Engage Process Teamboard maakt het mogelijk om hetzelfde bord tegelijkertijd open te hebben door meerdere gebruikers. De gebruikers zijn hierin vrij om werk aan te maken, te wijzigen, te verwijderen, taken toe te kennen, etc.. Deze aanpak leidt mogelijk tot conflicten als meerdere gebruikers proberen exact hetzelfde werk (kaartje) te wijzigen. Dit probleem is opgelost met een mechanisme dat we Live Updates noemen. Dit mechanisme zorgt er voor dat er constant communicatie plaatsvindt tussen alle gebruikers (browsers) die tegelijkertijd aan hetzelfde deel aan het werk zijn.
Op het moment dat een gebruiker een wijziging maakt wordt deze wijziging gecommuniceerd met alle andere gebruikers die aan hetzelfde bord werken en zij zullen direct deze wijziging in beeld zien. Ook als werk wordt gearchiveerd of verwijderd zal dit direct verdwijnen uit de weergave van de andere gebruikers.
Het wordt nog interessanter als meerdere gebruikers tegelijk het dialoog open hebben waarin ze wijzigingen maken. Ook dan wordt een wijziging direct gecommuniceerd en zichtbaar. Maar let op: deze wijzigingen zijn pas definitief als een van de gebruikers deze opslaat door de dialoog te sluiten met Akkoord. Laten we kijken naar het volgende voorbeeld:
Gebruiker RS en gebruiker AB hebben de dialoog open van hetzelfde werkitem. Gebruiker AB begint de tekst te wijzigen in Verbetervoorstel. Het dialoog voor gebruiker RS wordt dan als volgt:
Het veld Verbetervoorstel verandert van kleur, de inhoud wijzigt en er verschijnt een ballon met de informatie dat gebruiker AB aan het wijzigen is. Als gebruiker RS nu besluit om de Impact te wijzigen wordt dit omgekeerd direct zichtbaar voor gebruiker AB:
Als gebruiker AB nu kiest voor Akkoord zal ook de nieuwe Impact worden opgeslagen. De wijziging is immers getoond en geaccepteerd door gebruiker AB, zelfs al kan RS die wijziging nog annuleren. Zodra AB de wijzigingen opslaat verandert de dialoog van gebruiker RS terug naar normaal omdat dit nu de actuele waarde van het veld is geworden. Hij ontvangt wel een melding 'Er zijn wijzigingen gemaakt en opgeslagen door een andere gebruiker' (AB):
Als gebruiker AB had gekozen voor Annuleren zou de dialoog van RS alle wijzigingen die niet door RS zelf maar door AB waren gemaakt ongedaan hebben gemaakt. Ook in dit geval ontvangt hij daarvan bericht.
Live updates werken alleen zolang u een stabiele internetverbinding hebt. Als u de verbinding voor enige tijd verliest kunt u een aantal updates missen die zijn verzonden toen u niet verbonden was. Dit betekent dat wat u op dat moment ziet mogelijk niet meer up to date is. U krijgt in dit geval een melding te zien bovenaan het bord. U kunt hier kiezen om Teamboard te verversen en opnieuw verbinding te maken met de live updates.