Bij het aanmaken van een nieuw Teambord, kun je kiezen uit een aantal sjablonen. We realiseren ons ook dat sjablonen al een goede stap in de richting zijn, maar eigenlijk met wat kleine aanpassingen helemaal zouden aansluiten op uw behoefte. Nou, daar hebben we wat voor, namelijk de ‘Bordinstellingen’!
Open de Bordinstelling door bovenaan in de applicatie op het tandwiel te klikken achter de naam van het geopende Teambord.
De bordinstellingen zijn onderverdeeld in een aantal hoofdcategorieën:
- Algemeen
- Velden
- Acties*
- Taken*
- Weergaven
*De getoonde naam kan afwijken van de naam die je ziet. Dit is afhankelijk van het gekozen sjabloon bij het aanmaken van het teambord. In dit voorbeeld gebruiken we het sjabloon ‘Actielijst’.
Algemeen
Bij dit onderdeel kun je bepalen wat je wilt bijhouden op het teambord. Denk aan: acties, meldingen, verbetervoorstellen, projecten, etc. Bij het aanpassen van de namen, worden deze namen direct op diverse plaatsen in de applicatie aangepast.
Teamborden kunnen aan een of meerdere processen worden gekoppeld, zodat acties ook kunnen worden gekoppeld aan processen en/of processtappen. Je kunt hier alleen gedeelde en gepubliceerde processen selecteren. Deze (versies van) processen staan dus in de Viewer (App).
Een bord koppelen aan een (versie van een) proces dat in bewerking is en dus alleen nog in de Modeler staat? Dit kan alleen in combinatie met het gebruiken van ‘Bevindingen’ in de Modeler. Of het geopende teamboard geschikt is om in combinatie met ‘Bevindingen’ te gebruiken, wordt met een zinnetje onderaan het venster aangegeven.
Is het bord (nog) niet geschikt, klik dan op ‘Wat betekent dit?’ en er volgt een uitleg met welke aanpassingen je het bord wel geschikt maakt.
Velden
Bij dit onderdeel krijg je een overzicht te zien van alle velden die in het geopende teambord worden gebruikt. Hier kunnen velden aan worden toegevoegd door op de knop ‘Toevoegen’ te klikken of velden kunnen worden verwijderd door op het rode kruisje erachter te klikken. Sommige velden kunnen niet worden verwijderd, omdat deze verplicht aanwezig moeten zijn om de standaard functionaliteit van Teamboard te ondersteunen.
Klik op een veld om een aantal veldeigenschappen te bekijken en/of aan te passen. Zo kun je de velden die je niet kunt verwijderen wel hernoemen, zodat de naamgeving beter aansluit op uw organisatie en manier van werken. De velden vormen de basis voor het maken van een formulier.
Acties
Bij dit onderdeel kun je het formulier inrichten wat gebruikt gaat worden om informatie over, in ons voorbeeld, acties vast te leggen. Er kunnen verschillende formulieren worden aangemaakt met elk een eigen naam en andere velden op de formulieren. Klik hiervoor op de knop ‘Toevoegen’. Met het driehoekje met de punt naar beneden voor de knop ‘Toevoegen’ kun je wisselen tussen de verschillende formulieren.
Het is mogelijk om elk formulier een eigen kleur en icoon geven om zo meteen gemakkelijk het soort actie te herkennen op het teambord.
In het midden van het venster kun je aanvinken welke velden op het formulier moeten verschijnen en in welke volgorde deze moeten verschijnen. Het wijzigen van de volgorde kan met behulp van de 6 puntjes die achter het veld staan. Klik op de puntjes en verplaats het veld naar de gewenste plek.
Acties kunnen worden onderverdeeld in kleinere afzonderlijke taken. Taken hebben een eigen formulier, maar een opsomming van aanwezige taken kan ook op het formulier van de actie worden getoond. Welke kolommen daarin moeten voorkomen, kan je aan de rechterkant van het venster instellen.
Taken
Bij dit onderdeel wordt het formulier ingericht dat gebruikt gaat worden om informatie over, in ons voorbeeld, taken vast te leggen. Je kunt slechts één takenformulier ontwerpen.
Hier kunnen de naam, kleur en icoon worden gewijzigd, net zoals bij de actie, wordt bepaald welke velden en in welke volgorde op het formulier moeten verschijnen.
Weergaven
Bij dit onderdeel kan worden aangegeven welke informatie op de kaartjes wordt getoond die vervolgens op het teambord verschijnen. De kaartjes zijn een vereenvoudigde weergave van de informatie op het formulier, zodat in een oogopslag de status van de diverse acties zichtbaar blijft. Deze kaartjes kunnen eenvoudig met behulp van ‘drag-and-drop’ worden verplaatst op het bord.
Je kunt per mogelijke weergave in Teamboard de informatie op de kaartjes of overige zaken instellen. Klik bovenaan het venster naast de naam van de weergave op het driehoekje met de punt naar beneden om van weergave te wisselen.
Bij de volgende weergaven kan de informatie op de kaartjes worden ingesteld:
- Standaard
- Kanban
- Taakbord
Door het aanvinken van velden maakt wordt dit veld zichtbaar op het kaartje. Er is een maximum aantal velden dat getoond kan worden. Door op een veld te klikken, kunnen diverse instellingen van dit veld worden bepaald.
Er zijn twee weergaven die geen kaartjes hebben en dat zijn de ‘Tabel’-weergave en de ‘Kalender’- weergave. In de ‘Tabel’-weergave worden de gewenste kolommen ingesteld, en in de ‘Kalender’-weergave wordt de begindag van de week gekozen.
Activeren nieuwe bordinstellingen
Na een klik op <Akkoord> worden de nieuwe bordinstellingen geactiveerd en zal het bord opnieuw worden geladen.