Uitleg processtappen, uitleg indicatoren, proces- en processtapweergave
In de Viewer kun je naar gedeelde/gepubliceerde processen kijken. Deze processen bestaan uit een reeks van iconen met eventuele kleine indicatoren erbij en diverse omschrijvingen en andere gekoppelde informatie.
In Engage Processen lees je de processen altijd van links naar rechts.
Uitleg processtappen
Processen die gemodelleerd zijn in Engage Process bestaan uit een reeks van iconen. Hieronder worden de meest gebruikte standaardiconen toegelicht.
Activiteiten:
Binnen een proces worden o.a. activiteiten beschreven. Activiteiten zijn handelingen die door een mens of machine worden uitgevoerd. Hieronder vind je de standaardactiviteiten die binnen Engage Process beschikbaar zijn:
- Automatisch: een activiteit uitgevoerd door een computer/machine. Er komt dus geen menselijk handelen bij kijken. Dat is dan ook de reden dat er geen rol aangekoppeld kan worden.
- Beslissing: zie hieronder bij ‘Navigatie’.
- Computer: een activiteit uitgevoerd door een persoon die ondersteund wordt door een applicatie op een computer.
- Handmatig: een activiteit uitgevoerd door een persoon waarbij geen gebruik wordt gemaakt van een computer/machine of een ander hulpmiddel.
- Internet: een activiteit uitgevoerd door een persoon waarvoor het internet geraadpleegd moet worden. Dit icoon is eigenlijk een verbijzondering van de activiteit ‘Computer’.
- Overig: een activiteit uitgevoerd door een persoon. Dit icoon wordt gebruikt als een van de andere iconen de “lading niet dekt”.
- Teamwerk: een activiteit uitgevoerd door meerdere personen met verschillende disciplines.
- Telefoon: een activiteit uitgevoerd door een persoon waarbij gebruikgemaakt wordt van een telefoon.
- Vergadering: een activiteit uitgevoerd door meerdere personen met dezelfde of verschillende disciplines waarbij overleg over het werk plaatsvindt.
Navigatie:
Binnen een proces kunnen stappen voorkomen die invloed hebben op hoe het proces loopt. Dit kan een afsplitsing zijn binnen het proces of een moment waarop een proces even stilstaat. Hieronder vind je een korte toelichting op de standaard stappen m.b.t. dit punt binnen Engage Process:
- Beslissing: een activiteit uitgevoerd door een persoon die leidt tot een afsplitsing in het proces. Iemand binnen de organisatie bepaalt dus welke procestak hierna wordt gevolgd. Voorbeeld: iemand moet o.b.v. informatie een go/no go beslissing nemen wat resulteert in het volgen van een specifieke procestak, of n.a.v. een voorraadcontrole blijkt er wel of niet genoeg voorraad te zijn. Er is hier sprake van een of/of-situatie. Oftewel, slechts één van de procestakken na de beslissing wordt doorlopen.
- Keuze: een afsplitsing in het proces o.b.v. een feit. Dit kan zijn dat er in de activiteit voorafgaand aan de keuze of nog eerder in het proces input is gekomen die bij een keuze bepaalt welke procestak er gevolgd moet worden. Voorbeeld: afhankelijk van de hoogte van een ontvangen factuur, namelijk hoger of lager dan €25.000,- moet er een andere procestak worden gevolgd. Ligt het bedrag erboven dan kan het zijn dat voor het uitbetalen er minimaal 4-ogen naar gekeken moeten hebben om fraude te voorkomen. Er is hier sprake van een of/of-situatie. Oftewel, slechts één van de procestakken na de keuze wordt doorlopen.
- Parallel: een afsplitsing van het proces, waarbij de werkzaamheden in de uitgaande procestakken tegelijkertijd plaatsvinden. Er is hier sprake van een en/en-situatie. Oftewel, alle procestakken na de parallel worden tegelijkertijd doorlopen.
- Wachtmoment: een moment in het proces waar niets wordt gedaan of wordt gewacht tot een bepaald moment.
Structuur:
Processen kunnen al snel groot en onoverzichtelijk worden. De behoefte om te groeperen en gelaagd te modelleren ontstaat dan ook al vrij snel. Hieronder een korte toelichting op de processtappen die het groeperen van iconen mogelijk maken:
- Fase: een groepering van processtappen die een fasering vormen. Door te dubbelklikken op het icoon kan de inhoud van de fase worden bekeken.
- Proceskoppeling: een verwijzing naar een ander proces. Het proces gaat verder na het icoon van de proceskoppeling wanneer het gekoppelde proces is afgerond. Door te dubbelklikken op het icoon kan de inhoud van de proceskoppeling worden bekeken.
- Subproces: een groepering van processtappen die logischerwijs bij elkaar horen. Door te dubbelklikken op het icoon kan de inhoud van het subproces worden bekeken.
Uitleg indicatoren
Bij processtappen kunne kleine icoontje, genaamd indicatoren, worden getoond. Deze indicatoren geven aan dat er bepaalde informatie is vastgelegd bij de processtap. Hieronder vind je een toelichting van de mogelijke indicatoren:
- Document (blauw): er is een document gekoppeld aan de processtap.
- Notitieblok (geel): er is een omschrijving achtergelaten bij de processtap. Deze is zichtbaar in het paneel ‘Omschrijving’.
- Notitieblok (groen): er is een opmerking achtergelaten bij de processtap. Deze is zichtbaar in het paneel ‘Omschrijving’ onder het kopje ‘Opmerkingen’.
- Tekstballon (roze): er is een aantekening achtergelaten bij de processtap. Deze is zichtbaar in het paneel ‘Omschrijving’ onder het kopje ‘Aantekeningen’.
- Tekstballon (lichtblauw): er is een reactie achtergelaten bij de processtap. Deze is zichtbaar in het paneel ‘Reacties’.
Proces- en processtapweergave
Binnen Engage Process kan er informatie worden vastgelegd op procesniveau of op processtapniveau. Zodra je een proces opent, vind je in de vensters aan de rechterkant de informatie op procesniveau. Klik je eenmaal op een processtap dan vind je de informatie over de geselecteerde processtap in de vensters aan de rechterkant. Wil je daarna de informatie op procesniveau zien, klik dan op de witte achtergrond van het proces.
Tip!
- Dubbelklik op de witte achtergrond van het proces om de vastgelegde informatie op procesniveau naast elkaar te zien i.p.v. achterelkaar in de vensters rechts.
- Dubbelklik op een processtap van het proces om de vastgelegde informatie op processtapniveau naast elkaar te zien i.p.v. achterelkaar in de vensters rechts.