Algemene instellingen en het instellen van de goedkeurders van processen.
In dit artikel gaan we in op het inrichten van het goedkeuren van processen. In het Admin Center kan de basis worden gelegd voor deze goedkeuring bij het onderdeel ‘Goedkeuring’.
Algemene instellingen
Bovenaan het scherm vind je twee opties die centraal bepalen hoe jullie willen dat met het goedkeuren van processen wordt omgegaan.
Met de bovenste optie kun je instellen of altijd voor alle processen goedkeuring is vereist, voordat deze ter publicatie kan worden aangeboden in de Engage Process Publisher.
Met de onderste optie kun je instellen of een gebruiker van de Engage Process Modeler zelf mag bepalen wie het proces moet(en) goedkeuren.
Let op! Goedkeurders die in het Admin Center staan ingesteld, kunnen niet door een gebruiker in de Modeler worden aangepast. Ook niet als de optie is aangevinkt dat Modeler-gebruikers dit zelf mogen bepalen. Het Admin Center is dus leidend.
Instellen goedkeurders
In het Admin Center bij het onderdeel ‘Goedkeuring’ kan per proces worden ingesteld wie het betreffende proces moet(en) goedkeuren. Je maakt hiervoor gebruik van de informatie in de kaders ‘Projecten’ en ‘Processen’.
De inhoud van het venster ‘Projecten’ is op volgorde van de aanmaakdatum van het project. Het laatst aangemaakte project staat bovenaan, omdat de kans groot is dat daarvoor nog geen goedkeurders zijn ingesteld.
De inhoud van het venster ‘Processen’ is op volgorde van de wijzigingsdatum van een proces. Het laatst gewijzigde proces binnen een proces staat bovenaan, omdat de kans groot is dat daarvoor nog geen goedkeurders zijn ingesteld.
Het instellen van goedkeurders gaat als volgt:
- Ga naar het Admin Center.
- Klik op het onderdeel ‘Goedkeuring’.
- Klik in het kader ‘Projecten’ op het project waarvan je de goedkeurders van processen wilt instellen.
- Klik in het kader ‘Processen’ op het proces waarvan je de goedkeurder(s) wilt instellen en druk op de knop ‘Bewerk goedkeurders’ bovenaan het kader.
- Klik op de groep(en) of gebruiker(s) die dit proces moeten goedkeuren en klik op <Akkoord>.
- Als je een groep hebt geselecteerd kun je nu in de kolom ‘Aantal goedkeurders’ per groep instellen hoeveel gebruikers binnen die groep moeten goedkeuren als er meer dan één gebruiker in de groep zit.
- Klik tot slot op <Akkoord>.
De geselecteerde goedkeurders ontvangen een e-mailnotificatie dat zij voor een proces als goedkeurder zijn aangewezen.
Tip! Met de toetsen <Ctrl> en/of <Shift> kunnen meerdere processen tegelijk worden geselecteerd, zodat in één keer voor die processen dezelfde goedkeurders kunnen worden toegewezen.
Let op! De lijst van goedkeurders waaruit gekozen kan worden, wordt gevormd op basis van welke groepen en gebruikers de rol van ‘Goedkeurder’ toegekend hebben gekregen bij het onderdeel ‘Gebruikers & groepen’ in het Admin Center.
Let op! Een gebruiker krijgt niet automatisch op gebruikersniveau de rol ‘Goedkeurder’ toegekend wanneer de gebruiker lid is van een groep die de rol ‘Goedkeurder’ toegekend heeft gekregen. Geef de gebruiker op gebruikersniveau de rol ‘Goedkeurder’ als het nodig is dat de gebruiker ook zelf geselecteerd kan worden als goedkeurder.