Hoe kan ik het Admin Center nog handiger gebruiken?

Zoeken, tabelinhoud verplaatsen/kopiëren, rollentabel als basis voor proceseigenaar en -beheerder, importeren en exporteren van gegevens.

In dit artikel gaan we in op wat handige functies binnen het Admin Center die het leven van de beheerder makkelijker maken. Denk hierbij aan:

• het makkelijk zoeken naar een bepaalde tabel of waarde in een tabel.
• het importeren van gegevens uit een ander systeem.
• het splitsen of juist samenvoegen van centrale tabellen.

 

Zoeken

Bij het onderdeel ‘Tabellen’ in het Admin Center vind je rechtsboven de knop ‘Zoeken’.

Het zoeken gaat als volgt:

• Klik op de knop ‘Zoeken’.
• Vul je zoekwoord in en klik op de knop ‘Zoeken’.
• Het kader ‘Tabellen’ verschuift naar links en een kader ‘Zoekresultaten’ verschijnt rechts met daarin de gevonden items.
• Dubbelklik op een gevonden item en de tabel wordt aan de onderkant van het scherm geopend en eventueel het gekozen item wordt getoond.

 

Tabelinhoud verplaatsen/kopiëren naar een andere tabel

Gelukkig is de inrichting van het Engage Process Platform niet iets dat in beton wordt gegoten, waardoor het achteraf niet of nauwelijks is aan te passen. De inrichting van het Engage Process Platform is flexibel en kan daarom altijd door jullie zelf evt. met onze hulp, worden aangepast op basis van de eisen en wensen op dat moment.

 

Wat we veel zien bij klanten is dat centrale tabellen op den duur erg groot worden waardoor de behoefte ontstaat om deze tabel onder te verdelen in meerdere kleinere centrale tabellen. Het omgekeerde komt ook voor. In dat geval worden de tabellen juist vereenvoudigd, zodat de behoefte bestaat om de kleinere tabellen samen te voegen in één grotere tabel. In al deze gevallen wil je natuurlijk wel dat de verwijzingen naar de tabellen intact blijven.

 

Het kan ook voorkomen dat bepaalde waardes in meer dan één tabel kunnen voorkomen en dan is het fijn dat het geen handmatig overtypwerk wordt.

 

Voor al deze scenario’s kan de knop ‘Onderdelen verplaatsen/kopiëren’ worden gebruikt. Je vindt deze bij het onderdeel ‘Tabellen’ in het Admin Center en dan specifiek rechtsboven in het kader ‘Tabellen’.

 

Verplaatsen

Het verplaatsen van tabelwaardes kan tussen tabellen binnen hetzelfde tabeltype, maar ook naar tabellen van andere tabeltypes mits ze qua kolommen wel overeenkomen.

 

Het verplaatsen gaat als volgt:

• Klik in het kader ‘Tabeltypes’ op het tabeltype waar de tabel zit waarvan je de onderdelen wilt verplaatsen.
• Klik in het kader ‘Tabellen’ op de tabel waarvan je de onderdelen wilt verplaatsen.
• Klik op de knop ‘Onderdelen verplaatsen/kopiëren’ en selecteer de optie ‘Onderdelen verplaatsen’.
• Selecteer de onderdelen die je wilt verplaatsen en druk op <Akkoord>.

In het venster dat verschijnt, vind je een uitklapveld met daarin alle mogelijke tabellen waar naartoe verplaatst kan worden. Mochten tabellen van een ander tabeltype ook geschikt zijn dan wordt de naam van de tabel voorafgegaan met de naam van het tabeltype gescheiden door een punt.

• Selecteer de tabel waar je de geselecteerde onderdelen naartoe wilt verplaatsen en druk op <Akkoord>.

Er kan een waarschuwing komen dat de tabel waar de onderdelen naartoe worden verplaatst niet gekoppeld is aan een of meerdere projecten die wel de brontabel gekoppeld hebben. Koppel, indien nodig, in de Engage Process Modeler dan eerst de brontabel aan het project of de projecten (tabblad ‘Tabellen’ en knop ‘Ophalen tabel’). Klik op ‘Nee’ op de waarschuwing in het Admin Center en herhaal bovenstaande stappen.

• Het verplaatsen van tabelonderdelen kan grote gevolgen hebben als dit niet correct wordt uitgevoerd. Er verschijnt daarom een controlevraag of je zeker weet dat je wilt verdergaan. Vink het hokje aan als je het zeker weet en druk op de knop <Ja>.

 

De geselecteerde tabelonderdelen zijn uit de bestemmingstabel gehaald en in de brontabel geplaatst, waarbij aanwezige verwijzingen zijn behouden mits beide tabellen in het project of de projecten voorkomen.

 

Kopiëren

Het kopiëren van tabelwaardes kan tussen tabellen binnen hetzelfde tabeltype, maar ook naar tabellen van andere tabeltypes mits ze qua kolommen wel overeenkomen.

 

Het verplaatsen gaat als volgt:

• Klik in het kader ‘Tabeltypes’ op het tabeltype waar de tabel zit waarvan je de onderdelen wilt kopiëren.
• Klik in het kader ‘Tabellen’ op de tabel waarvan je de onderdelen wilt verplaatsen.
• Klik op de knop ‘Onderdelen verplaatsen/kopiëren’ en selecteer de optie ‘Onderdelen kopiëren’.
• Selecteer de onderdelen die je wilt kopiëren en druk op <Akkoord>.

In het venster dat verschijnt, vind je een uitklapveld met daarin alle mogelijke tabellen waar naartoe gekopieerd kan worden. Mochten tabellen van een ander tabeltype ook geschikt zijn dan wordt de naam van de tabel voorafgegaan met de naam van het tabeltype gescheiden door een punt.

• Selecteer de tabel waar je de geselecteerde onderdelen naartoe wilt kopiëren en druk op <Akkoord>.

 

De geselecteerde tabelonderdelen zijn in de brontabel gekopieerd. Evt. verwijzingen naar deze onderdelen in de brontabel blijven verwijzen naar de onderdelen in de brontabel.

 

Rollentabel gebruiken voor de velden ‘Eigenaar’ en ‘Beheerder’

In de Engage Process Modeler kun je op procesniveau een proceseigenaar (veld: ‘Eigenaar’) en procesbeheerder (veld: ‘Beheerder’) aangeven (zie schermafdruk hieronder).

Het standaardgedrag van deze velden is dat je een waarde intypt of dat je uit de lijst van gebruikers kunt kiezen, zoals in het Admin Center bij het onderdeel ‘Gebruikers & groepen’ terug te vinden is.

 

Als alternatief kun je ervoor kiezen dat voor deze velden een waarde geselecteerd moet worden uit een of meerdere aanwezige centrale rollentabellen. Hieronder de stappen om dat voor elkaar te krijgen:

• Ga in het Admin Center naar het onderdeel ‘Tabellen’ en klik op het tabeltype ‘Rollen’ in het kader ‘Tabeltypes’.
• Selecteer de rollentabel die gebruikt moet worden voor het aangeven van de proceseigenaar en/of procesbeheerder.
• Klik op de knop ‘Wijzig beschikbaarheid tabel’.
• Vink aan bij aan welk veld je de rollentabel wilt koppelen en druk op <Akkoord>. Er verschijnt achter de tabelnaam een tekst die aangeeft waar de rollentabel wordt gebruikt.
• Herhaal de bovenstaande stappen voor elke andere rollentabel die je wilt koppelen aan de velden ‘Eigenaar’ en/of ‘Beheerder’.

 

Importeren

Binnen het Engage Process Admin Center is het mogelijk om bepaalde gegevens te importeren. Dit vereenvoudigt het inrichten van de omgeving en maakt het uitwisselen van gegevens uit andere systemen of omgevingen van andere klanten van Engage Process mogelijk.

 

Tabeltypes en tabellen

• Tabeltypes (incl. tabellen):
  • Ga naar het onderdeel ‘Tabellen’ in het Admin Center en klik op de knop ‘Importeren’ in het kader ‘Tabeltypes’.
  • Selecteer het importbestand met als bestandsformaat EMTZ.
  • Klik op ‘Openen’.

Het tabeltype wordt toegevoegd incl. aanwezige tabellen met hun inhoud.

• Tabellen:
  • Ga naar het onderdeel ‘Tabellen’ in het Admin Center.
  • Selecteer het tabeltype in het kader ‘Tabeltypes’ waar de tabel geïmporteerd moet worden.
  • Als je een al aanwezige tabel wilt aanvullen met de gegevens uit het importbestand dan selecteer je de tabel waarin de gegevens wilt importeren.
  • Klik op de knop ‘Importeren’ in het kader ‘Tabellen’.
  • Selecteer het importbestand met als bestandsformaat CSV.
  • Klik op ‘Openen’.
  • Klik op de knop ‘Nieuwe tabel’ als je een nieuwe tabel wilt aanmaken met de gegevens uit het importbestand of op de knop ‘Bijwerken’ als je de geselecteerde bestand wilt bijwerken met de gegevens uit het importbestand.

 

Let op! Bij het bijwerken van een tabel kan het voorkomen dat de applicatie met extra vragen komt m.b.t. het importeren. Voorbeeld: als de tabel in het Admin Center een onderdeel bevat die niet in het importbestand voorkomt dan kan ervoor worden gekozen om deze onderdelen te verwijderen of juist te behouden.

 

Let op! Sommige importbestanden moeten op een specifieke manier zijn opgebouwd. In onze Voorbeeldenbibliotheek vind je sjablonen voor de diverse importbestanden (beschikbaar in 4^e kwartaal ’24). Neem in de tussentijd contact met ons op via de e-mail op support@engageprocess.com of bel ons op +31 (0)20 530 7280.

 

Gebruikers & groepen

Het is in sommige gevallen handig om in één keer een (grote) groep gebruikers aan te maken (bijv. bij de implementatie van Single Sign On) of bestaande gebruikers aan te passen in het Admin Center (bijv. voor het wijzigen van de opbouw van de ‘Weergavenaam’). Hieronder wordt uitgelegd hoe dit in z’n werk gaat.

• Importeren: voor het snel en eenvoudig toevoegen van gebruikers.
  • Klik in het Admin Center op het onderdeel ‘Gebruikers & groepen’ bovenaan op de knop ‘Importeer CSV’.
  • Selecteer het importbestand van het bestandsformat CSV.
  • Klik op ‘Openen’.
  • Er verschijnt een venster waarin je het initiële wachtwoord en de taal kunt ingeven voor eventueel aanwezige nieuwe gebruikers.
  • Klik op <Gereed>.

De nieuwe gebruikers worden geïmporteerd. Er verschijnt eventueel een melding dat bepaalde gebruikers niet zijn geïmporteerd, omdat ze al bestaan in het Admin Center.

• Synchroniseren: voor het toevoegen, aanpassen en/of verwijderen van gebruikers.
  • Klik in het Admin Center op het onderdeel ‘Gebruikers & groepen’ bovenaan op de knop ‘Synchroniseer met CSV’.
  • Selecteer het synchronisatiebestand van het bestandsformat CSV.
  • Klik op ‘Openen’.
  • Er verschijnt een venster waarin je het initiële wachtwoord en de taal kunt ingeven voor eventueel aanwezige nieuwe gebruikers.
  • Klik op <Gereed>.

De gebruikers en groepen worden gesynchroniseerd. Er verschijnt eventueel een melding of bepaalde gebruikers wel of niet verwijderd moeten worden, omdat ze niet in het synchronisatiebestand voorkomen.

 

Exporteren

Bepaalde inhoud binnen het Engage Process Platform kan worden geëxporteerd naar een bestand. Dit maakt het uitwisselen van gegevens mogelijk met andere applicaties en omgevingen van andere klanten van Engage Process.

 

Tabeltypes en tabellen

Je kunt in één keer alle tabellen met inhoud exporteren naar een bestand of slechts de inhoud van een enkele tabel.

 

Voor het exporteren van alle tabellen van een tabeltype voer je de volgende stappen uit:

• Klik in het Admin Center op het onderdeel ‘Tabellen’ en klik in het kader ‘Tabeltypes’ op het tabeltype waarvan je alle tabellen wilt exporteren.
• Klik op de knop ‘Exporteren’ in het kader ‘Tabeltypes’.
• Kies het bestandsformaat van het exportbestand. Je kunt kiezen uit:
  • Exportbestand (EMTZ-bestand): voor het uitwisselen van gegevens naar de omgeving van een andere klant van Engage Process. Deze optie is speciaal ontwikkeld om niet elke keer opnieuw het wiel uit te hoeven vinden, maar om gebruik te kunnen maken van de kennis en ervaring van een andere (vergelijkbare) organisatie.
  • CSV-bestand: voor o.a. het uitwisselen van gegevens naar een ander systeem.
• Klik op de knop <Volgende>.

 

Heb je gekozen voor CSV-bestand dan wordt het exportbestand gemaakt en vind je deze terug in de map ‘Downloads’ van je internetbrowser.

 

Heb je gekozen voor het Engage Process exportbestand dan verschijnt er een venster waarin je kunt kiezen welke tabeltypes en tabellen je wilt exporteren. Ga als volgt te werk:

• Vink de tabeltypes en tabellen aan die je wilt exporteren en druk op <Akkoord>.

 

Het exportbestand (EMTZ-bestand) wordt gemaakt en vind je terug in de map ‘Downloads’ van je internetbrowser.

 

Gebruikers & groepen

De inhoud van het onderdeel ‘Gebruikers & groepen’ binnen het Admin Center kan worden geëxporteerd naar een Excel- of CSV-bestand. Deze bestanden kunnen als back-up dienen bij grote wijzigingen die gedaan moeten worden m.b.t. gebruikers en groepen of wanneer organisaties van twee of meer afzonderlijke Engage Process omgevingen naar één gedeelde Engage Process omgeving gaan.

 

Het exporteren gaat als volgt:

• Klik in het Admin Center op het onderdeel ‘Gebruikers & groepen’ en klik bovenaan op de knop:
  • Excel rapportage om de gegevens naar een Excel-bestand te exporteren.
  • CSV Export om de gegevens naar een CSV-bestand te exporteren.

 

Het exportbestand wordt gemaakt en vind je terug in de map ‘Downloads’ van je internetbrowser.