Hoe maak een bord aan? Hoe open ik een bestaand bord? Wat zijn sjablonen?
Hoe maak ik een nieuw Teambord aan?
Na de allereerste keer starten van Teamboard zie je in eerste een groot wit vlak. Er is namelijk nog geen bord aangemaakt om te openen.
Voor het aanmaken van nieuwe borden heb je als gebruiker de rol ‘Teambord aanmaken’ nodig. Alleen met deze rol zul je na het klikken op de menu-knop linksboven (ook wel het “hamburger-menu” genoemd) de optie Nieuw bord te zien krijgen. Zie je deze optie niet? Neem dan contact op met de beheerder van Engage Process binnen jullie organisatie.
Om een nieuw bord aan te maken, klik je op Nieuw bord. Er verschijnt een menu waarin je kunt kiezen uit de volgende mogelijkheden:
- Gebruik een van de beschikbare sjablonen(zie hieronder voor een toelichting op de aanwezige sjablonen);
• Gebruik een van de al aanwezige borden als sjabloon.
In de dialoog die verschijnt, voer je de gewenste naam in en je drukt op Akkoord.
Er wordt nu een nieuw bord aangemaakt. Het wordt automatisch geopend in de ingestelde standaardweergave. Je kunt nu beginnen met het toevoegen van werk-items aan dit bord.
Standaard ben je de enige gebruiker met toegang tot dit bord. Als je dit bord wilt delen met andere gebruikers doe je dit door het aanpassen van de autorisatie.
Een bord is helemaal naar eigen inzicht en eisen/wensen in te delen en aan te passen met behulp van het aanpassen/aanvullen van de bordinstellingen.
Sjablonen
Voor het aanmaken van een nieuw bord kan worden gekozen uit een van onderstaande sjablonen. Een sjabloon zorgt ervoor dat het nieuwe bord al een logische set van velden en formulieren bevat, zodat je niet helemaal blanco begint.
Hieronder een korte toelichting per sjabloon:
- Procesverbeterbord (i.c.m. bevindingen in de Engage Process Modeler)
Dit bord bevat velden en formulieren om problemen die opgelost moeten worden en ideeën tot verbetering te registreren. Velden als: “Haalbaarheid” (van de oplossing) en “Verbetersuggestie” komen hierin voor.
- Verbeterbord
Zie hierboven, maar dan zonder de mogelijkheid om bevindingen vanuit de Modeler te kunnen versturen naar dit bord.
- Actielijst
Dit is het meest simpele bord om acties en eventueel onderliggende taken te registreren. Dit bord heeft een minimale set van gegevens, waaronder: ‘Toegewezen aan’ en ‘Korte omschrijving’ en slechts een formulier.
- Auditbord
Dit bord bevat velden en een formulier voor de (interne) auditor binnen de organisatie. De auditor kan hier eventueel geconstateerde non-conformiteiten registreren en de afhandeling van de taken die ervoor moeten zorgen om deze weg te werken.
- Supportbord
Dit bord bevat velden en formulieren voor het registreren van fouten, wensen en vragen. Dit bord zou bijv. door applicatiebeheerders gebruikt kunnen worden.
- Foutenregistratie
Zie hierboven, maar dan alleen voor het registreren van fouten en wensen.
- Evenementplanner
Dit bord bevat velden en een formulier voor het registreren van evenementen. Velden als: “Locatie” en “Spreker(s)” komen hierin voor.
TIP!
Mocht je toch met een “blanco” bord willen beginnen dan raden we aan dat je voor het sjabloon ‘Actielijst’ kiest. Dit is het meest eenvoudige sjabloon waarbij eventueel het minste verwijderd of aangepast hoeft te worden om uw totaal eigen bord te maken.
Hoe open ik een bestaand Teambord?
Wanneer Teamboard wordt gestart, zal deze altijd het laatst gebruikte bord automatisch openen. Uiteraard kun je ook een ander bord openen. Klik hiervoor helemaal linksboven op het “hamburger”-icoon en selecteer:
- Recent bord, om een overzicht te zien van de meest recent gebruikte borden. Klik op een bord om deze te openen.
- Alle borden, om een overzicht te zien van alle borden waarvoor jij als gebruiker geautoriseerd bent om ze te openen. Klik op een bord om deze te openen.