Toelichting en uitleg over het Delen en Aanbieden te publicatie van een proces diagram.
Engage Process Modeler is een applicatie waarin u processen in kaart kunt brengen, brainstormen kunt houden en overzichten kunt ontwerpen. Uiteindelijk kunnen al deze diagrammen zichtbaar worden gemaakt voor de rest van de organisatie met de Engage Process Viewer.
U kunt een diagram beschikbaar maken voor gebruikers van de Engage Process Viewer op twee manieren.
- Delen: U kunt een diagram delen om het direct beschikbaar te maken. U bepaalt dan direct welke gebruikers het gedeelde diagram kunnen zien.
- Publiceren: U kunt een diagram aanbieden voor publicatie naar de Engage Process Publisher (als dit onderdeel is van uw abonnement). De gebruiker van deze Publisher kan dit diagram vervolgens daadwerkelijk publiceren in de Engage Process Viewer en bepalen wie dit mogen zien.
Telkens als u een diagram deelt of aanbiedt, wordt een eventuele reeds gepubliceerde of gedeelde versie gearchiveerd. U kunt ook het delen van een diagram beëindigen. Echter, een aangeboden diagram kan niet meer worden teruggetrokken. Deze wordt dan zichtbaar in de Engage Process Publisher. U kunt de aangeboden versie wel bekijken middels de historie of vanuit het overzicht publicaties.
Voor een diagram dat wordt gemaakt in de Engage Process Modeler kan er maximaal één versie tegelijkertijd gedeeld zijn en één versie tegelijkertijd gepubliceerd.
Het is ook mogelijk om een Viewer link te maken die u kunt gebruiken om in uw internetbrowser direct het betreffende diagram in de Engage Process Viewer te openen.
Hoe deel ik een diagram?
Door een diagram (veelal een procesdiagram) te delen, kunt u het beschikbaar maken voor de geautoriseerde Viewer-gebruikers en voor de geselecteerde set van externe (anonieme) gebruikers. U kunt slechts één diagram tegelijk delen.
Opmerking: dit is de functionaliteit die werd geïntroduceerd in de Herfst '22 (oktober) release. Alle eerder gedeelde diagrammen worden omgezet in 'delingen' met de juiste gebruikersrechten en zonder vervaldatum. Dit betekent dat de reeds gedeelde processen nog steeds zichtbaar zijn en evt. Viewer-links naar deze processen blijven werken totdat het delen wordt stopgezet of bijgewerkt.
Het delen van een diagram
Open het diagram dat u wilt delen en druk op de knop Delen in de groep Delen & publiceren op het tabblad Samenwerken. Merk op dat u, om een diagram te kunnen delen, het Delen-recht ervoor moet hebben (zie Gebruikersrechten).
Het volgende dialoogvenster verschijnt:
Vink de vereiste deelopties aan:
Toon ook gekoppeld(e) proces(sen) – deze optie is zichtbaar als het gedeelde diagram een proces is en een of meerdere proceskoppelingen bevat. Over het algemeen wordt slechts één proces gedeeld. Als dit proces proceskoppelingen bevat, kunt u als modelleur echter besluiten dat het hoogste niveau van de gekoppelde processen tegelijkertijd worden gedeeld, zodat een Viewer-gebruiker ook de inhoud van het gekoppelde proces kan inzien.
Opmerking: Alleen lokale (d.w.z. gedefinieerd in hetzelfde project) gekoppelde processen worden samen met het hoofdproces gedeeld. Externe gekoppelde processen worden niet meegenomen.
Sta reacties van gebruikers toe – vink deze optie aan als u reacties wilt ontvangen van de Viewer-gebruikers van het gedeelde diagram. Reacties op de gekoppelde processen zijn niet mogelijk, tenzij ze onafhankelijk zijn gedeeld).
Sta anonieme gebruikers toe – deze optie is zichtbaar als de gebruiker(s) met de rol Gebruikersbeheerder, de applicatiebeheerder van Engage Process binnen uw organisatie, anonieme Viewer-gebruikers toestaat binnen de omgeving. Vink deze optie binnen het Admin Center bij Beveiliging onder het kopje Anonieme toegang aan als u wilt dat externen (dus geen Viewer-gebruiker) worden betrokken bij het bekijken en evt. beoordelen van een diagram.
Aan een gedeeld diagram kan een vervaldatum worden meegegeven. Het is standaard ingesteld op 1 maand, maar kan niet langer zijn dan 3 maanden vanaf het moment dat het diagram (opnieuw) is gedeeld. Er kan ook worden gekozen om geen vervaldatum mee te geven. De Viewer-link blijft dan onbeperkt geldig.
Opmerking: als de optie 'Sta anonieme gebruikers toe' is aangevinkt moet altijd een vervaldatum worden meegegeven. Dit is voor beveiligingsredenen.
Geef een Omschrijving mee voor het delen en leg evt. uit wat er onlangs in het diagram is gewijzigd.
In het deel Delen met kun je bepalen wie het gedeelde diagram kan zien. U bent standaard lid van deze lijst. Druk op de knop Toevoegen gebruiker/groep om nieuwe gebruikers toe te voegen. Het volgende dialoogvenster verschijnt:
U kunt een of meerdere gebruikers(groepen) binnen Engage Process of anonieme/externe "gebruikers" selecteren of ingeven.
Klik op het keuzerondje Selecteren gebruiker/groep aan en selecteer gebruikers en/of groepen uit de lijst die u wilt autoriseren om het gedeelde diagram te bekijken. Druk vervolgens op Akkoord.
Het Voer een e-mailadres in, is alleen zichtbaar als u anonieme gebruikers toestaan hebt aangevinkt bij de Deel opties. Klik op het keuzerondje Voer een e-mailadres in en typ een e-mailadres in van een niet-bestaande Viewer-gebruiker in Engage Process. Zodra u klaar bent met typen, verschijnt er een nieuw invoervak voor een evt. volgend in te voeren e-mailadres. Druk op het verwijderpictogram aan de rechterkant om een e-mailadres uit de lijst te verwijderen. Druk op Akkoord als de lijst met e-mailadressen compleet is.
Als u klaar bent met alle instellingen voor delen, drukt u op Akkoord om het delen van het diagram te voltooien.
Alle bekende gebruikers en -groepen binnen Engage Process waarmee het diagram wordt gedeeld, krijgen het rechten Bekijken gedeeld op het gedeelde diagram. Als het toestaan van reacties is aangevinkt, krijgen ze ook het recht Geven reacties op gedeeld diagrammen op het gedeelde diagram. Deze rechten kunt u terugvinden in het autorisatieoverzicht. Deze is te vinden door op het tabblad Samenwerken op de knop Overzicht autorisatie te klikken en de optie Project of Map / diagram aan te klikken.
Als de optie Toon gekoppeld(e) proces(sen) is aangevinkt en er bevinden zich proceskoppelingen binnen deze gekoppelde processen dan wordt de volgende waarschuwing weergegeven:
Als de optie Toon gekoppeld(e) proces(sen) is aangevinkt en u bent niet geautoriseerd om een van de gekoppelde processen te delen, verschijnt de volgende foutmelding:
Als het diagram is gedeeld, krijgt u ten slotte het bevestigingsbericht:
Als gevolg hiervan wordt er ook een notificatie per e-mail verzonden naar alle opgegeven gebruikers. Deze notificatie bevat een link naar het gedeelde diagram: een persoonlijke link voor gebruikers binnen de Engage Process omgeving en een anonieme link voor de opgegeven e-mailadressen. Deze anonieme gebruikers kunnen de Viewer openen zonder in te loggen, maar het toont alleen het gedeelde diagram. Het versturen van notificaties per e-mail wanneer een diagram is gedeeld kan voor de gebruikers binnen de Engage Process-omgeving worden uitgezet door de (applicatie)beheerder van de Engage Process-omgeving in het Admin Center bij Notificaties onder het kopje Delen.
Het aanpassen van de instellingen van een gedeeld diagram
Als u een diagram wilt delen dat al is gedeeld, krijgt u de volgende vraag:
Druk op Ja en hetzelfde dialoogvenster als hierboven wordt geopend waar u de eigenschappen van het delen kunt bijwerken. In dit geval zijn er een of twee extra opties beschikbaar. De tweede is zichtbaar als je Toon gekoppeld(e) proces(sen) hebt aangevinkt:
Vink de eerste optie aan als het diagram zelf is gewijzigd sinds de laatste keer dat het delen of bijwerken plaatsvond en u wilt dat de kijkers de meest recente versie van het diagram te zien krijgen.
Vink de tweede optie aan als u hetzelfde als hierboven wilt voor alle gekoppelde processen. Als de nieuwe gedeelde versie van het diagram andere proceskoppelingen heeft dan de vorige, worden de toegevoegde gekoppelde processen automatisch ook gedeeld.
U kunt op deze manier ook de vervaldatum van een reeds verlopen gedeeld proces bijwerken.
Als u nieuwe gebruikers toevoegt aan de lijst Delen met, krijgen ze ook notificaties per e-mail met een link naar het gedeelde diagram in de Viewer. Als u enkele gebruikers binnen Engage Process uit deze lijst verwijdert, kunnen ze het diagram niet meer bekijken, maar wordt er geen notificatie per e-mail naar deze gebruikers verzonden. De anonieme link die is verzonden naar de opgegeven e-mailadressen, is nog steeds geldig, zelfs als u een e-mailadres uit de lijst verwijdert. Om de anonieme link ongeldig te maken, moet u het delen van het diagram stoppen en het diagram opnieuw delen.
De juiste manier om een anonieme link naar een nieuw toegevoegd e-mailadres te sturen, is door deze toe te voegen aan de lijst met e-mailadressen door het bijwerken van de gegevens van het huidige gedeelde proces. We raden af om een dergelijke link via een e-mail buiten het Engage Process platform om te verzenden, omdat u dan de controle verliest over de toegang tot het gedeelde diagram voor de opgegeven e-mailadressen.
Het beëindigen van het delen van een diagram
U kunt het delen van een proces stoppen via het dialoogvenster Publicatieoverzicht.
Als u een diagram deelt, wordt er een e-mailmelding verzonden naar de kijkers, tenzij deze wordt geblokkeerd door Gebruikersbeheer.
Als uw abonnement de Feedback module bevat, dan verschijnt in de lijst ook het recht Feedback. Hiermee kunt u bepalen welke gebruiker reacties op het diagram kan toevoegen in de Engage Process Viewer. Bovendien kunt u de verzendlijst voor reactie notificatie instellen.
Nadat u voor Akkoord kiest worden er automatisch gedeelde versies van dit diagram gemaakt.
De versies zijn vanaf nu beschikbaar in de Engage Process Viewer voor iedereen met de rechten Bekijken gedeeld voor deze diagrammen.
Als u een andere versie van hetzelfde diagram deelt wordt het delen van een versie die al gedeeld is automatisch gestopt. Bovendien ontvangen alle gebruikers die geautoriseerd zijn om dit gedeelde proces te zien een notificatiemail dat er een nieuwe versie beschikbaar is. Als u de rol Gebruikersbeheerder hebt kunt u dit uitzetten in de Engage Process Admin Center.
U kunt ook zelf het delen stoppen middels het Overzicht publicaties.
Hoe kan ik een proces diagram aanbieden ter publicatie?
Kies om een diagram aan te bieden voor publicatie voor Aanbieden in de groep Delen & publiceren van tab SAMENWERKEN. Merk op dat om een diagram aan te bieden u hiervoor het recht Publiceren moet hebben (zie Gebruikersrechten). De volgende dialoog verschijnt:
Selecteer de diagrammen die u wilt aanbieden. Als u een map selecteert worden automatisch alle diagrammen daarbinnen geselecteerd. Kies voor Akkoord.
Er verschijnt een dialoog waarin u kunt beschrijven wat is nieuw is in deze versie die u gaat aanbieden. Als u meer dan een diagram deelt wordt deze beschrijving toegekend aan alle diagrammen. U kunt deze beschrijving ook terugzien in de diagramhistorie. De Publisher ziet deze beschrijving ook in zijn publicatie historie en de publicatie rapportages.
De Aangeboden versies van de diagrammen worden automatisch gemaakt en worden beschikbaar in de Publisher. De gebruiker daarvan kan vervolgens beslissen of hij deze versie inderdaad wil publiceren of wil afwijzen
Als u een of meer diagrammen aanbiedt die al gedeeld zijn dan zal worden gevraagd of u wilt stoppen met delen van deze versies. Dit zal vaak het geval zijn als de gedeelde diagrammen worden gebruikt voor discussie/goedkeuring en vervolgens het aangepaste diagram wordt gepubliceerd.
Als u een of meer diagrammen aanbiedt die al gepubliceerd zijn en waarvan u in de rol Engage Process Publisher zit zal er een vraag verschijnen of u direct de reeds gepubliceerde diagrammen wilt vervangen door deze versie.