E-mailnotificaties voor reacties, het delen van processen, goedkeuring en toegewezen onderdelen op een bord.
In dit artikel gaan we in op het centraal instellen van de e-mailnotificaties die automatisch door het Engage Process Platform verstuurd kunnen worden. Een aantal van de aangevinkte e-mailnotificaties kunnen door de gebruiker zelf worden uitgeschakeld als dat wenselijk is. E-mailnotificaties die in het Admin Center zijn uitgeschakeld kunnen niet door een gebruiker worden ingeschakeld.
Afhankelijk van het type abonnement zijn er in het Engage Process Admin Center bij het onderdeel ‘Notificaties’ meer of minder onderdelen te vinden. In de afbeelding hieronder staan alle mogelijkheden vermeld.
Reacties (beschikbaar in Silver + Feedback, Gold, Platinum en Enterprise)
E-mailnotificatie n.a.v. een nieuwe reactie
In de Viewer kan een gebruiker een reactie achterlaten. Zodra de reactie is geplaatst, wordt een e-mailnotificatie gestuurd om kenbaar te maken dat er een reactie is geplaatst. Deze e-mailnotificatie wordt verstuurd op basis van de volgende regels:
- Gedeeld diagram: de e-mailnotificatie met daarin de melding dat er een nieuwe reactie is, wordt verstuurd naar:
- de gebruiker of gebruikers die zijn toegevoegd aan de ‘Verzendlijst reactiesnotificatie’ van dat proces. Dit kan in de Engage Process Modeler worden gedaan door op het tabblad ‘Samenwerken’ op de knop ‘Verzendlijst reactiesnotificatie’ te klikken.
- naar de gebruiker die het diagram heeft gedeeld als er géén gebruikers in de verzendlijst staan.
- naar het e-mailadres dat in het Admin Center is ingevuld als standaard e-mailadres als er géén gebruikers in de verzendlijst staan én de gebruiker die het proces heeft gedeeld geen gebruiker in Engage Process meer is.
- Gepubliceerd diagram: de e-mailnotificatie met daarin de melding dat er een nieuwe reactie is, wordt verstuurd naar:
- de gebruiker of gebruikers die zijn toegevoegd aan de ‘Verzendlijst reactiesnotificatie’ van dat proces. Dit kan in de Engage Process Publisher worden gedaan door op het tabblad ‘Start’ op de knop ‘Verzendlijst reactiesnotificatie’ te klikken.
- naar het e-mailadres dat in het Admin Center als er géén gebruikers in de verzendlijst staan.
Let op! Deze e-mailnotificatie kan niet worden uitgeschakeld.
E-mailnotificatie n.a.v. een actie op een reactie
Een reactie kan in de Engage Process Modeler worden geaccepteerd of afgewezen. Daarnaast kan een andere gebruiker ook een reactie op deze reactie achterlaten. In al deze gevallen ontvangt de gebruiker die de oorspronkelijke reactie heeft geplaatst een e-mailnotificatie met daarin een toelichting wat er met de reactie is gebeurd.
In het Admin Center kan worden aangegeven per geval of de e-mailnotificatie wel of niet moet worden verstuurd.
Let op! Een gebruiker kan de e-mailnotificaties m.b.t. reacties niet zelf uitschakelen als deze zijn ingeschakeld in het Admin Center.
Delen
Diagrammen kunnen vanuit de Engage Process Modeler worden gedeeld met een of meerdere gebruikers. Na het delen wordt er automatisch een e-mailnotificaties gestuurd naar de gebruiker(s) met wie het diagram is gedeeld met daarin wat informatie over het proces en de link om dit proces te openen in de Viewer.
Let op! Deze e-mailnotificatie kan door gebruikers zelf worden uitgezet als dat wenselijk is. Het uitschakelen, gaat als volgt:
- Start de Viewer
- Klik linksboven op het hamburger-menu
- Klik op Voorkeuren
- Haal het vinkje weg voor “Ontvang een e-mail wanneer er een diagram met u is gedeeld”.
Anonieme gebruikers kunnen deze e-mailnotificatie niet uitschakelen.
Goedkeuring (beschikbaar in Enterprise)
Als een proces ter goedkeuring wordt voorgelegd, ontvangt de goedkeurder een e-mailnotificatie dat er een proces klaarstaat in de Viewer om beoordeeld te worden.
Als een goedkeurder het proces heeft beoordeeld, ontvangt de gebruiker die het proces in de Engage Process Modeler ter goedkeuring heeft voorgelegd een e-mailnotificatie met daarin de beoordeling van de goedkeurder, namelijk: goedgekeurd, voorwaardelijk goedgekeurd of afgewezen.
Let op! Een gebruiker kan de e-mailnotificaties m.b.t. goedkeuring niet zelf uitschakelen als deze zijn ingeschakeld in het Admin Center.
Teamboard (beschikbaar in Gold, Platinum en Enterprise)
In het Engage Process Teamboard kunnen werk-items of taken aan een gebruiker worden toegewezen. Als een gebruiker een werk-item of taak aan een andere gebruiker toewijst, zal deze andere gebruiker een e-mailnotificatie ontvangen met daarin informatie over wat er is toegewezen. In de e-mail staat ook een link om het juiste bord in Teamboard te openen waar het werk-item of de taak staat.
Let op! Deze e-mailnotificatie kan door gebruikers zelf worden uitgezet als dat wenselijk is. Het uitschakelen, gaat als volgt:
- Start het Teamboard
- Klik linksboven op het hamburger-menu
- Klik op Voorkeuren
- Haal het vinkje weg voor “Ontvang een notificatie per e-mail wanneer een werkitem of taak door een andere gebruiker aan mij is toegewezen”.