Hoe deel of publiceer ik een proces?

Een procesbeschrijving is geen document dat je voor jezelf houdt. Juist door processen te delen of te publiceren, kunnen anderen meekijken, feedback geven en ermee werken.

Binnen Engage Process zijn er twee manieren om dit te doen:

• Delen – voor processen in concept- of reviewfase

• Publiceren – voor definitieve processen in het processenhandboek

In dit artikel leggen we het verschil uit en laten we zien hoe je beide acties uitvoert.

Snel naar:

• Hoe deel ik een proces?

• Hoe publiceer ik een proces?

• Hoe maak ik een Viewer-link?

---

Hoe deel ik een proces?

Het delen van een proces gebruik je wanneer de procesbeschrijving nog niet definitief is en je feedback wilt ophalen.

_{Een proces delen (eerste keer)}

1. Open het proces in de Modeler.

2. Ga naar het tabblad Samenwerken.

3. Klik op Delen.

Er verschijnt een venster met de volgende opties:

_Deelopties

• Toon ook gekoppelde processen
  Vink deze optie aan als het proces gekoppelde processen bevat en je ook het hoogste niveau daarvan wilt tonen in de Viewer.

• Sta reacties van gebruikers toe
  Hiermee kunnen Viewer-gebruikers opmerkingen plaatsen bij het gedeelde proces.

Let op:
Reageren op gekoppelde processen is alleen mogelijk als die processen afzonderlijk zijn gedeeld én reacties zijn toegestaan.

• Sta anonieme gebruikers toe
  Hiermee kun je het proces delen met personen zonder Engage Process-account (via e-mailadres).

Let op:
Deze optie is alleen zichtbaar als dit is toegestaan in het Admin Center → Beveiliging.

_{Delen met}

• Voeg gebruikers en/of groepen toe via Gebruiker/groep toevoegen.

• Meerdere selecties maken kan met Ctrl + klik.

• Voor anonieme gebruikers voer je één of meerdere e-mailadressen in.

_Vervaldatum

• Standaard: 1 maand

• Maximaal: 3 maanden

• Optioneel: geen vervaldatum

Let op:
Bij anonieme gebruikers is een vervaldatum verplicht (veiligheidsredenen).

_Omschrijving

Voeg hier eventueel:

• een toelichting toe

• of een overzicht van de belangrijkste wijzigingen

Deze omschrijving is zichtbaar in de Viewer via het informatie-icoon rechtsboven.

1. Klik op Akkoord.

Alle geselecteerde personen (behalve jijzelf) ontvangen automatisch een e-mail met een link naar het gedeelde proces.

---

_{Een proces opnieuw delen}

Wanneer een proces al eerder is gedeeld en je opnieuw op Delen klikt, verschijnt een melding.

• Klik op Ja om het proces opnieuw te delen.
  
  

• Je kunt daarbij kiezen of:

  • de laatst gedeelde versie, of

  • de huidige Modeler-versie wordt gedeeld.

Dit is handig als je nog verder werkt, maar wel extra feedback wilt ophalen.

---

Hoe publiceer ik een proces?

Publiceren gebruik je wanneer een proces definitief is en beschikbaar moet zijn voor de hele organisatie.

_{Proces ter publicatie aanbieden}

Als Modeler-gebruiker bied je een proces aan ter publicatie:

1. Open het proces.

2. Ga naar Samenwerken.

3. Klik op Ter publicatie aanbieden.

4. Selecteer eventueel meerdere processen.

5. Klik op Volgende om een toelichting toe te voegen, of direct op Akkoord.

_{Oudere gedeelde versie aanwezig?}

Als er nog een gedeelde versie actief is, krijg je een melding.

• Klik op Ja om het delen te stoppen.
  Zo blijft het processenhandboek overzichtelijk.

_{Direct publiceren (optioneel)}

Heb je de rol Publicatiebeheerder?

• Dan heb je toegang tot de Engage Process Publisher.

• Is het proces al eerder gepubliceerd, dan kun je met Ja:

  • de bestaande publicatie direct vervangen

  • zonder tussenkomst van de Publisher

De nieuwe versie is direct zichtbaar in de Viewer.

---

Hoe maak ik een Viewer-link?

Voor zowel gedeelde als gepubliceerde processen kun je een directe Viewer-link aanmaken.

Handig voor:

• handmatige e-mailnotificaties

• intranetpagina’s

• snelkoppelingen op desktop of startmenu

• gebruik van een generiek Viewer-account

_{Viewer-link maken}

1. Open het proces.

2. Ga naar Samenwerken → Viewer-link maken.

3. Stel de volgende opties in:

• Status
  Gedeeld of gepubliceerd proces

• Module
  Laat Viewer App geselecteerd
  (In 2025 is er nog één Viewer, gebaseerd op de huidige Viewer App)

• Processtap (optioneel)
  Toont een cirkel om de geselecteerde stap bij openen

Let op:
Selecteer eerst de juiste processtap in het diagram voordat je de link maakt.

• Gebruikersnaam & wachtwoord (optioneel)
  Voor een generiek Viewer-account

1. Klik op Link testen
   De applicatie controleert:

   • of het proces beschikbaar is

   • of de gebruiker geautoriseerd is

   • of de inloggegevens kloppen

2. Klik op Kopieer naar klembord en plaats de link waar je wilt.