Hoe kunnen we gebruikmaken van centrale tabellen?

Centrale tabellen zijn tabellen met vaste, herbruikbare informatie die centraal worden beheerd in het Admin Center. Deze tabellen kunnen in één of meerdere projecten worden gebruikt en zorgen voor consistente en betrouwbare gegevens binnen Engage Process.

Voordelen van centrale tabellen

Het gebruik van centrale tabellen biedt de volgende voordelen:

• Informatie hoeft slechts op één plek te worden beheerd, namelijk in het Admin Center.

• Gebruikers selecteren waarden uit vooraf gedefinieerde lijsten, in plaats van deze handmatig in te voeren.

• De datakwaliteit neemt toe doordat altijd dezelfde benamingen worden gebruikt.

• Consistente gegevens verbeteren rapportages over meerdere processen en projecten heen.

Beschikbare tabeltypes

Binnen het Admin Center zijn standaard de volgende tabeltypes beschikbaar:

• Rollen

• Documenten

De eigenschappen van deze tabeltypes zijn vast en kunnen niet worden aangepast. Het is echter wel mogelijk om binnen deze tabeltypes eigen centrale tabellen aan te maken en te beheren.

Een centrale tabel aanmaken

Onderstaand voorbeeld beschrijft het aanmaken van een centrale tabel voor rollen. Het aanmaken van een documententabel werkt op dezelfde manier.

Stappenplan

1. Open het Admin Center.

2. Klik in het linkermenu op Tabellen.

3. Selecteer onder Tabeltypes het type Rollen.

4. Klik onder Tabellen op Nieuwe tabel.

5. Geef de tabel een naam en bevestig.

6. Voeg één voor één de gewenste rollen toe.
   Na het invoeren van een waarde wordt automatisch een nieuwe regel aangemaakt.

7. Herhaal dit totdat de tabel volledig is gevuld.

De centrale rollentabel is nu aangemaakt en klaar voor gebruik in projecten.

Een centrale tabel gebruiken in de Modeler

Nadat een centrale tabel is aangemaakt, kan deze worden gekoppeld aan een project in de Modeler.

Stappenplan

1. Start de Modeler.

2. Open het project waarin je de tabel wilt gebruiken.

3. Ga naar het tabblad Tabellen.

4. Klik op Ophalen tabel.

5. Selecteer één of meerdere tabellen en bevestig.

De geselecteerde tabellen worden toegevoegd aan het project en zijn beschikbaar onder de map Tabellen.

Centrale en lokale gegevens

• Rollen of documenten die via een centrale tabel zijn toegevoegd, zijn centraal beheerd en consistent over projecten heen.

• Rollen die direct binnen een project worden aangemaakt, zijn lokaal en alleen beschikbaar binnen dat specifieke project.  

Centrale documententabellen

Het aanmaken en gebruiken van centrale tabellen voor documenten verloopt op dezelfde manier als bij rollen.
Na het koppelen worden deze tabellen weergegeven onder Documenten binnen de map Tabellen van het project.