Mappenstructuur, overzichten en het testen van de navigatie.
In dit artikel gaan we in op het daadwerkelijk inrichten van het processenhandboek, de Viewer. Om gepubliceerde processen zo gestructureerd mogelijk aan te bieden, zodat het vinden van een proces of groep van processen een fluitje van een cent is, kan in de Publisher een mappenstructuur worden aangemaakt die in de Viewer zichtbaar is.
Aanvullend op de mappenstructuur kunnen ook overzichten worden gemaakt die het navigeren naar een proces of groep van processen nog makkelijker maakt.
Mappenstructuur
Het aanmaken van een mappenstructuur doe je in het venster ‘Publicatie’. Klik met je rechtermuisknop op de witte achtergrond en kies de optie ‘Nieuwe map’. Je kunt ook op het tabblad ‘Start’ de kno ‘Nieuwe map’ vinden.
Wil je een map binnen een andere map plaatsen dan kan dat op een aantal verschillende manieren:
- Je maakt de map eerst op hetzelfde niveau aan en je verplaatst deze nieuwe map door je linkermuisknop ingedrukt te houden naar de map waar je hem in wilt hebben en je laat vervolgens je muisknop los.
- Je klikt met je rechtermuisknop op de map waar je de nieuwe map in wilt hebben en je selecteert de optie ‘Nieuwe map’.
- Je selecteert de map waar je de nieuwe map in wilt hebben en je klikt op het tabblad ‘Start’ op de knop ‘Nieuwe map’.
Let op!
- Als je een onderliggende map weer op het allerhoogste niveau wilt plaatsen, pak de map dan op en laat deze dan helemaal onderaan het venster ‘Publicatie’ op de witte achtergrond los.
- Gebruikers zien in de Viewer alleen maar dat stuk van de mappenstructuur waar ook daadwerkelijk diagrammen staan die zij mogen zien.
Tip!
- Mocht je dezelfde mappenstructuur willen hebben als de mappenstructuur binnen een project in de Modeler dan kun je deze per hoofdmap m.b.v. ‘kopiëren’ in het venster ‘Project’ in de Modeler deze map en alle onderliggende mappen binnen deze map weer plakken in het venster ‘Publicatie’ in de Publisher. Herhaal dit voor de overige mappen op het hoofdniveau.
Hoe maak ik een overzicht?
Het aanmaken van een overzicht kan op een paar manieren. Je kunt op het tabblad ‘Start’ op de knop ‘Nieuw overzicht’ klikken of met je rechtermuisknop ergens in het venster ‘Ter beoordeling’ klikken en dan de optie ‘Nieuw overzicht’ kiezen.
Nadat je het overzicht een naam hebt gegeven, verschijnt er een werkblad in beeld en bovenaan een tabblad ‘Diagram’. Op dit tabblad vind je alles wat je nodig hebt om een overzicht op te bouwen. Je klikt op een figuur op het tabblad ‘Diagram’ en deze verschijnt dan op het werkblad. Je kunt het figuur verplaatsen en groter/kleiner maken.
Zodra je een figuur toevoegt of selecteert, vind je in het venster ‘Eigenschappen’ aan de rechterkant van de applicatie allerlei zaken waarmee je het uiterlijk van het figuur kan aanpassen. Je vindt dit terug in de categorieën: Lettertype, Tekst en Figuur.
Met de knop ‘Afbeelding’ kun je afbeeldingen uploaden in Engage Process en deze dan toevoegen aan een overzicht. Dit kan bijv. het logo van je organisatie zijn of een mooie foto die als achtergrond kan dienen.
Zodra je een afbeelding toevoegt of selecteert, vind je in het venster ‘Eigenschappen’ aan de rechterkant van de applicatie allerlei zaken waarmee je het uiterlijk van de afbeelding (voor een deel) kan aanpassen. Je vindt dit terug in de categorieën: Afbeelding en Figuur.
Met een combinatie van figuren en afbeeldingen kun je elk gewenst overzicht bouwen.
Tip!
Geef het overzicht de uitstraling van de website of het intranet van de organisatie, zodat de medewerker het gemakkelijk herkent en zich snel wegwijs kan maken in de structuur.
Hoe koppel ik een diagram, map en/of overzicht aan een figuur?
Overzichten worden gebruikt voor het gemakkelijk navigeren naar een, enkele of een groep van processen. Figuren en afbeeldingen die je op een overzicht hebt geplaatst, kun je aanklikbaar maken, zodat er na het klikken op het figuur iets anders wordt getoond. Dit kan zijn:
- een of enkele proces- of brainstormdiagrammen;
- een of enkele andere overzichten;
- een of enkele documenten;
- de complete inhoud van een of enkele mappen;
- een combinatie van alle bovenstaande mogelijkheden.
Het koppelen gaat als volgt:
- Selecteer het figuur of de afbeelding door erop te klikken en klik in het ‘Eigenschappen’-venster rechts in de categorie ‘Koppelingen’ op het vierkantje achter ‘Documenten’ voor het koppelen van een document en op ‘Diagrammen’ voor processen, brainstorms, overzichten en/of mappen.
- Selecteer in het venster dat verschijnt wat je wilt koppelen en klik op <Akkoord>.
- Klik eventueel wéér op ‘Toevoegen’ als je nog iets wilt koppelen.
Test navigatie
Voordat je overzichten publiceert en daarmee beschikbaar maakt in de Viewer wil je misschien eerst toch even controleren of e.e.a. goed werkt. De Publisher bied je de mogelijkheid om de navigatie te testen. Dit gaat als volgt:
- Open het overzicht van waaruit je de navigatie wilt testen door dubbel te klikken op de naam van het overzicht.
- Klik nu op het tabblad ‘Start’ op de knop ‘Test navigatie’.
- Er verschijnt een venster in beeld met daarin het overzicht waarop je op de figuren en/of afbeeldingen kunt klikken om te testen of na het klikken de juiste inhoud wordt getoond.
Tip!
Wat we regelmatig tegenkomen, is dat de afdeling ‘Communicatie’ binnen de organisatie van de klant al een hele mooie plaat heeft gemaakt dat als een startpagina zou kunnen dienen. Importeer deze afbeeldingen dan en plaats het op een overzicht. Om de verschillende vlakken/figuren/iconen op die afbeelding aanklikbaar te maken, plaats je een van de standaardfiguren op het tabblad ‘Diagram’. Plaats dit figuur boven het deel van de afbeelding dat je aanklikbaar wilt maken en zorg dan in het venster ‘Eigenschappen’ ervoor dat het figuur géén vulkleur heeft en geen lijnkleur.
Je plaatst dus als het ware een “onzichtbaar” figuur over de afbeelding, zodat het toch aanklikbaar is en iets anders geopend kan worden.