Mocht je bekend zijn met de Engage Process Modeler dan weet je dat je processen vanuit verschillende invalhoeken kunt bekijken. Dit is mogelijk door een verschillende weergave van het proces te tonen, namelijk een zwembaanweergave op basis van rollen, applicaties, etc. Ditzelfde principe hebben we in het Engage Process Teamboard ontwikkeld. Oftewel, er worden verschillende weergaves geboden om net even anders naar de informatie op een bord te kijken al naargelang je informatiebehoefte.
Dit artikel licht de verschillende weergaves toe en legt nog andere mogelijkheden uit om de inhoud van uw bord op een andere manier te kijken, zoals groepen en filteren.
Uit welke weergaves kan ik kiezen?
Binnen Teamboard heb je de beschikking over de volgende weergaves:
- Standaard: je raadt het misschien al, maar dit is de standaardweergave van Teamboard. In deze weergave worden werk-items als kaartjes getoond en kunnen de eventueel aanwezige taken ook in dezelfde weergave worden bekeken door het werk-item uit te klappen. Dit doe je door linksboven bij het kaartje van het werk-item op het zwarte driehoekje te klikken.
- Kanban: deze weergave is te vergelijken met de standaardweergave. Het is in deze weergave alleen niet mogelijk om onderliggende taken op het bord te tonen. Wel kan er meer informatie op de kaartjes zelf worden geplaatst t.o.v. de standaardweergave.
- Taakbord: bij deze weergave zie je in de eerste kolom alle kaartjes van de werk-items staan met rechts ernaast de eventueel aanwezige taken en de status van de uitvoering van deze taken.
- Tabel: in deze weergave worden alle werk-items als losse regels getoond. De regel is eventueel uit te klappen, zodat aanwezige taken onder het werk-item getoond als regels worden getoond. Deze weergave komt het dichtbij de weergave zoals je dat bent gewend in Microsoft Excel.
- Kalender: mocht je de verschillende werk-items en eventueel onderliggende taken toch op een kalender geprojecteerd willen zien, kies van voor deze weergave. Bovenaan de applicatie vind je rechtsboven de mogelijkheid om aan te geven of je een jaar- of maandkalender wilt zien of juist wil inzoomen op een periode van 1 of 2 weken. Linksboven kun je bij ‘Gebruik’ aangeven op welke dag de werk-items en taken getoond moeten worden.
Let op!
Niet alle soorten weergaves zijn altijd binnen elk bord aanwezig.
Linksboven in de applicatie, direct onder het hoofdmenu (hamburger-icoon) zie je de naam staan van de actieve weergave. Klik op de naam om van weergave te wisselen. Je kunt de volgorde van de aanwezige weergaves eenvoudig wijzigen door op de zes puntjes achter de naam te klikken, je muisknop ingedrukt te houden en naar boven of beneden te plaatsen. Standaard wordt bij het starten van Teamboard of het openen van een bord altijd de bovenste weergave onmiddellijk getoond.
Naast de naam van de getoonde weergave vind je drie horizontale stippen. Als je hierop klikt, heb je de mogelijkheid om een nieuwe weergave toe te voegen of een bestaande weergave te hernoemen, dupliceren of te verwijderen. Wil je een nieuwe weergave toevoegen dan verschijnt er een venster die je begeleidt bij dit proces.
Hoe kan ik de werk-items en taken op een bord anders structureren?
Om ervoor te zorgen dat je als individu, team, afdeling, etc. de tijd aan de juiste dingen besteed, wil je je kunnen focussen op het werk dat nu het meest belangrijk is. Dit kan op basis van prioriteit zijn of haalbaarheid. Daarnaast kan een bord veel werk-items bevatten en in dat geval wil je snel inzicht hebben in je eigen werk-items of taken of wil je handig kunnen zoeken naar bepaalde informatie op het bord.
Hieronder leggen we de mogelijkheden uit die Teamboard biedt om het inzicht te krijgen dat je wilt.
Groeperen
In de weergaves Standaard, Kanban en Taakbord kun je de werk-items/taken ook op een andere manier groeperen op een bord. Standaard worden de werk-items/taken bij elkaar gezet op basis van hun status. Je kunt ook op basis van een ander veld groeperen. Klik dan linksboven in de applicatie achter ‘Groeperen op’ op de naam van het veld waarop op dat moment wordt gegroepeerd en selecteer een ander veld.
De velden waarop je werk-items kunt groeperen zijn de velden die van het type ‘Keuzelijst’ zijn en op het formulier/de formulieren van de werk-items voorkomen. Oftewel, er hangt een lijstje achter waaruit een waarde moet worden gekozen. Taken kunnen gegroepeerd worden o.b.v. de keuzelijstvelden op het takenformulier.
Sorteren
Naast ‘groeperen’ zijn de werk-items en evt. taken ook te ‘Sorteren’. Deze optie vind je bovenaan de applicatie rechts van ‘Groeperen op’ en is alleen beschikbaar in de weergaves ‘Standaard’ en ‘Kanban’.
Om het sorteren te activeren, klik je op de knop ‘Sorteer’. Er verschijnen rechts wat extra keuzemogelijkheden. Kies voor aflopend of oplopend en daarnaast op welk veld je wilt sorteren. Is het door jou gekozen veld een tekstveld dan zal ‘oplopend’ de werk-items en taken op alfabetische volgorde zetten. Wil je op een datumveld sorteren dan zal ‘oplopend’ de werk-items en taken van vroegst naar laatst sorteren.
Klik weer op ‘Sorteer’ om het sorteren uit te zetten.
Filteren
Naast ‘groeperen’ en ‘sorteren’ is er nog een laatste mogelijkheid om de informatie op het bord op een andere manier weer te geven, namelijk door gebruik te maken van een of meerdere filters.
De makkelijkste vorm van filteren, is het filteren op de eigen werk-items en/of taken’ of die van een collega. Klik hiervoor rechtsboven achter ‘Eigenaar’ op ‘Alle’ en selecteer de gebruiker waarvan je de werk-items en taken wilt zien.
Rechtsboven vind je ook een knop ‘Filter’. Klik hierop om het venster ‘Filters’ te openen. In dit venster kun je filteren aan- of uitzetten en kun je een of meerdere filterregels maken. Klik uiteindelijk op ‘Toepassen’ en je zult alleen nog maar die werk-items zien die aan jouw criteria voldoen.
Tot slot vind je helemaal rechtsboven een zoekveld. Vul hier een zoekopdracht in en op het bord blijven alleen maar die werk-items en taken staan die in een van de tekstvelden op het werk-item-/taakformulier je zoekopdracht bevat.