Een teambord, het woord zegt het eigenlijk al, is meestal niet voor één persoon bestemd, maar vaak voor een team of een andere groep van mensen. Wanneer een nieuw bord wordt aangemaakt, is deze standaard alleen maar zichtbaar voor de gebruiker die het bord heeft aangemaakt.
In dit artikel wordt beschreven hoe je andere gebruikers toegang kunt geven en welke mogelijkheden daarmee gepaard gaan. Dit doe je door de autorisatie van het bord aan te passen.
Autorisatie
Open het bord dat je met een of meerdere andere gebruikers wilt delen en druk vervolgens linksboven op het hamburger-icoon om het menu te openen. Kies vervolgens de optie ‘Autorisatie’. Zie je deze optie niet dan ben je niet geautoriseerd om de autorisatie aan te passen. Vraag in dat geval de eigenaar van het bord om je dit recht te geven.
Onderstaand venster verschijnt in beeld:
Voeg gebruikers en/of gebruikersgroepen toe of verwijder deze juist m.b.v. de corresponderende knoppen. Selecteer de rol van de gebruiker/gebruikersgroep m.b.t. dit bord en op basis van de gekozen rol zullen de juiste rechten automatisch worden aangevinkt. Hieronder een korte toelichting op de verschillende rechten:
- Lezen: het recht om een bord en de inhoud te openen en te bekijken;
- Wijzigen: het recht om de naam en instellingen van een bord te wijzigen, maar ook om nieuwe werk-items aan het bord toe te voegen of bestaande werk-items aan te passen of te verwijderen;
- Aanmaken:het recht om werk-items op een bord te plaatsen;
- Verwijderen: het recht om werk-items op een bord te verwijderen;
- Autoriseren: het recht om de autorisatie van een bord te wijzigen;
- Wijzig eigen: het recht om alleen de door jou geplaatste werk-items aan te passen;
- Verwijder eigen: het recht om alleen de door jou geplaatste werk-items te verwijderen.
De daadwerkelijke rechten van een gebruiker worden getoond in de kolom Gecombineerde rechten. Dit is de som van de rechten die de gebruiker op individueel niveau heeft gekregen en/of heeft gekregen van de gebruikersgroep of -groepen waar de gebruiker lid van is of wanneer er rechten zijn toegekend aan de organisatie.
Om te controleren tot welke groepen een gebruiker behoort, selecteer je de gebruiker en druk je op de knop Toon lidmaatschap. Dit lidmaatschap kan alleen door de beheerder worden gewijzigd bij het onderdeel Gebruikers en groepen van de in het Engage Process Admin Center.
Let op!
Elk bord moet minimaal één gebruiker (of gebruikersgroep) hebben met de rol Eigenaar. Standaard is dit de gebruiker die het bord heeft aangemaakt.
Let op!
Ook al wordt een gebruiker niet expliciet getoond in bovenstaand venster; de gebruiker kan toch rechten hebben omdat de gebruiker onderdeel is van een of meerdere gebruikersgroepen en is uiteraard onderdeel van de organisatie.