Hoe kan ik reacties afhandelen?

In dit artikel lees je hoe je ontvangen reacties op een proces kunt bekijken en afhandelen binnen Engage Process.

Gebruikers kunnen – indien toegestaan – in de Viewer een reactie achterlaten op een proces. De Modeler-gebruiker die het proces beheert, kan hiervan per e-mail op de hoogte worden gesteld. Reacties zijn vervolgens zichtbaar in de Modeler en kunnen daar verder worden afgehandeld.

Reacties bekijken op een proces

Volg onderstaande stappen om reacties op een proces in te zien:

Open het proces waarvan je de reacties wilt bekijken.
Ga naar het tabblad Samenwerken.
Klik op Toon reacties.

Aan de rechterkant van het scherm verschijnt een venster met alle geplaatste reacties.

Hieronder een voorbeeld van een reactie:

Statussen van reacties

De achtergrondkleur van een reactie geeft de status weer. Deze status is ook linksonder in de reactie zichtbaar.

Status	Betekenis
Nieuw (lichtblauw)	De reactie is nieuw en nog niet afgehandeld
Geaccepteerd (lichtgroen)	De reactie is geaccepteerd
Doorgevoerd (donkergroen)	De wijziging is daadwerkelijk doorgevoerd in het proces
Afgewezen (rood)	De reactie is afgewezen

Opbouw van een reactie

Een reactie bevat de volgende informatie:

Linksboven: de processtap waarop de reactie is geplaatst (indien van toepassing). Is er geen processtap vermeld, dan is de reactie algemeen op het proces geplaatst.
Rechtsboven:
- de naam van de gebruiker die de reactie heeft geplaatst;
- een icoon dat aangeeft of de reactie is geplaatst op een gedeeld of gepubliceerd proces, inclusief het versienummer.
Midden: de inhoud van de reactie.
Rechtsonder: de datum en het tijdstip waarop de reactie is geplaatst.

Een reactie afhandelen

Reacties die in de Viewer zijn geplaatst, worden afgehandeld in de Modeler.

Dit doe je als volgt:

Open het proces waarvan je de reactie wilt afhandelen.
Ga naar het tabblad Reacties en klik op Toon reacties.
Selecteer de reactie waarmee je aan de slag wilt.
Kies één van de volgende acties:

Reageer op reactie
Gebruik deze optie om inhoudelijk te reageren op een nieuwe reactie. De auteur van de oorspronkelijke reactie ontvangt hierover een e-mailnotificatie (tenzij e-mailnotificaties zijn uitgeschakeld in het Admin Center).
Reactie accepteren
Je gaat akkoord met de reactie en onderneemt actie. De auteur ontvangt een e-mailnotificatie dat de reactie is geaccepteerd.
Reactie afwijzen
Je gaat niet akkoord met de reactie en onderneemt geen actie. De auteur ontvangt een e-mailnotificatie dat de reactie is afgewezen.
Reactie is doorgevoerd
Nadat een geaccepteerde reactie is verwerkt in het procesdiagram, kun je deze status instellen. De auteur ontvangt hierbij geen e-mailnotificatie.

Belangrijke aandachtspunten

Gebruikers kunnen alleen hun eigen reacties verwijderen zolang deze de status Nieuw hebben.
Reacties met de status Doorgevoerd of Afgewezen verdwijnen:
- bij gedeelde processen zodra het proces opnieuw gedeeld wordt;
- bij gepubliceerde processen zodra het proces opnieuw gepubliceerd wordt.
Dit geldt zowel in de Modeler als in de Viewer.

Tip: reacties gebruiken voor wijzigingsbeheer

Doorgevoerde reacties zijn zichtbaar in de Viewer via het ster-icoon achter de naam van het proces.
Klik bij een versie op Meer… om een overzicht te zien van alle doorgevoerde reacties.

Op deze manier kun je reacties effectief inzetten voor wijzigingsbeheer. Door wijzigingen als reactie vast te leggen en correct af te handelen, is altijd inzichtelijk welke aanpassingen zijn doorgevoerd ten opzichte van een vorige versie van het proces.

Verzendlijst reactiesnotificatie instellen

Binnen Engage Process worden e-mailnotificaties rondom reacties standaard verstuurd tussen twee gebruikers:

de auteur van de reactie
de Modeler-gebruiker die verantwoordelijk is voor het afhandelen van de reactie.

In veel situaties is het wenselijk dat meer gebruikers automatisch op de hoogte worden gehouden van reacties, bijvoorbeeld:

de proceseigenaar;
leden van een procesteam;
of een specifieke gebruikersgroep die betrokken is bij proceswijzigingen.

Hiervoor kun je een verzendlijst reactiesnotificatie instellen. Alle gebruikers of gebruikersgroepen die aan deze lijst zijn toegevoegd, ontvangen e-mailnotificaties bij relevante gebeurtenissen rondom reacties op het proces.

Wanneer worden notificaties verstuurd?

Afhankelijk van de ingestelde e-mailnotificaties ontvangen gebruikers op de verzendlijst meldingen bij onder andere:

het plaatsen van een nieuwe reactie;
het reageren op een bestaande reactie;
het accepteren of afwijzen van een reactie.

Let op: e-mailnotificaties worden alleen verstuurd als deze functionaliteit niet is uitgeschakeld in het Admin Center.

Verzendlijst instellen of aanpassen

Zo stel je een verzendlijst in:

Open het betreffende proces.
Ga naar het tabblad Reacties.
Klik op Verzendlijst reactiesnotificaties.
In het venster dat verschijnt kun je gebruikers of gebruikersgroepen toevoegen of verwijderen.
Klik op Akkoord om de verzendlijst op te slaan.

De verzendlijst is proces-specifiek. Dit betekent dat je per proces kunt bepalen wie notificaties ontvangt over reacties.

Let op

In dit artikel spreken we over reacties op processen, maar reacties kunnen ook worden geplaatst op:

gedeelde of gepubliceerde brainstormdiagrammen;
gedeelde overzichten.