In deze handleiding worden termen en woorden gebruikt die misschien niet meteen duidelijk zijn. Onder het kopje ‘Basisbegrippen’ zullen we deze termen/woorden kort uitleggen.
Daarnaast wordt er uitleg gegeven over het uiterlijk van de applicatie en hoe deze eventueel naar eigen voorkeur is aan te passen.
Om snel naar een bepaald onderdeel van de pagina te gaan, klik op de hyperlink hieronder:
BasisbegrippenWerkruimte
Hoe gebruik ik de werkruimte in de viewer?
Basisbegrippen:
- Werkruimte: hier wordt de indeling van de applicatie zelf mee bedoeld. Met name de zichtbaarheid en plek van de diverse vensters.
- Menu-knop: dit is ons logo helemaal linksboven in de applicatie (zie hieronder). Hiermee wordt het hoofdmenu van de applicatie geopend.
- Wafelmenu(-icoon): dit zijn de 3x3 kleine vierkantjes helemaal rechtsboven in de applicatie (zie hieronder). Klik hier op om een andere module van Engage Process te starten. We noemen dit ook weleens de App Switcher in goed Nederlands.
- Diagram: dit is de verzamelnaam voor processen, brainstorms en overzichten.
- Kruisverwijzingen: hier worden rapportage mee bedoeld. Dit kunnen daadwerkelijke kruisverwijzingen zijn, maar ook complexere rapportages. In de regel kun je over bijna alles rapporteren.
- Rapportage: hier worden twee verschillende dingen mee bedoeld in de Viewer, namelijk:
- Een procesrapport, waarbij je het procesdiagram en gegevens die vastgelegd zijn bij het proces en de processtappen kan exporteren naar PDF of Word. Je krijgt dan een procesbeschrijving in documentvorm.
- Een standaard aanwezige of een door jezelf gemaakte rapportage waarmee bepaalde informatie uit het systeem kan worden opgevraagd.
Werkruimte:
De werkruimte van de Viewer (zie hieronder) bestaat uit een aantal onderdelen. Sommige van deze onderdelen kun je tevoorschijn halen of juist verbergen, maar de werkruimte van de Viewer is verder redelijk statisch.
Boven:
Aan de bovenkant van de applicatie vind je helemaal links de Menu-knop (het logo van Engage Process) met daarachter allerlei opties en vind je rechts een vraagteken met daarachter toegang tot het Kenniscentrum en de mogelijkheid om contact op te nemen met onze Support-afdeling. Helemaal rechts vind je het wafelmenu met daarachter de mogelijkheid om een andere module van Engage Process te starten.
Linksboven vind je allerlei mogelijkheden om bepaalde informatie wel/niet zichtbaar te maken of het proces op een andere manier weer te geven.
Wanneer je linksboven op de Menu-knop klikt, opent een venster met allerlei opties, maar ook met enkele navigatiemogelijkheden. Linksboven in het hoofdmenu staan de categorieën waarin de processen zijn ingedeeld. Afhankelijk van jullie abonnementsvorm vind je hier 1, 2 of, zoals hieronder, 3 opties, namelijk:
- Selecteer je ‘Gepubliceerd’ dan krijg je de gepubliceerde diagrammen te zien die vaak zijn onderverdeeld m.b.v. een mappenstructuur.
- Selecteer je ‘Gedeeld dan krijg je de gedeelde diagrammen te zien.
- Selecteer je ‘Ter goedkeuring’ dan krijg je de nog goed te keuren diagrammen te zien.
Rechtsboven in het hoofdmenu vind je een overzicht van de diagrammen per gekozen categorie, zoals hierboven uitgelegd. Bij gepubliceerde processen kunnen de processen ook zijn onderverdeeld in een mappenstructuur. Er kan bovenaan met behulp van het zoekveld snel naar diagrammen gezocht worden.
Onder:
Aan de onderkant van de applicatie kunnen een aantal vensters staan, namelijk:
- Omschrijving:
In dit venster komt de inhoud van het veld ‘Omschrijving’ die in de Modeler is ingevuld. Ook de inhoud van de velden ‘Opmerkingen’ en ‘Aantekeningen’ wordt in dit venster geplaatst.
- Documenten:
In dit venster staan de (werkende linkjes van) gekoppelde documenten genoemd.
Rechts:
Aan de rechterkant van de applicatie kunnen drie vensters worden getoond.
- Reacties:
In dit venster zijn de achtergelaten reacties zichtbaar en kun je een nieuwe reactie toevoegen.
- Eigenschappen:
In dit venster vind je een aantal eigenschappen van het proces of van de geselecteerde processtap.
- Geschiedenis:
In dit venster vind je de versiehistorie van het geopende diagram met eventueel ook de doorgevoerde reacties per versie.
Hoe gebruik ik de werkruimte in de viewer?
De Viewer van Engage Process biedt gebruikers de mogelijkheid om hun werkruimte naar eigen voorkeur in te stellen. Er zijn drie verschillende weergave-opties: Standaard, Gedetailleerd en Compact. Elke indeling heeft zijn eigen voordelen, afhankelijk van hoe jij met processen werkt.
Hoe stel je de werkruimte in?
1. Klik linksboven op het Engage-logo
2. Kies voor Instellingen linksonder
3. Navigeer naar de knop Werkruimte
Beschikbare indelingen:
Standaard:
In de standaardindeling staan de vensters Omschrijving, Opmerkingen en Documenten onderaan de applicatie. De vensters Reacties en Eigenschappen staan aan de rechterkant.
Deze indeling geeft een evenwichtige verdeling van informatie en ruimte.
Gedetailleerd:
In deze gedetailleerde indeling staan alle panelen onderaan. Ideaal voor gebruikers die overzicht willen houden in één horizontaal vlak.
Compact:
In de compacte indeling staan alle panelen op elkaar aan de rechterkant. Geschikt voor wie verticaal wil werken of een kleiner scherm gebruikt.
Aanpassen van paneelgroottes
Naast het kiezen van een werkruimte-indeling, biedt de Viewer van Engage Process ook de mogelijkheid om de panelen handmatig aan te passen in grootte. Je kunt de panelen eenvoudig groter of kleiner maken door de randen te verslepen. De applicatie onthoudt deze aanpassingen en slaat ze automatisch op, zodat jouw persoonlijke voorkeuren bewaard blijven bij een volgend bezoek.
Tip!
Dubbelklik op de witte achtergrond als je een proces voor je ziet om ook alle informatie van de vensters Omschrijving, Documenten, Reacties en Eigenschappen naast elkaar te zien.