bevindingen van het Lint. Het volgende dialoogvenster verschijnt:
Selecteer het type exportbestand dat u wilt maken. De wizard Bevindingen exporteren gedraagt zich op dezelfde manier als de wizard Reacties exporteren. Selecteer het paginaformaat voor de PDF- of Word-export of selecteer de processen voor de Excel-export en druk op de knop Gereed. Wacht tot het bestand door de internetbrowser wordt gedownload en getoond.
Als u de bevindingen in het deelvenster Bevindingen hebt gefilterd, worden alleen de gefilterde bevindingen in het geëxporteerde bestand meegenomen.
Exporteren naar Word en PDF zal een tekstdocument creëren met de naam van het proces en een kleine tabel met eigenschappen van elke geëxporteerde bevinding. Alleen eigenschappen die een waarde hebben, worden getoond.
Exporteren naar Excel zal een werkmap creëren met daarin een tabel met de eigenschappen van alle geëxporteerde bevindingen.
Het gekoppelde bord openen
Om het bord in Teamboard te openen dat is gekoppeld aan een bevinding, klikt u met de rechtermuisknop op een ingediende bevinding in het deelvenster Bevindingen en selecteert u de optie Open bord.
Je moet op zijn minst de rol van Lezer hebben voor dit bord.