Organisaties die beschikken over de Enterprise editie hebben toegang tot de functionaliteit met betrekking tot goedkeuring. Deze is niet beschikbaar in de andere Engage Process edities.
In de Engage Process Suite is het al mogelijk om een proces te delen en deze direct beschikbaar te maken voor de gebruikers van de Viewer. Het is ook al mogelijk om een proces aan te bieden voor publicatie waarmee deze beschikbaar komt voor de publicatiebeheerder en uiteindelijk gepubliceerd kan worden.
Met het goedkeuringsmechanisme komt hier een mogelijkheid bij. Deze functionaliteit faciliteert de mogelijkheid tot kwaliteitscontrole van processen die kan plaatsvinden nadat de aanpassingen zijn gemaakt in door de modelleerder en voordat deze beschikbaar komt voor publicatie.
Er bestaat geen aparte omgeving of module voor de goedkeurding van processen. De goedkeurders gebruiken de Engage Process Viewer en er is voor hen extra functionaliteit beschikbaar. Het schema hieronder toont de samenhang tussen de verschillende onderdelen en statussen:
Het gedetailleerde schema van alle statussen van procesversies kunt u vinden in onderdeel Versiestatussen. De kwaliteitscontrole kan alleen worden uitgevoerd door de daartoe aangewezen personen. Dit gebeurt door de Gebruikersbeheerder in de centrale instellingen (Engage Process Admin Center).
De Gebruikersbeheerder kan ook besluiten wie welke processen moet goedkeuren or juist bepalen dat dit besloten wordt door de modelleerders. Het kan dus zijn dat een modelleerder verplicht is om een proces ter goedkeuring aan te bieden bij de goedkeurders zoals ingesteld door de Gebruikersbeheerder of hij is vrij om deze goedkeurders op dat moment zelf in te stellen - of zelfs de hele goedkeuring over te slaan en direct aan te bieden voor publicatie.
In het goedkeuringsoverzicht kan de modelleerder de huidige status van de processen bekijken die zijn voorgelegd ter goedkeuring. Hij/zij kan de goedkeuring hier ook afbreken (als hij/zij daartoe bevoegd is) of de ingestelde goedkeurders wijzigen.
Met het overzicht voor goedkeuringsautorisatie kan de modeler onderzoeken wie op dit moment is toegewezen als goedkeurder voor alle processen binnen het project. Voor een specifiek proces kunnen de reacties die zijn geplaatst door goedkeurders bekeken worden, net als de goedkeuringshistorie.
Telkens als een proces wordt voorgelegd ter goedkeuring, als deze (onder voorbehoud) is goedgekeurd, als deze is afgewezen of de hele goedke8ring is afgebroken) worden er notificatie-e-mails verstuurd naar de betrokken gebruikers.
De rode kaders hieronder geven aan welke functionaliteit betrekking heeft op de goedkeuringsfunctionaliteit.
