Hoe kan ik anderen toegang geven tot een bord?

Andere gebruikers toegang geven tot een Teamboard

Een Teamboard is bedoeld voor samenwerking binnen een team of groep. Wanneer je een nieuw bord aanmaakt, is dit standaard alleen zichtbaar voor jou als maker van het bord. Door de autorisatie van het bord aan te passen, kun je andere gebruikers of gebruikersgroepen toegang geven.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je autorisatie instelt en welke rechten daarbij horen.

Autorisatie instellen

1. Open het bord dat je wilt delen met andere gebruikers.

2. Klik linksboven op het Engage Process-logo om het menu te openen.

3. Kies de optie Autorisatie.

Zie je deze optie niet? Dan heb je geen rechten om de autorisatie van dit bord te wijzigen. Vraag in dat geval de eigenaar van het bord om je deze rechten toe te kennen.

Na het openen verschijnt het autorisatie-venster.

Gebruikers en groepen toevoegen

In het autorisatie-venster kun je:

• Gebruikers toevoegen of verwijderen

• Gebruikersgroepen toevoegen of verwijderen

• Rollen en bijbehorende rechten toekennen

Per gebruiker of gebruikersgroep selecteer je een rol. Op basis van deze rol worden automatisch de bijbehorende rechten ingesteld.

Uitleg van de rechten

• Lezen
  Recht om het bord en de inhoud te openen en te bekijken.

• Wijzigen
  Recht om de naam en instellingen van het bord te wijzigen en om werk-items toe te voegen, aan te passen of te verwijderen.

• Aanmaken
  Recht om nieuwe werk-items op het bord te plaatsen.

• Verwijderen
  Recht om werk-items van het bord te verwijderen.

• Autoriseren
  Recht om de autorisatie van het bord te wijzigen.

• Wijzig eigen
  Recht om alleen de door jezelf aangemaakte werk-items aan te passen.

• Verwijder eigen
  Recht om alleen de door jezelf aangemaakte werk-items te verwijderen.

De kolom Gecombineerde rechten toont de totale rechten van een gebruiker. Deze worden bepaald door individuele rechten, rechten vanuit gebruikersgroepen en eventuele organisatie-rechten.

Inzicht in gebruikersgroepen

Wil je controleren tot welke groepen een gebruiker behoort?

1. Selecteer de gebruiker in het autorisatie-venster.

2. Klik op Toon lidmaatschap.

Het lidmaatschap van gebruikersgroepen kan alleen worden gewijzigd door een beheerder via het Engage Process Admin Center, onderdeel Gebruikers en groepen.

Belangrijke aandachtspunten

• Elk bord moet minimaal één gebruiker of gebruikersgroep hebben met de rol Eigenaar. Standaard is dit de gebruiker die het bord heeft aangemaakt.

• Ook wanneer een gebruiker niet expliciet in het autorisatie-overzicht staat, kan deze toch rechten hebben via een gebruikersgroep of via organisatie-instellingen.