Een project is het hoogste niveau binnen Engage Process. Binnen een project kan er een uitgebreide mappenstructuur worden gemaakt voor het ordenen van de diverse processen. Een nieuw proces, map, rol, document of een ander type. Dit zijn allemaal projectonderdelen. In een project kunnen ook tabellen worden gemaakt en gekoppeld vanuit het centrale Tabellenmanagement. Dit zijn dan weer projectonderdelen.
In dit artikel bespreken wij de volgende onderwerpen:
- Waaruit bestaat een project?
- Maken van een nieuw project
- Openen van een bestaand project
- Hernoemen van een project
- Verwijderen van een project
- Terugzetten van een verwijderd project
- Zoeken naar een project (of proces)
Waaruit bestaat een project?
Toevoegen van een projectonderdeel
Om een projectonderdeel toe te voegen kiest u voor Toevoegen in de groep Project van tabblad START en kiest u vervolgens het type van het onderdeel dat u wilt toevoegen.
Alternatief: Klik met rechtermuis op het paneel Project.
Er verschijnt een menu. Kies Toevoegen en vervolgens het gewenste type.
Een nieuwe rol wordt altijd toevoegt aan de map Rollen in de standaardmap Tabellen. Een nieuw document wordt altijd toegevoegd aan de map Documenten in de standaardmap Tabellen.
Als de focus in paneel Project is en een map is geselecteerd wordt de nieuwe map of het nieuwe proces toegevoegd aan deze map.
Als de focus in paneel Project is en een proces is geselecteerd wordt de nieuwe map of het nieuwe proces toegevoegd bij het proces, anders wordt het toegevoegd op het hoogste projectniveau.
Het toegevoegde element wordt getoond met hernoemen actief zodat u direct de naam kunt wijzigen. U kunt ook de eigenschappen van het toegevoegde element instellen.
Hernoemen, verwijderen, kopiëren en plakken van een projectelement
Om een projectelement te verwijderen, dient u deze te selecteren in het Project venster en drukt u op de Verwijderen-knop in de groep Acties onder het tabblad START van het Lint.
Om een proces of map te knippen of te kopiëren selecteert u deze en kiest u voor Knippen of Kopiëren in de groep Acties.
U kunt een rol of document niet kopiëren of knippen.
De mappen Tabellen, Rollen en Documenten zijn systeemmappen en deze kunnen niet worden hernoemd, verwijderd, geknipt of gekopieerd.
Actie ongedaan maken, maar let op de verwijzingen
Acties voor hernoemen, verwijderen en knippen kunnen ongedaan worden gemaakt. Echter, als een rol of document wordt verwijderd, verdwijnt deze ook uit alle processen. Als u vervolgens kiest voor Ongedaan maken wordt de rol of het document wel weer toegevoegd, maar alle verwijzingen worden niet hersteld.
Om een projectelement te plakken op de gewenste plaats in het Projectvenster drukt u op de knop Plakken in de groep Acties op het tabblad START van het Lint. Als u een map kopieert wordt deze geplakt samen met alle submappen en processen in deze map.
Als u een proces vanuit een ander project kopieert kan het voorkomen dat de gebruikte rollen, documenten of eigen types die gebruikt worden in dat proces niet voorkomen in dit project. In dat geval zal Engage Process Modeler automatisch alle ontbrekende onderdelen toevoegen.
Alternatief:
- Klik met rechtermuisknop op een element in het Project paneel en kies voor Kopiëren, Plakken of Verwijderen.
- Om een geopend diagram te hernoemen dubbelklikt u op de tab van het diagram.
Als u een diagram verwijderd en vervolgens het project sluit kunt u deze actie niet meer ongedaan maken. Echter, het diagram is nog niet permanent verwijderd en deze kan nog worden teruggehaald door iemand in de rol van Gebruikersbeheerder.
U kunt waarschuwingen krijgen
Als u een diagram verwijdert dat nog is gedeeld krijgt u een waarschuwing.
U kunt geen diagrammen verwijderen die nog zijn gepubliceerd. Echter, als u ook de rol van Publicatiebeheerder hebt wordt u gevraagd of u dit diagram (en de bijbehorende publicatie) toch wilt verwijderen.
Kan ik binnen mijn project mappen en processen verplaatsen?
U kunt mappen en processen verplaatsen binnen de projectstructuur. Alle mappen en processen op hetzelfde niveau worden altijd in alfabetische volgorde getoond. U kunt ze dus binnen deze map niet verplaatsen om de volgorde te wijzigen.
Het is echter wel mogelijk om een map of proces van het ene niveau naar het andere te verplaatsen. Selecteer de map of het proces dat u wilt verplaatsen in het paneel Project en versleep deze naar een andere map of naar het hoogste niveau.
Eigenschappen van de projectonderdelen
Elk projectonderdeel heeft de volgende eigenschappen:
- Naam
- Omschrijving
- Opmerkingen
Een eigen type heeft nog een extra eigenschap Bereik. Dit eigenschap is niet beschikbaar binnen het Professional abonnement. Bovendien kan voor een rol ook nog een Uurtarief worden opgegeven. Dit eigenschap is niet beschikbaar binnen het Professional abonnement.
Als een eigen type extra eigenschappen gedefinieerd heeft, dan hebben alle elementen van dat type ook deze eigenschappen.
Een diagram heeft nog twee eigenschappen: Eigenaar en Beheerder. Hiervoor kunt u een vrije tekst invoeren, een gebruiker kiezen of - als de betreffende rollentabel is gekoppeld - een rol kiezen die gemarkeerd is als gebruik voor Eigenaar / Beheerder.
Een proces heeft voor een lijst van Documenten (niet gebruikt in Engage Process Modeler Starter). Bovendien heeft een proces nog een eigenschap voor alle eigen types met bereik Proces.
Een nieuw project maken
Om een nieuw project te maken klikt u op het tabblad Bestand en vervolgens Nieuw.
Er wordt een wizard gestart die u verder helpt met het maken van het project. Deze wizard kan ook worden gestart vanuit de dialoog Aan de slag.
U kunt ook een project maken door een kopie te maken van een bestaand project.
Dit kan door linksboven op het tabblad bestand te klikken en vervolgens Opslaan als en dan nogmaals Opslaan als.
Hoe open ik een bestaand project?
Kies voor tabblad Bestand. De optie Openen is standaard actief. U ziet een lijst van maximaal 5 meest recente projecten. Kies hier een project als het project dat u wilt openen hier bij staat.
Als dit niet het geval is kies u voor Alle projecten. Deze optie is ook beschikbaar vanuit de wizard Aan de slag. Er verschijnt een lijst van alle bestaande projecten
Om te helpen met het kiezen van het juiste project worden ook de auteur en datum van de laatste wijziging getoond. Aangezien de Engage Process Modeler Starter altijd maar een gebruiker heeft zult u in dit geval altijd uzelf zien staan.
Door te klikken op de titel van een kolom kunt u op de inhoud van deze kolom sorteren.
Ik wil mijn project hernoemen
Om een project te hernoemen moet u eerst het project openen. Vervolgens kiest u voor het tabblad Bestand, vervolgens Opslaan als en tenslotte voor Hernoemen.
Ik wil een project verwijderen
Kies voor het tabblad Bestand en vervolgens voor Verwijderen project.
Er verschijnt een dialoog met alle projecten. Selecteer het project dat u wilt verwijderen en kies Akkoord.
Om te helpen met het kiezen van het juiste project worden ook aanmaakdatum, de auteur en datum van de laatste wijziging getoond. Aangezien de Engage Process Modeler Professional altijd maar een gebruiker heeft zult u in dit geval altijd uzelf zien staan.
Door te klikken op de titel van een kolom kunt u op de inhoud van deze kolom sorteren.
Als u een project verwijdert dat momenteel geopend is, wordt deze automatisch gesloten. Als u zelf de rol hebt van Gebruikersbeheerder kunt u een verwijderd project alsnog terugzetten of u kunt dit vragen aan iemand met deze rol in uw organisatie.
Hoe kan ik een verwijderd project terugzetten?
Een verwijderd project wordt niet direct permanent verwijderd uit de database. Deze wordt gemarkeerd als verwijderd en vervolgens nog 90 dagen bewaard.
Als u in de rol Gebruikersbeheerder bent hebt u de mogelijkheid om verwijderde projecten en diagrammen in uw organisatie terug te zetten, zelfs als u zelf geen rechten hebt om deze projecten te zien.
Gebruik hiervoor de Engage Process Admin Center module en kies voor tabblad Recent verwijderd. Er wordt een lijst getoond van recent verwijderde projecten (in de laatste 90 dagen).
Selecteer een project dat u wilt herstellen en kies voor Terugzetten. Het project wordt nu hersteld met alle autorisatie en diagrammen.
Hetzelfde geldt voor de lijst van verwijderde diagrammen. Het verschil is dat gebruikers uiteraard het diagram moeten openen waarin dit diagram zit voordat deze weer zichtbaar is.
Als u een project of diagram permanent wilt verwijderen selecteert u deze en kiest u vervolgens rechtsboven voor Permanent verwijderen.
Zoeken naar een project of proces
U kunt ook de naam van het project typen binnen het zoekveld rechtsboven. Bovendien kunt u hiermee niet alleen zoeken op projectnaam, maar ook op diagramnaam.
De lijst met projecten zal dan automatisch worden gefilterd zodat alleen de projecten die een diagram bevatten met een naam die voldoet aan de zoektekst. Merk op dat de kolom Diagram wordt toegevoegd als er wordt gezocht en de de zoektekst zit in diagramnamen.