Een procesbeschrijving is geen geheim dat je bij je wilt houden. Het is juist bedoeld voor anderen om ernaar te kijken. Dat kan op twee manier, namelijk door een proces te delen of te publiceren. Hieronder leggen we kort het verschil uit:
- Delen: het delen van een proces doe je wanneer de procesbeschrijving nog in een conceptfase zit. Je wilt een of enkele gebruikers om hun feedback vragen. Na een of enkele iteraties wordt een definitieve versie van de procesbeschrijving bereikt.
- Publiceren: het publiceren van een proces doe je wanneer de procesbeschrijving een definitieve versie heeft bereikt. Als een proces wordt gepubliceerd, komt deze in het (digitale) processenhandboek te recht, de Engage Process Viewer. De Viewer is hét instrument voor de gehele organisatie om naar processen te kijken.
Hoe deel ik een proces?
Het delen van een nog niet (eerder) gedeeld proces
Om een proces te delen dat op dit moment nog niet is gedeeld, volg je de volgende stappen:
- Open het proces dat je wilt delen en klik op het tabblad ‘Samenwerken’ op de knop ‘Delen’. Het volgende venster verschijnt in beeld:
- Deel opties: maak een keuze uit de volgende opties:
- Toon ook gekoppeld(e) proces(sen): vink deze optie aan als het proces dat je wilt delen een of meerdere proceskoppelingen bevat en je ook de inhoud (alleen het hoogste niveau) van gekoppelde processen wilt delen, zodat een Viewer-gebruiker ook de inhoud van gekoppelde processen kan inzien.
- Sta reacties van gebruikers toe: vink deze optie aan als gebruikers in de Viewer reacties mogen achterlaten op het gedeelde proces.
Let op! Het geven van reacties op eventueel gekoppelde processen is niet mogelijk, tenzij deze gekoppelde processen onafhankelijk zijn gedeeld en het geven van reacties voor dit gekoppelde proces is toegestaan.
- Sta anonieme gebruikers toe: vink deze optie aan als je het proces (ook) wilt delen met personen die géén gebruiker zijn van Engage Process. Je geeft dan het e-mailadres in van deze personen.
Let op! Deze optie is alleen zichtbaar als de beheerder van Engage Process binnen jouw organisatie deze optie heeft aangevinkt in het Admin Center bij het onderdeel ‘Beveiliging’.
- Delen met:vul hier de personen in waarmee je het proces wilt delen.
- Klik op de knop Toevoegengebruiker/groep om gebruikers of -groepen toe te voegen. Het volgende dialoogvenster verschijnt:
- Selecteer de gebruiker(s) en of gebruikersgroep(en) door op de naam te klikken.
- Klik op de knop Toevoegengebruiker/groep om gebruikers of -groepen toe te voegen. Het volgende dialoogvenster verschijnt:
Tip! Met <Ctrl> in gedrukt, kun je meervoudig selecteren.
- Klik op het keuzerondje Voer een e-mailadres in om de e-mailadressen van de “anonieme” gebruikers in te voeren. Dit is alleen zichtbaar als u anonieme gebruikers toestaan heeft aangevinkt bij de Deel opties.Klik op het keuzerondje Voer een e-mailadres in en typ een e-mailadres in van een niet-bestaande Viewer-gebruiker in Engage Process. Zodra u klaar bent met typen, verschijnt er een nieuw invoervak voor een eventueel volgend in te voeren e-mailadres.
- Klik op <Akkoord>om dit venster te verlaten.
- Vervaldatum: aan het kunnen bekijken van het gedeelde proces in de Viewer kun je een einddatum koppelen. Na deze datum is het proces niet meer te bekijken in de Viewer. De vervaldatum is standaard ingesteld op 1 maand, maar kan niet langer zijn dan 3 maanden vanaf het moment dat het diagram (opnieuw) is gedeeld. Er kan ook worden gekozen om géén vervaldatum mee te geven.
Let op! Als de optie 'Sta anonieme gebruikers toe' is aangevinkt moet altijd een vervaldatum worden meegegeven. Dit is voor beveiligingsredenen.
- Omschrijving: vul hier een toelichting in en/of een opsomming van de meest relevante wijzigingen ten opzicht van een eventueel eerdere versie. Deze omschrijving is terug te vinden in de Viewer App door op het onderstaande icoon te klikken dat helemaal aan de rechterbovenkant van de Viewer App staat.
- Klik tot slot op <Akkoord>. Er wordt automatisch een e-mailnotificatie verstuurd naar alle personen die je hebt ingevuld op jezelf na. In deze e-mailnotificatie staat dat er een proces met ze is gedeeld incl. een link om dit proces direct te openen in de Viewer.
Het opnieuw delen van een op dat moment gedeeld proces
Hierboven staan de stappen beschreven voor het delen van een proces dat op dat moment nog niet eerder is gedeeld. Uiteraard kun je een proces opnieuw delen, nadat je bijv. enkele wijzigingen hebt doorgevoerd. Dit gaat hetzelfde als hierboven beschreven op het volgende na:
- Bij een volgende keer dat je het proces wilt delen, verschijnt onderstaande melding in beeld:
Klik op <Ja> en het venster voor het delen van het proces verschijnt.
- Deel opties: er is een nieuwe optie bijgekomen, namelijk:
Stel dat je alweer verder bent gaan werken aan het proces, maar je wilt nog een extra gebruiker toevoegen dan wil je misschien niet dat de huidige versie van het proces in de Modeler wordt gedeeld, maar nog steeds de eerder gedeelde versie.
Hoe publiceer ik een proces?
Als Modeler-gebruiker kun je in principe geen processen direct in de Viewer publiceren. Het daadwerkelijk publiceren gebeurt namelijk in de Engage Process Publisher.
Als Modeler-gebruiker biedt je dus een proces aan ter publicatie.
Dit gaat als volgt:
- Open het proces dat je wilt (laten) publiceren en klik op het tabblad ‘Samenwerken’ op de knop ‘Ter publicatie aanbieden’.
- Het proces dat je in beeld had, staat al aangevinkt. Je kunt eventueel meerdere processen in één keer ter publicatie aanbieden. In dat geval vink je elk proces aan dat je ook wilt aanbieden ter publicatie.
- Klik op de knop <Volgende> als je een toelichting wilt achterlaten die ook in de Viewer te zien zal zijn en/of klik op <Akkoord>.
Mocht er nog een oudere versie van het proces gedeeld zijn in de Viewer dan verschijnt onderstaande melding:
Klik op <Ja>, om het delen van de oudere versie te stoppen. Dit houdt het processenhandboek lekker opgeruimd.
Let op! Heb je als Modeler-gebruiker de rol ‘Publicatiebeheerder’ toegewezen gekregen in het Engage Admin Center dan heb je ook toegang tot de Engage Process Publisher. Als het proces dat je aanbiedt ter publicatie al een keer eerder gepubliceerd is dan verschijnt na het aanbieden ter publicatie de volgende melding:
Een klik op <Ja> zorgt ervoor dat de huidige gepubliceerde versie van het proces wordt vervangen door deze versie van het proces. Deze versie is direct beschikbaar in de Viewer zonder tussenkomst van de Engage Process Publisher.
De applicatie laat tot slot weten dat e.e.a. succesvol is aangeboden ter publicatie.
Hoe maak ik zelf een link naar een proces in de Viewer?
Zowel voor gedeelde als gepubliceerde processen kun je in de Modeler een Viewer-link maken. Door het klikken op deze link wordt het proces direct geopend in de Viewer. Dit kan handig zijn wanneer jullie gebruikmaken van een generiek Viewer-account voor het delen processen. Zo kun je zelf een e-mailnotificatie sturen naar de personen met wie je het proces wilt delen.
Een andere reden kan zijn dat je (bepaalde) processen snel toegankelijk wilt maken via een snelkoppeling op het bureaublad of het start-menu in Windows of op een pagina op jullie intranet.
Het aanmaken van een Viewer-link gaat als volgt:
- Open het proces waar je de link voor wilt maken.
- Klik op het tabblad ‘Samenwerken’ op de knop ‘Viewer-link maken’.
- Status: geef aan of je een link naar een gedeeld of gepubliceerd proces wilt maken.
- Module: laat hier ‘Viewer App’ geselecteerd staan. In 2025 zal er nog maar één Viewer zijn en die lijkt meer op onze huidige Viewer App dan de oude Viewer.
- Processtap: vink deze optie aan als je wilt dat de cirkel om de processtap staat wanneer het proces wordt geopend.
Let op! Staat hier niet de juiste processtap dan sluit je het venster en selecteer je de juiste stap in het proces. Klik daarna weer op de knop ‘Viewer-link maken’.
- Gebruikersnaam en Wachtwoord: vul hier eventueel de gebruikersnaam en het wachtwoord in van jullie generieke Viewer-account.
- Klik op de knop <Link testen> om te kijken of de link correct is. De volgende punten worden gecontroleerd:
- Is het proces gedeeld/gepubliceerd in de Viewer?
- Is de ingevulde gebruiker(snaam) geautoriseerd om het proces te bekijken in de Viewer?
- Is de combinatie van de gebruikersnaam en het wachtwoord correct?
Bij 3x “ja” komt de melding dat de link geldig is. Is het antwoord op een van bovenstaande vragen “nee” dan verschijnt er een melding waarom de link niet geldig is.
- Klik op <Kopieer naar Klembord> en klik op <Sluiten>.
- Je kunt de link nu met <Ctrl> + <V> plakken waar je dat wilt.
Let op! We hebben het in dit artikel steeds over een proces, maar je kunt ook brainstormdiagrammen en overzichten gemaakt in de Engage Process Modeler delen of ter publicatie aanbieden.