Elk Engage Process project heeft een standaardmap Tabellen die Rollen, Documenten en Eigen types bevat. Elementen in deze mappen (rollen, documenten en eigen types) zijn lokaal binnen het project. Ze kunnen dus niet in andere projecten worden gebruikt.
Om elementen te maken die gelijk zijn voor alle projecten van een organisatie moeten er Centrale types en tabellen worden gebruikt. Ze kunnen worden beheerd in een Tabellen beheermodule door elke gebruiker in de rol Tabellenbeheerder. Centrale tabellen kunnen later worden gekoppeld aan een project. Vervolgens kunnen alle elementen in die tabel worden gebruikt binnen de processen op een soortgelijke manier als die van lokale rollen/documenten/types. De functies om centrale tabellen te beheren zijn beschikbaar op tabblad TABELLEN.
U kunt een centrale tabel koppelen aan een project of weer weghalen. U kunt de inhoud van de centrale tabellen verversen. U kunt de verwijzingen naar lokale elementen vervangen door verwijzingen naar centrale elementen of u kunt verwijzingen naar de centrale elementen lokaliseren. Als u de rol van Tabellenbeheerder hebt kunt u de beheermodule openen om de inhoud van de centrale tabellen aan te passen.
Elementen met dezelfde naam uit verschillende tabellen van hetzelfde type worden gezien als hetzelfde element, tenzij de optie Toon tabelnaam voor de naam van de tabelwaarden is aangevinkt in de projectinstellingen. Als deze actief is wordt de naam van elk centraal element automatisch voorafgegaan door de naam van de tabel. De gevolgen hiervan worden uitgelegd in Centrale elementennamen vooraf laten gaan door tabelnamen.
De centrale tabellen zijn belangrijk en handig voor het maken van de volgende configuraties:
- Configuratie: Centrale inrichting
- Configuratie: Kennismanagement
- Configuratie: Risicomanagement
- Configuratie: AVG
- Configuratie: Rechtmatigheid
Wat zijn de centrale tabelelementen?
Als u een tabel selecteert in Tabellenbeheer zal de inhoud van die tabel worden weergegeven in het onderste deel van het venster. Er is bovendien altijd een lege rij zichtbaar zodat u daar kunt beginnen met het typen van de eigenschappen van een nieuw element.
Voer de naam van het nieuwe element in in kolom Naam (een nieuw element invoeren moet altijd beginnen met de naam). Zodra u dit veld verlaat wordt er een nieuwe lege regel aangemaakt.
Elk tabelelement heeft de eigenschappen Naam en Omschrijving. Het veld Omschrijving kan tekst met opmaak bevatten. Verder hebben elementen in een documenttabel nog een URL. Alle overige tabeltypes hebben een Uurtarief eigenschap.
Als er extra eigenschappen zijn gedefinieerd voor een eigen type ziet u deze voor de kolom Omschrijving
Als u de naam van een tabelelement wijzigt wordt deze automatisch overal hernoemd in alle projecten waar deze is gebruikt. Gebruik het vergrootglas naast een URL om de URL te testen. Deze zal geopend worden in een apart browservenster.
De vuilnisbak aan het begin van elke regel wordt gebruikt om dit element te verwijderen. Dit element zal nu automatisch verdwijnen uit alle projecten waar deze was gebruikt. Deze operatie kan niet ongedaan worden gemaakt!
Als u een element hebt toegevoegd in de verkeerde tabel kunt u deze eenvoudig verplaatsen naar de juiste tabel.