Hoe kan ik zelf een Teamboard inrichten?

Met Bordinstellingen kunt u een Teambord volledig aanpassen aan de werkwijze van uw organisatie. Waar sjablonen een goede basis bieden, zorgen Bordinstellingen ervoor dat het bord écht aansluit op uw processen en behoeften.

Via de Bordinstellingen bepaalt u onder andere:

welke informatie wordt vastgelegd
hoe formulieren eruitzien
welke gegevens zichtbaar zijn op kaartjes
hoe acties, taken en weergaven zijn ingericht

Bordinstellingen openen

U opent de Bordinstellingen door bovenin de applicatie op het tandwiel-icoon te klikken, direct achter de naam van het geopende Teambord.

De Bordinstellingen zijn onderverdeeld in de volgende hoofdcategorieën:

Algemeen
Velden
Acties*
Taken*
Weergaven

* De naam van deze onderdelen kan afwijken, afhankelijk van het gekozen sjabloon bij het aanmaken van het Teambord. In dit voorbeeld wordt het sjabloon Actielijst gebruikt.

Algemeen

In het onderdeel Algemeen bepaalt u welk type informatie op het Teambord wordt bijgehouden, zoals:

acties
meldingen
verbetervoorstellen
projecten

Door deze benamingen aan te passen, worden ze direct op meerdere plaatsen in de applicatie doorgevoerd.

Koppeling met processen

Een Teambord kan aan één of meerdere processen worden gekoppeld. Hierdoor kunnen acties worden gerelateerd aan:

processen
processtappen

U kunt hier uitsluitend gedeelde en gepubliceerde processen selecteren. Deze zijn beschikbaar in de Viewer (App).

Wilt u een bord koppelen aan een proces dat nog in bewerking is (alleen beschikbaar in de Modeler)?
Dat kan alleen wanneer het Teambord geschikt is voor gebruik met Bevindingen.

Onderaan het venster ziet u een melding die aangeeft of het bord hiervoor geschikt is.
Is dit nog niet het geval, klik dan op ‘Wat betekent dit?’ voor een toelichting en concrete aanpassingen.

Velden

In dit onderdeel ziet u alle velden die binnen het Teambord worden gebruikt.

Mogelijkheden:

Velden toevoegen via de knop Toevoegen
Velden verwijderen via het rode kruisje (indien toegestaan)

Sommige velden zijn verplicht en kunnen niet worden verwijderd, omdat deze nodig zijn voor de standaardfunctionaliteit van het Teambord.

Door op een veld te klikken, kunt u de veldeigenschappen bekijken en aanpassen.
Velden die niet verwijderd kunnen worden, zijn vaak wel te hernoemen, zodat de terminologie beter aansluit bij uw organisatie.

De velden vormen samen de basis voor de formulieren binnen het Teambord.

Acties

Binnen Acties richt u de formulieren in waarmee actie-informatie wordt vastgelegd.

U kunt:

meerdere actieformulieren aanmaken
per formulier een eigen naam, kleur en icoon instellen
bepalen welke velden zichtbaar zijn en in welke volgorde

Nieuwe formulieren voegt u toe via Toevoegen.
Via het pijltje naast deze knop wisselt u tussen bestaande formulieren.

Volgorde van velden

De volgorde van velden past u aan door de zes puntjes achter een veld te gebruiken en dit te verslepen naar de gewenste positie.

Acties en taken

Acties kunnen worden onderverdeeld in taken.
Taken hebben een eigen formulier, maar u kunt er ook voor kiezen om een overzicht van taken te tonen binnen het actieformulier.

Aan de rechterzijde van het venster stelt u in:

welke taakvelden worden getoond
welke kolommen zichtbaar zijn

Taken

In dit onderdeel richt u het takenformulier in.
Er kan slechts één takenformulier worden aangemaakt.

U bepaalt hier:

naam, kleur en icoon van taken
welke velden zichtbaar zijn
de volgorde van deze velden

De werking is vergelijkbaar met het instellen van actieformulieren.

Weergaven

Bij Weergaven bepaalt u welke informatie zichtbaar is op de kaartjes van het Teambord.
Deze kaartjes geven in één oogopslag inzicht in de status van acties en kunnen via drag-and-drop worden verplaatst.

Per weergave stelt u afzonderlijk in:

welke velden op kaartjes worden getoond
aanvullende instellingen per veld

U wisselt van weergave via het pijltje naast de naam van de actieve weergave.

Weergaven met kaartjes

Standaard
Kanban
Taakbord

Er geldt een maximum aantal velden dat op een kaartje kan worden weergegeven.

Weergaven zonder kaartjes

Tabel – bepaal welke kolommen zichtbaar zijn
Kalender – stel de begindag van de week in

Nieuwe bordinstellingen activeren

Wanneer u klaar bent met het aanpassen van de Bordinstellingen, klikt u op Akkoord.

De nieuwe instellingen worden direct geactiveerd en het Teambord wordt opnieuw geladen met de bijgewerkte configuratie.