In dit artikel behandelen we het afhandelen van ontvangen reacties op een proces in de Engage Process Modeler.
In de Engage Process Viewer kan, mits dat is toegestaan, een reactie op het proces gegeven worden. De Modeler-gebruiker die het proces beheert, kan hiervan op de hoogte worden gesteld middels een e-mailnotificatie.
In de Modeler zijn deze reacties ook zichtbaar en kunnen ze verder worden afgehandeld.
Hoe kan ik de reacties op een proces inzien?
Om reacties die op een proces zijn achtergelaten te kunnen bekijken, doe je het volgende:
- Open het proces waarvan je de reacties wilt zien;
- Klik op het tabblad ‘Samenwerken’ op de knop ‘Toon reacties’ en aan de rechterkant van de applicatie verschijnt een venster met daarin de reacties.
Hieronder een voorbeeld van een reactie.
De achtergrondkleur van een reactie geeft de status van de reactie weer. Deze is ook linksonder terug te vinden in de reactie.
Een reactie kan de volgende status hebben:
- Nieuw (lichtblauw): dit is een nieuwe reactie die nog niet is afgehandeld.
- Geaccepteerd (lichtgroen): dit is een door de Modeler-gebruiker geaccepteerde
- Doorgevoerd (donkergroen): dit is een door de Modeler-gebruiker geaccepteerde en daarna doorgevoerde Dit betekent dat de reactie, veelal in de vorm van een wijziging, ook daadwerkelijk in het procesdiagram is gedaan.
- Afgewezen (rood): dit is een door de Modeler-gebruiker afgewezen
Hieronder een korte toelichting op de overige gegevens bij de reactie:
- Linksboven staat de naam van de processtap waarop de reactie is achtergelaten. Staat hier niks dan is de reactie niet specifiek op een processtap achtergelaten.
- Rechtsboven staan:
- de naam van de gebruiker die de reactie heeft achtergelaten.
- een icoon dat laat zien of de reactie op een gedeeld of gepubliceerd proces is achtergelaten en op welk versienummer.
- In het midden staat de reactie zelf.
- Rechtsonder staan de datum en het tijdstip wanneer de reactie is geplaatst.
Hoe handel ik een reactie af?
De Modeler-gebruiker kan een reactie die in de Viewer op een proces is gegeven, verder afhandelen in de Modeler.
Dit gaat als volgt:
- Open het proces waarvan je de reactie wil afhandelen.
- Klik op het tabblad ‘Reacties op de knop ‘Toon reacties’. Aan de rechterkant van het scherm verschijnt een venster ‘Reacties’ met daarin de reacties die nog afgehandeld moeten worden of die afgehandeld zijn.
- Klik op de reactie waarmee je aan het werk wilt en klik vervolgens op een van de volgende knoppen:
- Reageer op reactie: als je wilt reageren op een nieuwe reactie. De auteur van de oorspronkelijke reactie ontvangt een e-mailnotificatie met daarin het bericht dat er is gereageerd op de reactie (tenzij deze e-mailnotificatie in het Admin Center is uitgezet).
- Reactie accepteren: de Modeler-gebruiker is het eens met de reactie en zal hierop actie ondernemen. De auteur van de reactie ontvangt een e-mailnotificatie met daarin het bericht dat de reactie is geaccepteerd (tenzij deze e-mailnotificatie in het Admin Center is uitgezet).
- Reactie afwijzen: de Modeler-gebruiker is het niet eens met de reactie en zal geen actie ondernemen. De auteur van de reactie ontvangt een e-mailnotificatie met daarin het bericht dat de reactie is afgewezen (tenzij deze e-mailnotificatie in het Admin Center is uitgezet).
- Reactie is doorgevoerd: de Modeler heeft na het accepteren van de reactie de benodigde aanpassing in het proces ook daadwerkelijk gedaan. De auteur van de reactie ontvangt géén e-mailnotificatie met daarin het bericht dat de reactie is doorgevoerd.
Let op! Gebruikers kunnen alleen hun eigen reacties verwijderen mits deze nog de status ‘Nieuw’ hebben.
Let op! Reacties op een gedeeld proces met de status ‘Doorgevoerd’ of ‘Afgewezen’ zullen verdwijnen uit het venster ‘Reacties’ in de Modeler, maar ook in de Viewer wanneer het proces opnieuw gedeeld wordt. Reacties op een gepubliceerd proces met de status ‘Doorgevoerd’ of ‘Afgewezen’ zullen verdwijnen uit het venster ‘Reacties’ in de Modeler, maar ook in de Viewer wanneer het proces opnieuw gepubliceerd wordt.
Tip! Doorgevoerde reacties worden getoond in de Viewer App wanneer je bovenaan de applicatie op het sterretje achter de naam van het proces klikt. Klik vervolgens bij een versie op de tekst “Meer..” en je krijgt een overzicht van eventueel doorgevoerde reacties. Je kunt ‘Reacties’ dus perfect inzetten voor wijzigingsbeheer. Als je alle (relevante) wijzigingen opvoert als reactie en afhandelt dan kan altijd teruggekeken worden welke wijzigingen er zijn doorgevoerd ten opzichte van de vorige versie van dat proces.
Wat is een ‘Verzendlijst reactiesnotificatie’ en hoe stel ik deze in?
Het Engage Process Platform stuurt op basis van bepaalde gebeurtenissen automatisch e-mailnotificaties naar gebruikers. Dit geldt ook voor reacties. Normaliter zijn de e-mailnotificaties m.b.t. reacties steeds tussen twee gebruikers, namelijk de auteur van de reactie en de Modeler-gebruiker die deze reactie afhandelt. Je kunt er ook voor kiezen om deze e-mailnotificaties naar meer gebruikers toe te sturen, bijv. de proceseigenaar van het proces. Om dit voor elkaar te krijgen, stel je een zogeheten ‘verzendlijst reactiesnotificatie’ in. Hieronder lichten we toe hoe je dat kan doen:
- Open het proces;
- Klik op het tabblad ‘Reacties’ en druk op de knop ‘Verzendlijst reactiesnotificaties’.
- In het venster dat verschijnt, kun je gebruikers(groepen) toevoegen (of verwijderen).
- Druk op <Akkoord> als je de lijst hebt samengesteld.
Let op! We hebben het in dit artikel steeds over een proces, maar er kan ook een reactie achtergelaten worden op een gedeeld of gepubliceerd brainstormdiagram of een gedeeld overzicht.