Om het eenvoudig te maken Teamborden te kopiëren tussen gebruikers en organisaties kunt u een exportbestand maken met alle bordinstellen met en zonder inhoud. U kunt dit bestand later gebruiken om een nieuw bord aan te maken.
Exportbestand maken vanuit Teambord
Om het huidige bord te exporteren naar een Engage Process Teamboard bestand in ETTZ formaat gebruikt u het hoofdmenu linksboven. Hier kiest u voor Opslaan Als, Exporteren en vervolgens Exporteren als Engage Process Teamboard bestand. U kunt vervolgens kiezen of u alleen de bordinstellingen wilt bewaren of ook de inhoud van het huidige bord.
Hoe gebruik ik een Engage Process Exportbestand?
Om een nieuw bord aan te maken op basis van een Engage Process exportbestand kiest u in het hoofdmenu linksboven voor Nieuw en vervolgens voor Gebruik een bestand. Kies daarna voor Gebruik een Engage Process exportbestand. Het gekozen bestand moet een bestandsnaam hebben met de extensie .ettz.
Het nieuw aangemaakte bord wordt gevuld met al het werk dat beschikbaar was in het bestand. Als hier bestandsbijlagen inzitten worden deze ook gekopieerd (maar alleen als het exportbestand was gemaakt binnen dezelfde organisatie).
Hoe kopieer ik een Teambord?
Een bord kan worden gekopieerd door de persoon die de rol heeft van Teamborden aanmaken.
Om een bord van een (reeds geopend) bord te kopiëren kiest u in het hoofdmenu voor Opslaan als en vervolgens nogmaals voor Opslaan als. Als u deze optie niet zit betekent dit dat u niet in de juiste rol zit.
Kies in de dialoog die verschijnt voor de gewenste naam. De kopie van het bord wordt automatisch geopend.
Merk op dat de kopie zowel de configuratie als de inhoud van het gekopieerde bord bevat. Het archief wordt echter niet mee gekopieerd
Hoe maak ik een Teambord aan o.b.v een bestaand bord?
Als u een bord maakt op basis van een sjabloon voldoet deze waarschijnlijk niet helemaal aan uw wensen, dus u kunt hiervoor de instellingen aanpassen. Als u een bord wilt maken met dezelfde instellingen als een reeds bestaand bord hoeft u niet eerst de sjabloon te kiezen en telkens dezelfde instellingen aan te passen. U kunt eenvoudig een bestaand bord kiezen en een nieuw bord maken met dezelfde instellingen.
Om een lijst van beschikbare borden te zien kiest u linksboven voor Nieuw en vervolgens voor Gebruik een bord. Kies het bord waarvan u de instellingen wilt overnemen.
De inhoud van het gekozen bord wordt niet overgenomen in het nieuwe bord. Als u een kopie wilt maken van een bestaand bord kunt u dit doen door te kiezen voor Opslaan als.
Hoe gebruik ik een Trello bestand?
Trello is een web-based applicatie om Kanban-achtige lijstjes te maken waarbij gebruikers hun taken kunnen indelen in groepen en kolommen. Trello bevat minder mogelijkheden om e.e.a. aan te passen, maar de functionaliteit komt dus deels overeen met die van Engage Process Teamboard.
Om de overstap van Trello naar Engage Process Teamboard te vereenvoudigen is er een importmogelijkheid beschikbaar voor Trello exportbestanden.
Kies in het hoofdmenu voor Nieuw en vervolgens voor Gebruik een bestand en Gebruik een Trello bestand. Het gekozen bestand moet een .json extensie in de naam hebben.
In het geval van een Trello import wordt (in tegenstelling tot bij maken op basis van een bestaand bord) het gemaakte bord ook direct gevuld met alle inhoud van het Trello bord. Dus zowel de instellingen als de data wordt gebruikt.
Niet alle functies van Trello zijn op dit moment beschikbaar in Engage Process Teamboard. Trello ondersteunt bijvoorbeeld zowel teksten als kleuren als labels. Verder is het veldtype checklist nog niet beschikbaar en de inhoud daarvan zal worden vertaald naar taken.
Gebruikers die zijn toegekend aan taken in Trello worden alleen omgezet naar Engage Process gebruikers als zowel de voornaam als achternaam wordt gevonden in de lijst van gebruikers. Andere niet beschikbare functies worden genegeerd.
Als er bestanden zijn gekoppeld aan taken in Trello dan bevat het Trello exportbestand alleen de bestandsnaam. Tijdens het importeren zal deze naam worden overgenomen, maar niet de inhoud omdat deze niet beschikbaar is. Als u rechten hebt om het gekoppelde bestand te benaderen kunt u deze na het importeren zelf toevoegen als bijlage.
Hoe gebruik ik een sjabloonbestand?
De standaard beschikbare sjablonen bevatten maar een beperkt aantal mogelijke toepassingen van het Teamboard. In sommige situaties zal Engage Process extra sjablonen beschikbaar stellen in de vorm van van sjabloonbestanden.
Om een nieuw bord te maken op basis van een sjabloonbestand kiest u voor Nieuw en Gebruik een bestand. In de volgende stap kiest u het sjabloonbestand.