Hoe kan ik de rol van "goedkeurder" aan iemand toekennen?
Om de rol Goedkeurder toe te kennen aan een groep of gebruiker opent u Engage Process Admin Center en kiest u voor Gebruikers & Groepen. Vervolgens selecteert u een gebruiker of groep en kiest voor Toevoegen/verwijderen rechts bij de Rollen. De volgende dialoog verschijnt:
Selecteer de rol Goedkeurder en kies Akkoord. Merk op dat een groep die deze rol toegewezen krijgt altijd gebruikers moet bevatten.
Elke gebruiker die behoort tot een groep met de rol Goedkeurder en elke gebruiker met de rol Goedkeurder kan de kwaliteitscontrole uitvoeren op een proces en deze uiteindelijk goedkeuren of afwijzen. Echter, de verdeling van gebruikers in de Goedkeurder groepen is hier heel belangrijk:
Als een Goedkeurder groep is toegewezen door de Gebruikersbeheerder of modelleerder voor de kwaliteitscontrole van een bepaald proces betekent dit dat alle leden van deze groep hierover een besluit moeten nemen. Het proces is pas goedgekeurd als alle leden van deze groep het hebben goedgekeurd.
De Gebruikersbeheerder of modelleerder kan een of meer groepen en/of gebruikers met de rol Goedkeurder toewijzen als goedkeurder van een bepaald proces. In dit geval moeten alle toegewezen gebruikers en alle leden van de toegewezen groepen hierover besluiten.
Een gebruiker die lid is van een Goedkeurder groep maar zelf niet direct de rol Goedkeurder heeft kan ook niet individueel worden toegewezen als goedkeurder van een proces. Het is daarom belangrijk dat de Goedkeurder groepen zorgvuldig worden samengesteld. Een goed gebruik hiervoor is om een Goedkeurder groep samen te stellen voor elke logische groepering/categorie van processen, zodanig dat het direct duidelijk is welke groepen moeten toegewezen aan welke processen.
Hoe verwijder ik de rol van goedkeurder?
Om de rol Goedkeurder toe te kennen aan een groep of gebruiker opent u Engage Process Admin Center en kiest u voor Gebruikers & Groepen. Vervolgens selecteert u een gebruiker of groep en kiest voor Toevoegen/verwijderen rechts bij de Rollen. Haal in de dialoog die verschijnt het vinkje bij Goedkeurder weg en kies Akkoord.
Als u de rol verwijdert van een groep of gebruiker die al is toegewezen als goedkeurder voor een of meer processen krijgt u hier een waarschuwing. In deze waarschuwing ziet u ook alle processen waar deze gebruiker al aan is toegewezen.
Als er processen zijn die op dit moment al wachten op goedkeuring en dus wachten op een goedkeuring/beoordeling door de betrokken gebruiker of groepslid dan krijgt u ook een waarschuwing.
Als alle goedkeurders die toegewezen zijn aan een proces al hebben goedgekeurd met uitzondering van de persoon waarvan de rol nu verwijdert wordt, dan krijgt dit proces automatisch de status Goedgekeurd.
Hoe wijzig ik de leden van goedkeuringsgroepen?
Om de leden van een groep met rol Goedkeurder te wijzigen opent u Engage Process Admin Center en kiest u voor Gebruikers & Groepen. Vervolgens selecteert u de groep met de rol Goedkeurder en kiest voor Toevoegen/verwijderen rechts bij de Groepsleden. In de dialoog die verschijnt kunt u gebruikers toevoegen of verwijderen als groepslid.
Let op: Het is niet mogelijk om alle gebruikers te verwijderen uit een groep met deze rol.
Als er momenteel processen Ter Goedkeuring wachten op een goedkeuring door leden van deze groep dan worden nieuwe groepsleden (gebruikers) automatisch toegewezen als goedkeurder van deze processen. Er verschijnt hiervoor een extra waarschuwing.
Als er momenteel processen Ter Goedkeuring wachten op een goedkeuring door leden van deze groep dan worden de verwijderde groepsleden (gebruikers) automatisch verwijderd als goedkeurder van deze processen. Er verschijnt hiervoor een extra waarschuwing.
Als alle goedkeurders die zijn toegewezen aan een proces al hebben goedgekeurd, m.u.v. de gebruiker die wordt weggehaald uit de groep met rol Goedkeurder dan worden deze processen automatisch goedgekeurd. Dit betekent dat als u gebruikers binnen een Goedkeurder groep wilt inwisselen voor andere gebruikers u eerst de nieuwe gebruikers moet toevoegen en pas daarna de oude gebruikers moet weghalen als groepslid om onverwachte goedkeuring te voorkomen.
Hoe verwijder ik gebruikers en groepen met een goedkeuring rol?
Omdat een groep met rol Goedkeurder niet leeg mag zijn kunt u een dergelijke groep niet zomaar verwijderen. U dient deze eerst leeg te maken. Echter is het leegmaken van een groep met rol Goedkeurder niet toegestaan. De juiste volgorde voor het verwijderen van een dergelijke groep is dus:
• Verwijder de rol Goedkeurder van de groep
• Maak de groep leeg
• Verwijder de groep.
Als u probeert om een gebruiker met rol Goedkeurder te verwijderen krijgt u dezelfde waarschuwing als bij het verwijderen van de rol Goedkeurder van deze gebruiker.
Goedkeurders instellen
Als een van de processen die geselecteerd is om ter goedkeuring voor te leggen nog geen goedkeurders toegewezen heeft gekregen door de Gebruikersbeheerder zal er gevraagd worden dit nu te doen. De volgende dialoog verschijnt.
U kunt hier alleen het recht Goedkeuren toekennen. Echter, elke gebruiker met het recht Goedkeuren krijg ook automatisch het recht Toevoegen reacties (hier niet getoond) zodat hij ook reacties kan geven op de processen ter goedkeuring.
Kies hier voor Toevoegen gebruiker/groep. Vervolgens verschijnt er een dialoog met alleen gebruikers en groepen met de rol Goedkeurder. Hier kunt u een selectie maken en deze toevoegen.