'Waar vind ik ter goedkeuring aangeboden processen? ', 'Hoe keur ik een proces (voorwaardelijk) goed of wijs ik deze af?' en notificaties.
Het Engage Process Platform beschikt ook over een goedkeuringsmodule. Deze module is onderdeel van het Enterprise-abonnement. Het stelt je in staat om processen eerst goed te laten keuren, voordat deze gepubliceerd mag worden.
Het beoordelen/goedkeuren van een proces wordt in de Viewer gedaan door een of meerdere gebruikers die als ‘goedkeurders’ zijn aangewezen. De gebruiker ontvangt een notificatie per e-mail dat er een proces klaarstaat in de Viewer om goedgekeurd te worden.
Waar vind ik ter goedkeuring aangeboden processen?
Als een gebruiker de Viewer start, zal automatisch het venster ‘TER GOEDKEURING’ naar voren komen. Hier vindt de gebruiker alle processen die goedgekeurd moeten worden. Als dit venster niet (meer) zichtbaar is dan kun je in het navigatievenster bovenaan klikken op ‘GEDEELD’ of ‘GEPUBLICEERD’. Selecteer de optie ‘TER GOEDKEURING’ en de goed te keuren processen zijn weer zichtbaar.
Hoe keur ik een proces (voorwaardelijk) goed of wijs ik deze af?
Klik op de naam van het proces dat je wilt beoordelen bij ‘TER GOEDKEURING’ in het navigatievenster. Het proces verschijnt in beeld. Helemaal bovenaan is een blauwe balk zichtbaar met rechts een uitklapmenu ‘Beoordelen’. Als goedkeurder kun je het proces:
- Goedkeuren: je keurt het proces in z’n volledigheid goed. Je kunt een toelichting achterlaten, maar dit is niet verplicht.
- Voorwaardelijk goedkeuren: je keut het proces in principe goed mits er een of enkele kleine aanpassingen worden gedaan. Het proces hoeft dan van jou niet helemaal opnieuw door het goedkeuringsproces. Je moet nu een toelichting achterlaten, zodat de procesontwerpers weet wat er gewijzigd moet worden. Deze route wordt vaak gebruik wanneer er kleine foutjes zijn gemaakt, zoals een taal-/tikfout of een rol die verkeerd gekoppeld is.
- Afwijzen: je keurt het proces af, omdat de inhoud niet of niet volledig klopt.
Let op!
Bij voorwaardelijk goedkeuren en afwijzen, blijft het proces in de Viewer bij ‘TER GOEDKEURING’ staan. Je kunt je beoordeling altijd aanpassen zolang het proces nog niet ter publicatie of opnieuw ter goedkeuring is aangeboden.
Notificaties
- Goedkeurders ontvangen een notificatie per e-mail dat er iets klaarstaat voor ze om goed te keuren.
- Na de beoordeling van een goedkeurder zal er ook een notificatie per e-mail worden verstuurd naar de procesontwerper die het proces ter goedkeuring heeft voorgelegd.