De Modeler wordt gebruikt om zowel bestaande processen (huidig) als verbeterde processen (gewenst) in kaart te brengen. Tijdens het in kaart brengen van een proces kunnen allerlei verbetersuggesties of overige bevindingen worden geconstateerd. Deze bevindingen kunnen werden vaak genoteerd in het ‘Opmerkingen’-venster van een proces of een processtap. In de praktijk zagen we vaak dat aan de meeste bevindingen acties worden gekoppeld. Deze acties werden dan op het Engage Process Teamboard geplaatst.
Om dit te vereenvoudigen hebben we de functionaliteit Bevindingen geïntroduceerd. Het komt in het kort neer op het aanmaken van bevindingen bij een proces(stap) in de Modeler en de mogelijkheid om deze bevindingen te versturen naar een bord in Teamboard.
Je vindt de diverse mogelijkheden m.b.t. bevindingen op het tabblad ‘Bevindingen’ bovenaan de Modeler.
Je kunt een nieuwe bevinding maken, een bestaande bevinding bewerken, een bevinding versturen naar een Teamboard-bord of een bevinding verwijderen. Bevindingen worden weergegeven in het deelvenster ‘Bevindingen’ die standaard rechtsonder in beeld verschijnt, nadat je op de knop ‘Toon bevindingen’ op het tabblad ‘Bevindingen’ hebt geklikt. Tot slot kunnen bevindingen worden ververst of geëxporteerd naar een PDF-, Word- of Excel-document.
Tot slot kun je ook een proces aan een Teamboard-bord koppelen en het gekoppelde bord openen in de Teamboard.
Om snel naar een bepaald onderdeel van de pagina te gaan, klik op de hyperlink hieronder:
Het toevoegen van een bevinding
Het versturen van een bevinding naar een bord in Teamboard
Het koppelen aan een bord in Teamboard
Het verwijderen van een bevinding
Het exporteren van bevindingen
Het gekoppelde bord openen in Teamboard
Het toevoegen van een bevinding
Er zijn twee manieren om een bevinding toe te voegen aan een proces(stap), namelijk door op het tabblad ‘Bevindingen’ op de knop ‘Bevinding toevoegen’ te klikken of door in het deelvenster ‘Bevindingen’ op je rechtermuisknop te klikken en daar de optie ‘Bevinding toevoegen’ te selecteren.
Het volgende dialoogvenster verschijnt:
Vul het veld ‘Korte omschrijving’ in. De inhoud van dit veld zal worden gebruikt als titel van de bevinding en als titel van het werkitem (= kaartje) dat wordt aangemaakt wanneer de bevinding naar een Teamboard-bord wordt verstuurd.
Vul optioneel het veld ‘Lange omschrijving’ in. De inhoud van dit veld zal worden getoond bij het werkitem in het veld van het type ‘Lange tekst’ waarbij in de bordinstellingen van dat bord is aangevinkt: “Gebruik dit voor bevindingen” (zie hieronder).
Als je een processtap had geselecteerd, worden het nummer en de naam ervan onderaan het venster weergegeven. Deze processtap wordt automatisch getoond in het veld ‘Processtap’ van het bijbehorende werkitem in Teamboard. De waarde van het veld ‘Proces’ van het werkitem is de naam van het proces waarbij de bevinding is gemaakt. Als de processtap per ongeluk is geselecteerd, kun je de bevinding nog steeds loskoppelen van deze processtap door het vinkje boven de stapnaam uit het hokje te verwijderen.
Klik op <Akkoord> om de nieuwe bevinding aan te maken. Deze wordt automatisch getoond als een nieuw kaartje in het deelvenster ‘Bevindingen’ met de huidige datum en tijd, jouw naam, de ingevoerde korte omschrijving en optioneel de naam en het nummer van de gekoppelde processtap.
Het versturen van een bevinding naar een bord in Teamboard
Om een bevinding naar een bord te versturen, selecteer je de bevinding in het deelvenster ‘Bevindingen’ (standaard rechtsonder) en klik je op de knop ‘Bevinding versturen’ op het tabblad ‘Bevindingen’ of klik je met de rechtermuisknop in het deelvenster ‘Bevindingen’ op de bevinding die verstuurd moet worden en selecteer je optie ‘Bevinding versturen’. Het volgende dialoogvenster verschijnt:
In de lijst met borden worden alleen die borden getoond die al aan het proces zijn gekoppeld. Selecteer het bord waar je de bevinding naartoe wilt sturen. Klik indien nodig op de knop ‘Bord toevoegen’ om deze lijst uit te breiden. Zie hieronder bij ‘Het koppelen aan een bord in Teamboard’ voor meer details.
Selecteer een van de borden en geef eventueel het type werkitem aan (in het voorbeeld hierboven 'Idee') en klik op <Akkoord>. De geselecteerde bevinding wordt omgezet in een werkitem op het geselecteerde bord en als resultaat zal het kaartje in het deelvenster ‘Bevindingen’ van uiterlijk veranderen. De aanmaakdatum wordt vervangen door de indieningsdatum en de naam van het bestemmingsbord in Teamboard wordt toegevoegd samen met de huidige status van het bijbehorende werkitem. Deze bevindingen kunnen vanaf nu niet meer worden bewerkt, verwijderd of verstuurd in de Modeler. Dit gebeurt vanaf nu op het betreffende bord in Teamboard zelf.
Let op! Alleen nog niet ingediende bevindingen kunnen worden ingediend.
Het koppelen aan een bord in Teamboard
Om het proces aan een bord in Teamboard te koppelen, open je het proces en klik je op de knop ‘Bord koppelen’ op het tabblad ‘Bevindingen’. Het volgende venster verschijnt:
In de lijst met aan dit proces gekoppelde borden worden alleen die borden getoond die eerder aan het proces waren gekoppeld. Het eventueel met een blauwe achtergrond geselecteerde bord is degene die onlangs is gebruikt.
Klik op de knop ‘Bord toevoegen’ om het proces (ook) aan een (ander) bord te koppelen. Het volgende venster verschijnt:
Selecteer een bord en klik op <Akkoord> om het geselecteerde bord te koppelen aan het proces.
Let op! Om het proces aan een bord te koppelen, moet je als gebruiker de rol ‘Eigenaar’ voor dit bord hebben.
Je kunt ook een nieuw bord voor bevindingen aanmaken door op de knop ‘Nieuw bord voor bevindingen maken’ te klikken. Het volgende venster verschijnt:
Voer een naam in voor dit nieuwe bord en klik op <Akkoord>. Het nieuwe bord wordt aangemaakt op basis van het sjabloon ‘Procesverbeterbord met bevindingen’. Het wordt automatisch toegevoegd aan de lijst met Teamboard-borden die aan dit proces zijn gekoppeld.
Let op! De knop ‘Nieuw bord voor bevindingen maken’ is alleen zichtbaar als je als gebruiker de rol ‘Teamboarden aanmaken’ toegekend hebt gekregen in het Admin Center.
Alleen een gebruiker met een Modeler-licentie kan een proces in de Modeler (d.w.z. het proces in ontwikkeling) aan een bord koppelen. Een gebruiker met een Teamboard-licentie kan het bord echter wel ontkoppelen van het proces in de Modeler. Dit bord zal dan ook verdwijnen uit de lijst met borden die aan dit proces zijn gekoppeld in de Modeler.
Het verwijderen van een bevinding
Om een nog niet verstuurde bevinding te verwijderen, selecteer je de bevinding in het deelvenster ‘Bevindingen’ en klik je op de knop ‘Bevinding verwijderen op het tabblad ‘Bevindingen’ of klik je met de rechtermuisknop in het deelvenster ‘Bevindingen’ op de bevinding die verwijderd moet worden en selecteer je ‘Bevinding verwijderen’. Er wordt om een bevestiging gevraagd.
Alleen nog niet verstuurde bevindingen kunnen dus worden verwijderd. Zodra een bevinding naar een bord is verzonden, wordt deze omgezet naar een werkitem en kan alleen in Teamboard de bevinding (= het werkitem) daar verwijderen. Na het verwijderen van het corresponderende werkitem op het bord, zal de bevinding ook verdwijnen uit het deelvenster ‘Bevindingen’ in de Modeler evt. na verversing door op de knop ‘Verversen bevindingen’ op het tabblad ‘Bevindingen’ te klikken.
Het exporteren van bevindingen
Klik op de knop ‘Bevindingen exporteren’ op het tabblad ‘Bevindingen’. Het volgende dialoogvenster verschijnt:
Selecteer het type exportbestand dat je wilt maken. Selecteer het paginaformaat voor de PDF- of Word-export of selecteer de processen voor de Excel-export en klik op de knop <Gereed>. Wacht tot het bestand door de internetbrowser wordt gedownload en getoond.
Als je de bevindingen in het deelvenster ‘Bevindingen’ hebt gefilterd, worden alleen de gefilterde bevindingen in het exportbestand meegenomen.
Exporteren naar Word en PDF zal een tekstdocument creëren met de naam van het proces en een kleine tabel met eigenschappen van elke geëxporteerde bevinding. Alleen eigenschappen die een waarde hebben, worden getoond.
Exporteren naar Excel zal een werkmap creëren met daarin een tabel met de eigenschappen van alle geëxporteerde bevindingen.
Het gekoppelde bord openen in Teamboard
Om het bord in Teamboard te openen dat is gekoppeld aan een bevinding, klik je met de rechtermuisknop op een verstuurde bevinding in het deelvenster ‘Bevindingen’ en selecteer je de optie ‘Open bord’.