Om een gebruiker toegang te geven tot een bepaalde map of diagram selecteert u deze in het Projectvenster en kiest u voor Autoriseren in groep Autorisatie van het tabblad SAMENWERKEN. Als u de autorisatie voor het project zelf wilt wijzigen kiest u voor Projectautorisatie.
De volgende dialoog verschijnt:
Standaard krijgt de gebruiker die het project, de map of het diagram aanmaakt alle rechten. Hij kan dan zelf rechten aan andere gebruikers toekennen.
De persoon die een map of diagram aanmaakt krijgt ook alle rechten als er geen inhoudsrechten zijn ingesteld voor de bovenliggende map of project.
(Opmerking: Als u uw abonnement later hebt ge-upgrade dan zal de hele organisatie toegang hebben tot alles in al uw projecten die u hebt aangemaakt voor de upgrade. U dient dan handmatig alle rechten te beperken als u dit wenst)
Als u zelf geen rechten hebt voor Autoriseren op het geselecteerde projectonderdeel is deze dialoog alleen-lezen. U kunt dan wel de toegekende rechten zien, maar niets wijzigen.
Als u een recht wilt wijzigen voor een organisatie-onderdeel dat al in de lijst staat kunt u deze selecteren en in de lijst van vinkjes onderin het betreffende recht aan of uitzetten. Als u alle rechten voor een organisatieonderdeel wilt verwijderen kunt u deze selecteren en kiezen voor Verwijderen gebruiker/groep.
Als u een organisatieonderdeel mist in de lijst kiest u voor Toevoegen gebruiker/groep. Selecteer de gebruiker, groep of de organisatie in de lijst. Het is ook mogelijk om de lijst te filteren via het zoekveld rechtsboven. Kiest vervolgens voor Akkoord. Het onderdeel staat nu in de lijst en u kunt de vinkjes aanpassen.
Kies voor Vervang de autorisatie op onderliggende mappen en diagrammen door deze autorisatie als u de ingestelde autorisatie op alle niveaus wilt toepassen.
Kies voor Pas alleen gemaakte wijzigingen in de autorisatie ook toe op de onderliggende mappen en diagrammen als u alle wijzigingen in de autorisatie wilt toepassen op de geselecteerde map inclusief alle onderliggende mappen en diagrammen. U krijgt nu bericht welke wijzigingen er precies worden toegepast.
Het kan voorkomen dat u een gebruiker het recht wilt geven om een diagram te lezen terwijl hij geen leesrechten heeft op het hele project of de map waarin het diagram zich bevindt. In dat geval zal Engage Process Modeler proberen om dit automatisch voor u op te lossen. U krijgt dan een soortgelijk bericht als in het voorbeeld hieronder.
Dit bericht informeert u dat de map waar het diagram zich in bevindt en het hele project samen met alle mappen in Tabellen ook leesbaar worden voor deze gebruiker.
Elk project, elke map en elk diagram moeten minstens een gebruiker hebben die volledige controle heeft (een eigenaar). Dit is een gebruiker met zowel de rechten Lezen als Autoriseren. Als de wijzigingen in de autorisatie de laatste gebruiker met deze rechten de rechten ontneemt zal de wijziging niet worden geaccepteerd.
Merk op dat zelfs als geen enkele van de vinkjes in de linkerkolom actief zijn het toch kan zijn dat de vinkjes in de rechterkolom wel actief zijn. Dit is dan omdat de geselecteerde gebruiker deze rechten heeft omdat ze zijn geërfd van de organisatie of de groep waar hij lid van is. U kunt controleren van welke groepen een gebruiker lid is door te kiezen voor Toon leden / Toon lidmaatschap.
Het lidmaatschap kan alleen worden gewijzigd door de Gebruikersbeheerder rol (zie Groepsleden beheren).