Om de huidige status van de processen te zien die zijn voorgelegd ter goedkeuring kiest u voor Overzichten in de groep Delen & Publiceren van tab Samenwerken. Kies vervolgens voor Processen ter goedkeuring. De volgende dialoog verschijnt:
Alleen de statussen Ter goedkeuring voorgelegd, Goedgekeurd, Voorwaardelijk goedgekeurd en Afgewezen worden hier getoond. Er kan maar een versie van een proces bestaan dat status Ter goedkeuring voorgelegd, Voorwaardelijk goedgekeurd of Afgewezen heeft. Als een proces is Goedgekeurd kan er een andere versie van het proces worden aangeboden. Het is dus wel mogelijk dat meerdere versies van hetzelfde proces in dit overzicht staan (zie Van aanvraag tot levering hierboven).
Kies voor Openen om deze versie te bekijken. Kies voor Goedkeuring afbreken om de hele goedkeuringsprocedure te beëindigen. Dit is alleen mogelijk voor processen in de status Ter goedkeuring voorgelegd.
Als een proces de status Afgewezen of Voorwaardelijk goedgekeurd heeft dan zal de knop Goedkeuring afbreken worden vervangen door een knop Archiveren. Dit is om deze versie handmatig te archiveren. Voor processen met status Voorwaardelijk goedgekeurd betekent dit dat deze niet langer kunnen worden aangeboden voor publicatie.
Gebruik de knop Toon resultaten om de individuele opmerkingen per goedkeurder te zien:
Alleen goedkeurders worden hier getoond. Deze zijn of direct toegewezen of ze zijn lid van een groep die is toegewezen. In de afbeelding hierboven is de zien dat de tweede goedkeurder Voorwaardelijk heeft goedgekeurd met de aanname dat de modelleerder zijn opmerkingen nog verwerkt.
Als een modelleerder deze goedkeurders zelf heeft toegewezen kan hij/zij ze hier ook aanpassen. Dit kan niet meer voor processen die al de status Goedgekeurd hebben.
Gebruik de knop Goedkeurders wijzigen om de toegewezen goedkeurders aan te passen. Merk op dat als alle goedkeurders al hebben goedgekeurd behalve goedkeurders die op dat moment verwijderd worden de status automatisch zal worden veranderd naar Goedgekeurd.
Hoe werkt het goedkeuringsautorisatie overzicht?
Om het overzicht te bekijken met de informatie wie welk proces moet goedkeuren gebruikt u eerst de knop Overzicht autorisatie in de groep Autorisatie van tabblad Samenwerken en vervolgens voor Goedkeuring. De volgende dialoog verschijnt:
Dit overzicht toont een kolom voor elk proces waaraan goedkeurders zijn toegewezen door de modelleerder of de Gebruikersbeheerder. De tweede rij in deze tabel wordt gebruikt om te tonen wie de goedkeurders heeft toegewezen voor dit proces. Alle overige rijen tonen de individuele toegewezen goedkeurders, dus gebruiker en groepen.
Als een gebruiker of groep is toegewezen als goedkeurder van een bepaald proces wordt in de betreffende cel van de tabel de tekst Goedkeuren geplaatst. Als een een gebruiker dit recht heeft omdat dit niet direct aan hem is toegewezen maar omdat hij lid is van een toegewezen groep dan wordt deze tekst schuin gedrukt getoond.
Als modelleerder kunt u alleen de toegewezen goedkeurders wijzigen voor de processen met Modeler in de tweede regel. Dit kunt u doen op het moment van voorleggen ter goedkeuring van dit proces ov vanuit het Goedkeuringsoverzicht.
Gebruik de knop met het Microsoft Excel logo om dit overzicht te exporteren.
Wat zijn Versiestatussen?
Het volgende schema toont de mogelijke statussen van procesversies en de mogelijke statusovergangen m.b.t. de goedkeuring.
De versie met status Gemodelleerd kan direct worden Aangeboden voor publicatie, maar alleen als niet is ingesteld dat alle processen in de organisatie goedkeuring vereisen. Deze aangeboden versie kan vervolgens worden Afgewezen of Gepubliceerd door een publicatiebeheerder in de Engage Process Publisher.
De Gemodelleerde versie kan worden voorgelegd ter goedkeuring en verstuurd worden naar de Engage Process Viewer als een versie Ter goedkeuring. Deze goedkeuringsprocedure kan worden Afgebroken door de modelleerder wat de status zal veranderen van Ter goedkeuring naar Gearchiveerd.
Een goedkeurder kan m.b.v. de Engage Process Viewer de status wijzigen van Ter goedkeuring naar Afgewezen (merk op dat Afgewezen door een goedkeurder niet hetzelfde is als Afgewezen door een publicatiebeheerder).
Als alle toegewezen goedkeurders een versie hebben goedgekeurd wordt deze verstuurd naar de Engage Process Publisher met status Goedgekeurd en kan van daaruit worden gepubliceerd.
Als minimaal een van de goedkeurders heeft gekozen voor voorwaardelijke goedkeuring en de andere goedkeurders hebben - al dan niet voorwaardelijk - goedgekeurd zal de status worden gewijzigd naar Voorwaardelijk goedgekeurd. Dit geeft de modelleerder de mogelijkheid om een nieuwe versie van het proces direct aan te bieden voor publicatie. Deze versie krijgt dan direct status Goedgekeurd en kan worden gepubliceerd door de publicatiebeheerder. De oudere versie met status Voorwaardelijk goedgekeurd krijgt op dat moment de status Gearchiveerd.
Een goedkeurder die een versie heeft afgewezen of voorwaardelijk heeft goedgekeurd kan nog van gedachten veranderen en het proces toch goedkeuren.
Er kan maar een versie bestaan die of status Ter goedkeuring of Voorwaardelijk goedgekeurd of Afgewezen heeft. Het voorleggen ter goedkeuring van een proces is alleen mogelijk als er op dat moment geen andere versie van het proces bestaat met status Ter goedkeuring of Voorwaardelijk goedgekeurd.
Als er een versie bestaat met status Afgewezen en er wordt een nieuwe versie voorgelegd ter goedkeuring dan wordt de oude Afgewezen versie automatisch Gearchiveerd (een gebruiker kan deze ook handmatig archiveren).
Als er een Voorwaardelijk goedgekeurde versie bestaat en er wordt een nieuwe versie aangeboden voor publicatie dan wordt de oude Voorwaardelijk goedgekeurde versie automatisch Gearchiveerd (een gebruiker kan deze ook handmatig archiveren).