De kracht van het Engage Process Platform is dat je een proces vanuit verschillende perspectieven kan bekijken. Het is ook mogelijk om heel veel informatie vast te leggen bij een proces(stap). Je wilt vaak niet alle informatie tegelijkertijd in het procesdiagram zien, maar alleen al naar gelang jouw informatiebehoefte op dat moment. Oftewel, laat alleen zien wat je op dat moment wilt zien en op welke manier je dat wilt.
Alle verschillende mogelijkheden vind je terug op het tabblad ‘Lay-out’ in de Modeler (zie afbeelding hieronder). 
De mogelijkheden binnen de knoppengroepen ‘Diagram lettertype’ en ‘In- en uitzoomen’ spreken voor ze, dus we lichten alleen de over knoppengroepen hieronder toe.
Om snel naar een bepaald onderdeel van de pagina te gaan, klik op de hyperlink hieronder:
Tonen / Verbergen
Weergave
Diagramfilter
Tonen / verbergen
In deze knoppengroep (zie afbeelding hierboven) vind je allerlei opties om informatie of onderdelen wel of niet te tonen in het diagram.
De hokjes aan de linkerkant zijn de meest gebruikte opties, dus deze hebben een prominente plek op het tabblad gekregen. Druk je op ‘Alle opties’ dan vind je daar ook deze opties terug en ook de overige opties terug, behalve ‘Invoer / Uitvoer’, ‘RASCI’ en ‘Indicatoren’.
Hieronder lichten we een aantal populaire opties toe van het venster dat verschijnt bij ‘Alle opties’:
- Indicatoren: dit zijn kleine gekleurde iconen bij een processtap. Voor de volgende zaken kan worden aangevinkt of je een indicator wilt tonen bij die processtappen waar het betrekking op heeft. De volgende soorten indicatoren zijn er:
= Aantekeningen: om aan te geven bij welke processtappen tekst staat in het veld ‘Aantekeningen’.
= Bevindingen: om aan te geven bij welke processtappen een of meerdere bevindingen zijn achtergelaten.
= Document: om aan te geven bij welke processtappen een of meerdere documenten zijn gekoppeld. Het kan hierbij ook gaan om invoer en/of uitvoer van het type ‘Document’.
= Omschrijving: om aan te geven bij welke processtappen tekst staat in het veld ‘Omschrijving.
= Opmerkingen: om aan te geven bij welke processtappen tekst staat in het veld ‘Opmerkingen.
= Reacties: om aan te geven bij welke processtappen een of meerdere reacties zijn achtergelaten.
- Labels: het aanvinken van deze optie zorgt ervoor dat de inhoud van het veld ‘Label’ in het venster ‘Eigenschappen’ wordt getoond op de plaats waar normaal gesproken het stapnummer wordt getoond. Vaak wordt het veld ‘Label’ gebruikt om een alternatieve nummering van de stappen te hebben. Als je ‘Labels’ wilt tonen, gaat automatisch het vinkje weg bij ‘Nummers’.
- Notities: het aanvinken van deze optie zorgt ervoor dat de inhoud van het veld ‘Notitie’ in het venster ‘Eigenschappen’ wordt getoond als gekleurde memo bij de processtap.
- Verbindingen: het aanvinken van deze optie zorgt ervoor dat de lijnen tussen een ‘Ga naar’-icoon’ en het bestemmingsicoon zichtbaar is. Meestal wordt deze optie uitgevinkt, zodat het proces er minder rommelig uitziet. Het vergroot dus de leesbaarheid van het proces.
- Waardetoevoegend: het aanvinken van deze optie zorgt ervoor dat bij (bijna) alle processtappen de achtergrond van de stap de kleur krijgt van de geselecteerde waarde, namelijk:
- Rood = niet waarde toevoegend
- Geel = bedrijfswaarde toevoegend
- Groen = klantwaarde toevoegend
Let op! Voor elk tabeltype dat jullie zelf hebben aangemaakt, komt ook een optie tevoorschijn in het venster dat verschijnt wanneer je op ‘Alle opties’ klikt. Als je deze dan aanvinkt dan verschijnt de waarde op de plaats van waar normaal de rol wordt getoond. Je ziet het vinkje bij ‘Rollen’ dan ook automatisch weggehaald worden in dit venster.
Weergave
Processen kunnen in twee verschillende weergaves worden getoond, namelijk:
- Waardestroom: in deze weergave wordt het proces getoond op basis van hoe het proces loopt.
- Zwembaan: in deze weergave wordt het proces getoond op basis van het hoe het proces loopt, maar waarbij het proces in horziontale (zwem)banen wordt onderverdeeld om aan te geven welke processtappen dezelfde (tabel)waarde hebben. De meest voor de hand liggende is een zwembaan op basis van rollen. Elke horizontale baan vertegenwoordigt de processtappen die door een specifieke rol worden uitgevoerd.
De Engage Process Modeler beschikt standaard over de volgende zwembanen:
- Rollen zwembanen: deze zwembaan laat het proces in zwembaanweergave zien, waarbij de horizontale banen staan voor de rollen die binnen het proces betrokken zijn.
- Waardetoevoegend zwembanen: deze zwembaan laat het proces in zwembaanweergave zien, waarbij de horizontale banen staan voor de drie waardes van waardetoevoegendheid, namelijk: ‘Klant’, ‘Bedrijfs’ en ‘Geen’.
Let op! Voor elk tabeltype dat jullie zelf hebben aangemaakt, komt een eigen zwembaan tevoorschijn achter de knop ‘Zwembanen’.
Let op! Het kan voorkomen dat er een zwembaan is met als titel ‘Onbepaald’. Dit betekent dat er processtappen zijn waarbij nog géén waarde is toegekend op basis waarvan de zwembaan wordt getoond. Dit kan betekenen dat je iets vergeten bent of dat een stap sowieso deze waarde niet toegekend kan krijgen.
Diagramfilter
Het diagramfilter stelt je in staat om bepaalde processtappen (tijdelijk) te verbergen om de leesbaarheid te vergroten of om processtappen te verbergen die voor het bespreken van het proces zichtbaar moesten zijn, maar voor de definitieve vastlegging niets (meer) toevoegen.
Om het diagramfilter te gebruiken, ga je als volgt te werk:
- Open het proces waarvan je stappen wilt wegfilteren;
- Klik op het tabblad ‘Lay-out’ op de knop ‘Filter aanpassen’. Het volgende venster verschijnt:
- Vink nu uit welke staptypes je wit verbergen in de kolom ‘Staptypes’, en/of;
- Vink nu uit in de andere kolommen welke stappen met een bepaalde waarde getoond moeten worden.
Let op! In deze kolommen betekent alles uitgevinkt dat alle stappen onafhankelijk hun waarde worden getoond. Oftewel, alsof alles aangevinkt is.
- Klik op <Akkoord> om het filter te activeren.
Linksboven bij het procesdiagram verschijnt een knop die aangeeft dat er een filter actief is op het procesdiagram. Als je op de drie puntjes klikt, krijg je de filteropties te zien die ook op het tabblad ‘Lay-out’ terug te vinden zijn. Dit maakt het mogelijk om het diagramfilter snel uit of aan te zetten, maar ook om het diagramfilter aan te passen.
Tip! Als je het vinkje weghaalt voor ‘Staptypes’ linksboven dan zul je zien dat je alleen de minimaal te tonen processtappen ziet, namelijk alle: startpunten, alle stoppunten, keuzes, beslissingen en begin- en eindpunten van parallelle procestakken. Oftewel, je ziet zo goed als de beslisboom van het proces.
Tip! De functie ‘Evaluatie’ op het tabblad ‘Analyse’ voert z’n berekening uit op het proces dat op dat moment zichtbaar. Als stappen zijn verborgen dan worden deze ook buiten beschouwing gelaten in de berekening. Stel dat je alleen de handmatige activiteiten van het proces zichtbaar maakt dan kun je met behulp van ‘Evaluatie’ de gemiddelde tijd van het proces uitrekenen dat wordt besteed aan alleen maar de handmatige activiteiten. Dit geeft nog meer inzicht in de prestaties van het proces en eventuele procesoptimalisaties.
Let op! Veel van de mogelijkheden die hierboven zijn uitgelegd, zijn ook beschikbaar in de Viewer (App).