Het aanmaken van centrale tabellen voor rollen en documenten.
In dit artikel gaan we in op het gebruikmaken van centrale tabellen. Centrale tabellen zijn tabellen met daarin specifieke informatie. Deze tabellen worden beheerd in het Admin Center en kunnen worden gebruikt in een of meerdere projecten.
Hieronder enkele voordelen van het gebruikmaken van centrale tabellen:
- Bepaalde informatie hoef je maar op één plek te beheren, namelijk in het Admin Center;
- Gebruikers hoeven bepaalde informatie niet zelf in te voeren, maar kiezen gewoon uit aangeboden lijstjes, de centrale tabellen. Dat maakt het koppelen van gegevens aan processen en processtappen erg makkelijk;
- De kwaliteit van de gebruikte gegevens gaat omhoog, omdat ze altijd moeten selecteren uit een tabel en daarmee altijd de correcte benamingen voor bepaalde zaken gebruiken. Dit komt de rapportages over processen heen ook ten goede.
Hoe maak je een centrale tabel aan en hoe kun je deze informatie in de Modeler gebruiken?
Binnen het onderdeel ‘Tabellen’ van het Admin Center staan standaard de tabeltypes ‘Documenten’ en ‘Rollen’. Van deze tabeltypes kun je de eigenschappen niet aanpassen, maar er kunnen wel centrale tabellen voor worden aangemaakt.
We leggen hieronder uit hoe je een centrale tabel voor rollen kunt maken.
Voer de volgende stappen uit:
- Klik aan de linkerkant op ‘Tabellen’.
- Klik in het kader ‘Tabeltypes’ op ‘Rollen’.
- Klik in het kader ‘Tabellen’ op de knop ‘Nieuwe tabel’.
- Geef de tabel een naam en druk op <Akkoord>.
- Onderaan het scherm verschijnt de eerst, nog lege, regel van de tabel (zie hieronder):
- Vul de eerste rolnaam in. Bij het verlaten van het veld bijvoorbeeld door op <Tab> op het toetsenbord te drukken, zie je dat een volgende regel van de tabel wordt aangemaakt.
- Herhaal bovenstaande tot de tabel volledig is gevuld.
Nu willen we deze rollentabel gebruiken in de Modeler. Dat gaat als volgt:
- Start de Modeler en open een project waarin je de rollentabel wilt gebruiken.
- Klik op het tabblad ‘Tabellen’ op de knop ‘Ophalen tabel’.
- Selecteer de tabel (of tabellen) die je wilt koppelen aan het project en druk op <Akkoord>.
In het venster ‘Project’ zie je nu dat de rollentabel is toegevoegd aan de map ‘Rollen’ binnen de map ‘Tabellen’. Rollen die centraal gedefinieerd zijn, dus in een tabel staan, hebben een icoontje voor de naam van een klein poppetje met daarachter een tabel.
Lokale rollen, dus rollen die binnen het project zijn aangemaakt en alleen binnen dat project beschikbaar zijn, hebben alleen een groot poppetje voor de naam staan.
Het aanmaken van een centrale tabel voor documenten werkt op dezelfde wijze als hierboven beschreven voor rollen. Een gekoppelde documententabel wordt uiteraard in de map ‘Documenten’ getoond binnen de map ‘Tabellen’ in het venster ‘Project’.