Het volgende schema toont de mogelijke statussesn van procesversies en de mogelijke statusovergangen m.b.t. de goedkeuring: 
De versie met status Gemodelleerd kan direct worden Aangeboden voor publicatie, maar alleen als niet is ingesteld dat alle processesn in de organisatie goedkeuring vereisen. Deze aangeboden versie kan vervolgens worden Afgewezen of Gepubliceerd door een publicatiebeheerder in de Engage Process Publisher. De Gemodelleerde versie kan worden voorgelegd ter goekeuring en verstuurd worden naar de Engage Process Viewer als een versie Ter goedkeuring. Deze goedkeuringsprocedure kan worden afgebroken door de modelleerder wat de status zal veranderen van Ter goedkeuring naar Gearchiveerd. Een goedkeurder kan m.b.v. de Engage Process Viewer de status wijzigen van Ter goedkeuring naar Afgewezen (merk op dat Afgewezen door een goedkeurder niet hetzelfde is als Afgewezen door een publicatiebeheerder). Als alle toegewezen goedkeurders een versie hebben goedgekeurd wordt deze verstuurd naar de Engage Process Publisher met status Goedgekeurd en kan van daaruit worden gepubliceerd. Als minimaal een van de goedkeurders heeft gekozen voor voorwaardelijke goedkeuring en de andere goedkeurders hebben - al dan niet voorwaardelijk - goedgekeurd zal de status worden gewijzigd naar Voorwaardelijk goedgekeurd. Dit geeft de modelleerder de mogelijkheid om een nieuwe versie van het proces direc aan te bieden voor publicatie. Deze versie krijgt dan direct status Goedgekeurd en kan worden gepubliceerd door de publicatiebeheerder. De oudere versie met status Voorwaardelijk goedgekeurd krijgt op dat moment de status Gearchiveerd.
Een goedkeurder die een versie heeft afgewezen of voorwaardelijk heeft goedgekeurd kan nog van gedachten veranderen en het proces toch goedkeuren. Er kan maar een versie bestaan die of status Ter goedkeuring of Voorwaardelijk goedgekeurd of Afgewezen heeft. Het voorleggen ter goedkeuring van een proces is alleen mogelijk als er op dat moment geen andere versie van het proces bestaat met status Ter goedkeuring of Voorwaardelijk goedgekeurd. Als er een versie bestaat met status Afgewezen en er wordt een nieuwe versie voorgelegd ter goedkeuring dan wordt de oude Afgewezen versie automatisch Gearchiveerd (een gebruiker kan deze ook handmatig archiveren). Als er een Voorwaardelijk goedgekeurde versie bestaat en er wordt een nieuwe versie aangeboden voor publicatie dan wordt de oude Voorwaardelijk goedgekeurde versie automatisch Gearchiveerd (een gebruiker kan deze ook handmatig archiveren).
Wat betekent een proces "goedkeuren"?
Om een proces goed te keuren opent u deze in de map Ter goedkeuring. Vervolgens kiest u voor Goedkeuren in tabblad Goedkeuring. De volgende dialoog verschijnt:
U kunt hier eventueel een aanvullende uitleg invullen. Deze uitleg zal later zichtbaar worden in de goedkeuringshistoriedetails. Na Akkoord zal de Engage Process Viewer automatisch verversen en het proces dat u zojuist hebt goedgekeurd zal niet langer zichtbaar zijn in de map Ter goedkeuring.
Het feit dat u deze versie van het proces hebt goedgekeurd betekent niet automatisch dat de versie ook daadwerkelijk is goedgekeurd. Als er nog andere goedkeurders zijn toegewezen aan dit proces moeten zij ook nog hun goedkeuring geven. Als een van de anderen afwijst zal de versie worden afgewezen (ondanks uw besluit). Als een van de anderen het proces voorwaardelijk goedkeurt wordt de status Voorwaardelijk goedgekeurd. In beide gevallen ontvangt u een notificatiebericht.
Als u wilt weten welke andere goedkeurders zijn toegewezen aan dit proces en welke beslissing zij hebben genomen kunt u de Goedkeuringshistorie openen. De versie bovenaan is de versie die op dit moment ter goedkeuring ligt. Open de details om de besluiten van de andere goedkeurders te zien.
Wat betekent een proces "voorwaardelijk goedkeuren"?
Om een proces af te wijzen opent u deze in de map Ter goedkeuring. Vervolgens kiest u voor Voorwaardelijk goedkeuren in tabblad Goedkeuring. De volgende dialoog verschijnt:
U bent hier (in tegenstelling tot bij goedkeuring) verplicht om de voorwaarden in te vullen die u hebt voor goedkeuring. Deze uitleg zal later zichtbaar worden in de goedkeuringshistoriedetails. Het is ook mogelijk om aanvullende voorwaarden in te voeren bij de reacties. Na Akkoord zal de Engage Process Viewer automatisch verversen en het proces dat u zojuist hebt goedgekeurd zal zichtbaar zijn in de map Ter goedkeuring met status Voorwaardelijk goedgekeurd.
Het feit dat u deze versie van het proces voorwaardelijk hebt goedgekeurd betekent niet automatisch dat de versie ook daadwerkelijk voorwaardelijk is goedgekeurd. Als er nog andere goedkeurders zijn toegewezen aan dit proces moeten zij ook nog hun goedkeuring geven. Als een van de anderen afwijst zal de versie worden afgewezen (ondanks uw besluit). Als alle anderen het proces (voorwaardelijk) goedkeuren wordt de status Voorwaardelijk goedgekeurd. In beide gevallen ontvangt u een notificatiebericht.
U kunt nog van gedachten veranderen en het proces alsnog goedkeuren of voorwaardelijk goedkeuren.
Als u wilt weten welke andere goedkeurders zijn toegewezen aan dit proces en welke beslissing zij hebben genomen kunt u de Goedkeuringshistorie openen. De versie bovenaan is de versie die op dit moment ter goedkeuring ligt. Open de details om de besluiten van de andere goedkeurders te zien.
Wat betekent een proces "afwijzen"?
Om een proces af te wijzen opent u deze in de map Ter goedkeuring. Vervolgens kiest u voor Afwijzen in tabblad Goedkeuring. De volgende dialoog verschijnt:
U bent hier (in tegenstelling tot bij goedkeuring) verplicht om een reden in te vullen van afwijzing. Deze uitleg zal later zichtbaar worden in de goedkeuringshistoriedetails. Het is ook mogelijk om aanvullende bezwaren in te voeren bij de reacties. Na Akkoord zal de Engage Process Viewer automatisch verversen en het proces dat u zojuist hebt goedgekeurd zal zichtbaar zijn in de map Ter goedkeuring met status Afgewezen.
Dit proces zal wel automatisch verdwijnen uit de map Ter goedkeuring van alle andere goedkeurders van dit proces omdat hun beslissing toch geen verschil meer zal maken in het eindoordeel. Echter, u kunt zelf nog wel van gedachten veranderen en het proces alsnog goedkeuren of voorwaardelijk goedkeuren.
Als u wilt weten welke andere goedkeurders zijn toegewezen aan dit proces en welke beslissing zij hebben genomen kunt u de Goedkeuringshistorie openen. De versie bovenaan is de versie die op dit moment ter goedkeuring ligt. Open de details om de besluiten van de andere goedkeurders te zien.