Het aanmaken en
Om een nieuwe centrale tabel aan te maken selecteert u eerst het type en kiest u vervolgens voor Nieuwe tabel in Tabellenbeheer. Geef een unieke naam op en kies Akkoord.
Gebruik Hernoemen tabel om de geselecteerde tabel te hernoemen. Deze tabel zal automatisch ook overal worden hernoemd in projecten waar deze wordt gebruikt. Gebruik Verwijder tabel om de geselecteerde tabel te verwijderen.
Gebruik de knop Kopieer tabel om een tabel te kopiëren en op te slaan onder een nieuwe naam. Alle tabelelementen zullen dezelfde naam hebben als die in de oorspronkelijke tabel. Deze actie is nuttig als de optie Toon tabelnaam voor de naam van tabelwaarden actief is in de Projectinstellingen. U kunt hiermee besluiten om tabelelementen met dezelfde naam in verschillende tabellen te behandelen als verschillende tabelelementen. De gevolgen hiervan worden uitgelegd in Centrale elementnamen vooraf laten gaan door tabelnamen.
Het verwijderen van een tabel is een handeling met veel impact! Deze tabel en de gebruikte tabelelementen zullen vervolgens verdwijnen uit alle projecten waarin deze tabel was gekoppeld. Bovendien kan deze operatie niet ongedaan worden gemaakt!
Als u hier kiest voor Ja wordt de tabel verwijderd. U kunt deze tabel eventueel nog terughalen binnen Engage Process Admin Center bij Recent verwijderd. Let op dat hoewel de tabel hersteld wordt eventuele verwijzingen vanuit projecten / processen mogelijk al verloren zijn gegaan als deze na het verwijderen van de tabel nog zijn gewijzigd.
Gebruik de knop Exporteren om de inhoud van de tabel op te slaan in een CSV bestand. Gebruik Importeren om de inhoud van een CSV bestand te importeren. Als dit bestand informatie bevat van een tabel dan zal er een nieuwe tabel worden aangemaakt met de naam van het bestand. Als het bestand meerdere tabellen bevat dan worden de namen vanuit het bestand gebruikt. Als er al een tabel met dezelfde naam bestaat wordt de naam van de nieuwe tabel uitgebreid met een volgnummer.
Gebruik de knop Wijzig beschikbaarheid tabel om aan te geven of de rollen in de geselecteerde rollentabel gebruikt kunnen worden in de keuzelijst van Eigenaar of Beheerder bij (proces)diagrammen. Er verschijnt een dialoog waarin u kunt aangeven bij welke eigenschap (of beide) de tabel gebruiker moet worden.
Met Centrale tabellen kan je handige configuraties maken zoals:
- Configuratie: Centrale inrichting
- Configuratie: Kennismanagement
- Configuratie: Risicomanagement
- Configuratie: AVG
- Configuratie: Rechtmatigheid
Hoe maak ik een centraal type aan?
Om een nieuw eigen centraal type aan te maken kiest u voor Nieuw tabeltype in Tabellenbeheer. Geef een unieke naam op, bepaal het bereik en eventuele extra eigenschappen en kies Akkoord.
Gebruik Wijzig tabeltype om een type te hernoemen of de overige instellingen aan te passen.
Selecteer Document in het veld Gebaseerd op als u een type wilt aanmaken dat zich gedraagt als documenten.
Standaard staat het bereik van een tabeltype of Alle staptypes. De werking van deze instelling is hetzelfde als die voor bereik van lokale types. U kunt extra eigenschappen voor tabelelementen van centrale tabeltypes op dezelfde manier definiëren als de extra eigenschappen voor lokale types.
De standaardtypes Rollen en Documenten kunnen niet worden gewijzigd. Als u een type hernoemt wordt deze automatisch ook overal hernoemd in projecten waarin dit type wordt gebruikt.
Gebruik Verwijder tabeltype om het gekozen eigen type te verwijderen. De standaardtypes kunnen niet worden verwijderd.
Het verwijderen van een tabeltype is een handeling met veel impact! Dit zorgt voor het verwijderen van alle bijbehorende tabellen. Deze tabellen en de gebruikte tabelelementen zullen vervolgens verdwijnen uit alle projecten waarin deze tabellen van dit type waren gekoppeld. Bovendien kan deze operatie niet ongedaan worden gemaakt!
Gebruik de knop Exporteren om de inhoud van alle tabellen van het geselecteerde type op te slaan in een CSV bestand.
Gebruik de knop Exporteren om de inhoud van alle tabellen van het geselecteerde type naar een CSV bestand te exporteren of een of meerdere types naar een bestand in Engage Process formaat (EMTZ) te exporteren.
Gebruik de knop Importeren om de inhoud van een bestand in Engage Process formaat (EMTZ) te importeren.
Gebruik de Rapportage knop om een rapport voor gebruik van centrale tabellen te maken.
Hoe verwijder ik een tabel?
Om een tabel te verwijderen van een project selecteert u eerst de tabel en vervolgens kiest u voor Weghalen Tabel in groep Gebruik van tabblad TABELLEN.
Als u een tabel weghaalt uit een project worden alle verwijzingen naar elementen in deze tabel ook verwijdert! Er verschijnt daarom de volgende vraag:
Het is ook mogelijk om de map met het centrale tabeltype te verwijderen. Alle gebruikte tabellen in die map zullen dan ook worden verwijderd.
Als u de laatste tabel van een centraal tabeltype verwijderd blijft dit type nog bestaan. U kunt zelf lokaal nog steeds elementen van dit type toevoegen.
Hoe synchroniseer ik centrale types?
Als een centraal type is gekoppeld aan een project kan dit gebruikt worden in alle situaties waarin een lokaal type wordt gebruikt. Elementen van de gebruikte tabellen kunnen worden toegekend aan stappen op dezelfde manier als lokale elementen.
Centrale types worden beheerd buiten de projecten om, dus de projecten moeten worden bijgewerkt als er iets is gewijzigd in de centrale types en tabellen. Dit bijwerken wordt automatisch gedaan bij het openen van een project of als er wordt gekozen voor Tabellen verversen in de groep Synchroniseren van tabblad TABELLEN. Er gebeurt het volgende:
• De gekoppelde types, tabellen en tabelelementen krijgen de huidige naam en de elementen krijgen de huidige omschrijving, uurtarief en (voor documenten) URLs.
• De nieuwe namen van de tabelelementen verschijnen in de gekoppelde tabellen
• De verwijderde tabelelementen of elementen van verwijderde tabellen worden verwijderd uit alle eigenschappen van alle procesdiagrammen van het project (zonder waarschuwing)
• De verwijderde centrale types worden verwijderd uit het project, inclusief de lokaal aangemaakte elementen van dit type!
Een soortgelijke synchronisatie vindt plaats als er een ouder versie van een project wordt opgehaald. Omdat er geen oude versies van de centrale tabellen bestaan (er alleen de huidige versie) kan het zijn dat de inhoud van de oude versie van het project niet meer volledig gelijk is aan het moment waarop de versie is gemaakt. Want hoewel de verwijderde types blijven bestaan worden alle centrale tabellen wel ververst om de meest recente namen krijgen. Echter, de eigenschappen in de stappen van het procesdiagram van deze projectversie behouden wel hun originele namen. Hetzelfde geldt voor oude versies van procesdiagrammen. Op het moment dat u een oudere versie weer de huidige versie maakt vindt er wel een volledige synchronisatie plaats en zullen alle verwijderde types, tabellen en tabelelementen verdwijnen uit de eigenschappen van de processtappen.
Als een proces wordt gedeeld of aangeboden wordt de huidige verzameling van gebruikte tabelelementen opgeslagen tezamen met de versie. De gebruiker van Engage Process Publisher kan besluiten of de gebruikers van Engage Process Viewer het proces zullen zien zoals dat was gepubliceerd, of dat de gebruikte centrale tabelelementen automatisch moeten worden ververst met de informatie zoals die is op het moment van raadplegen.